PRIVACY NOTICE FOR CANDIDATES AND APPLICANTS (RECRUITMENT)

Version française ci-dessous

This Privacy Notice, also referred to as Data Privacy Policy explains how the Beiersdorf group of companies (each Beiersdorf entity being "we", "us", "our") process your personal data when you apply for a position advertised by us. It also describes your data protection rights, including the right to object to some of Beiersdorf’s processing operations. 

For more information on your rights and how you can exercise them, please refer to the section “Legal rights in relation to personal data and how to exercise them”.

Where applicable, this Privacy Notice supplements our existing General Privacy Notice, which gives you specific information on how we process personal data obtained from you when visiting our website and when we process your personal data in relation to non-application-specific topics. 

For certain regions, we provide supplementary information about our use and processing of your personal data in accordance with the laws of the respective jurisdictions. If you reside in or work from any of these regions, please also review the respective annexes (see also section 8. Supplementary information for certain regions).

1. Data controller and contact details
2. Collection of personal data
3. Purposes of and legal bases for processing
4. Data Sharing
   
5. Legal rights in relation to personal data and how to exercise them
   5.1. Right of access
   5.2. Right to rectification and erasure
   5.3. Right to restriction of processing
           5.4. Right to data portability
           5.5. Right to object
   5.6. Right to withdraw consent
6. Data retention
7. Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data
8. Supplementary Information for Certain Regions

Responsible for the processing of personal data within the meaning of Article 4 (7) of the General Data Protection Regulation ("GDPR") or the equivalent under applicable data protection laws is the company stated in the job application and with regard to global HR management and management of global HR systems, Beiersdorf AG, Beiersdorfstraße 1-9, 22529 Hamburg, Germany, Tel.: +49 40 4909-0, E-Mail: dataprotection[at]Beiersdorf.com.

Within the recruitment process, we collect and store the following categories of personal data about you:

• Data which you have provided to us in your candidate profile, including first and last name, gender, nationality, address, country, e-mail, phone number ("Candidate Profile Data").
• Data which you have entered on our candidate application form, including desired annual salary, your motivation, information about disabilities (if and to the extent that it is relevant for the job offered) ("Application Form Data").
• Data which you have provided to us in your application documents (curriculum vitae CV, cover letter) including work experience, qualifications and language skills ("Application Documents Data").
• Data from online assessments (e.g. personality tests, cognitive ability tests) and video interviews (if applicable) ("Online Assessment Data").
• Data provided to us by your referees (if applicable). These are reference points that you have given us to contact ("Referee Data").

During the recruitment we may evaluate the results of cognitive ability tests using relevant reference groups considering your profession and level of experience.

We collect personal data directly from you or from our external partners, e.g. headhunters. We can also obtain information from professional social networks, such as LinkedIn, job boards and from other publicly accessible sources (only information relevant to your professional life) for the purposes of actively approaching you with job offers or for the purpose of confirming the accuracy of the information presented by you within the course of the application ("Public Professional Data").

Providing your personal data as part of the application process is voluntary. However, the provision of personal data that is marked as mandatory is necessary for the processing of your application or the conclusion of an employment contract with us.

If you provide personal data of another person (e.g. referees) to us, you should show them a copy of this Privacy Notice prior to providing us with their personal data.

We process your personal data to make our hiring decision, operate our business and comply with our legal obligations. More specifically, we process your personal data for the purposes and rely on the legal bases set forth in the table below, subject to applicable data protection laws. Where relevant, the legitimate interest is included in the table below as well.

The relevant legal bases include:

• Processing necessary to take steps at your request prior to entering into a contract (i.e. processing necessary to make a hiring decision and enter into an employment contract with you) (Article 6 (1) b) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
• Compliance with legal obligations (Article 6 (1) c) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
• Legitimate interests (Article 6 (1) f) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
• Consent (Article 6 (1) a) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).

Where we process special categories of personal data (e.g. data concerning health) it will be justified by one of the abovementioned legal bases and one of the following additional conditions:

• The processing is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security, social protection law, as well as any other applicable law (Article 9 (2) b) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
• The processing is necessary for the establishment, exercise or defense of legal claims (Article 9 (2) f) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
• In exceptional circumstances the processing may be carried out subject to your explicit consent (Article 9 (2) a) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
• The processing relates to personal data which are manifestly made public by you (Article 9 (2) e) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).

We may transfer your personal data to companies affiliated with us provided this is permissible within the scope of the purposes and legal bases outlined above. For the processing activities in our online recruiting system Beiersdorf Group companies are jointly responsible. The essence of the arrangement of this joint determination is that Beiersdorf AG, Germany, is predominantly responsible to fulfill information duties according to data protection law and provide information on the joint processing. We might share your candidate profile with other recruiting teams in the Beiersdorf Group if you chose this option in the application form. You can manage the visibility options of your profile by selecting whether your profile should be visible to the recruiting team involved in your current application or recruiting teams within the Beiersdorf Group worldwide. If you do not wish to be further considered for relevant job offerings, you can request the deletion of your candidate profile or use the self-service function.”).

Furthermore, personal data may be processed on our behalf on the basis of data processing agreements pursuant to Article 28 GDPR, or other applicable laws, especially by providers of systems for candidate management and selection procedures. We do not share data with third parties that have no reference to our application management and application procedures or other use cases we describe in this privacy notice. 

Where applicable such transfers may involve the transfer of personal data to recipients outside the European Union / European Economic Area. Standard contractual clauses (from the implementing decision (EU) 2021/914 of 4 June 2021) have been concluded with these recipients, unless they are based in countries with an adequacy decision pursuant to Article 45 GDPR (a list of these countries is available at: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en) or GDPR provides for an exception under Article 49 GDPR. Where the transfer in this context is made to a recipient acting as a processor for us (i.e., processing personal data on our behalf), Module Two (transfer from controller to processor) of the standard contractual clauses is relevant; where the transfer is made to third party controllers, Module One (transfer from controller to controller) is relevant. In case the transfers are carried out by a service provider, which we have engaged as a processor, to a sub-processor, Module Three (transfer from processor to processor) may be implemented to govern such transfers.

To request a copy of standard contractual clauses (to the extent we rely on such) you may contact us (see section "Data controller and contact details"). Please note that such copy may be redacted to the extent necessary to protect business secrets or other confidential information.

Further recipients can be found in the general recipients section 1.4 of the General Data Privacy Policy. In the event of a legal obligation, we reserve the right to disclose information about you if we are required to surrender it to competent authorities or law enforcement bodies to comply with legal obligations or this is necessary to safeguard our rights.

Depending on where you are located or the location of the entity to which you are applying, you may have the following rights in relation to your personal data. If the entity is located in the European Economic Area, you have these rights provided that the relevant legal requirements under GDPR are met.

5.1. Right of access

You can request information about your personal data (commonly known as data subject access request). You can exercise this right by contacting us under the above mentioned contact details of the controller.

5.2. Right to rectification and erasure

If you wish to update the personal data provided to us, you can send us an email to LegalCanada@Beiersdorf.com or you modify the data yourself in the relevant application within your candidate profile. Under certain conditions, you can ask us to erase your personal data.

5.3. Right to restriction of processing

Under certain conditions you have the right to restrict the processing of your personal data, e.g. when you want us to verify the accuracy of your personal data. You can adjust the visibility of your profile at any time or opt out of notifications.

5.4. Right to data portability

Under certain conditions you have the right to receive the personal data concerning you which you provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format.

5.5. Right to object

If we process your data to protect legitimate interests, you may object to such processing for reasons arising from your particular situation. For more information see section “Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data”.

5.6. Right to withdraw consent

You have the right to withdraw consent we have obtained from you at any time. The withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal. For more information see section “Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data”.

To exercise your rights, you may contact us (see section "Data controller and contact details") or log in to your Candidate Profile and use the self service function for rectification, erasure and access to your account data.

Your personal data will generally only be stored until the personal data are no longer necessary in relation to the purposes for which they were collected (or otherwise processed).

We retain your Candidate Profile Data for as long as your candidate profile is active. We delete such profile and related Candidate Profile Data after 60 months of inactivity. Application Form Data, Application Documents Data, Online Assessment Data, Referee Data and Public Professional Data regarding a specific application will be retained for 84 months after finalizing the recruitment process related to a specific application and deleted afterwards.

We further retain your personal data in that period in case there is a relevant job offering for which you will be a fitting candidate and you set the visibility of your candidate profile as described in 4. Data sharing. In addition, you can request the deletion of your candidate profile or the withdrawal of your application by contacting our recruitment experts at LegalCanada@Beiersdorf.com.

As an exception, personal data may be stored longer where their processing is necessary for compliance with a legal obligation – including compliance with statutory retention periods – to which we are subject or for the establishment, exercise or defense of legal claims.

You can access your Candidate Profile and the information stored there via the link you received in our Mails. You can also unsubscribe from the Beiersdorf Job Agent and stop receiving information on current job postings in the menu of your candidate profile.

In case your application is successful we may store your personal data within the subsequent employment in compliance with the applicable legal regulations. More information can be found in the Privacy Notice for employees that we will provide to you on acceptance of the job or during your onboarding.

If you have given your consent (Article 6 (1) a) GDPR or the equivalent basis under applicable laws) to the processing of your data, you can withdraw your consent at any time. Such a withdrawal influences the permissibility of processing your personal data after you have given it to us.

If we base the processing of your personal data on legitimate interests (Article 6 (1) f) GDPR or the equivalent basis under applicable laws), you may object to the processing. This is the case if processing is not necessary in particular to fulfil a contract with you, which is described by us in the Section Purposes of and Legal Bases for Processing. When exercising such objection, we ask you to explain the reasons why we should not process your personal data as we have done. In the event of your justified objection, we will examine the situation and either stop or adjust data processing or point out to you our compelling reasons worthy of protection, on the basis of which we will continue processing.

If you are located or are applying to work outside of the European Union/EEA, please also review the Annexes applicable to your region for further information about our collection, use and processing of your personal data: 

• Annex II – Americas ("Americas Annex")

In the event of conflict between the content of this Privacy Notice and the applicable regional annex, the latter shall prevail.

Annex I – Americas ("Americas Annex")

DEFINITION OF PERSONAL DATA 

Reference to controller, data subject, personal data, process, special categories of personal data and supervisory authority in this Privacy Notice and this Americas Annex shall include the equivalent terms under applicable laws in the Americas region.

COLLECTION OF PERSONAL DATA, PURPOSES OF AND LEGAL BASES FOR PROCESSING, AND DATA SHARING

The Collection of Personal Data section of the Privacy Notice describes the kinds of personal data we collect about candidates. The personal data we collect varies depending on the circumstances, such as your role and responsibilities with Beiersdorf. Subject to applicable legal restrictions, we may use and otherwise process your personal data as reasonably necessary for the commercial and business purposes set forth in the Purposes of and Legal Bases for Processing section of the Privacy Notice. In accordance with applicable law, we may disclose your personal data as described in Data Sharing section of the Privacy Notice and for the following business purposes:

• Security and monitoring: to monitor and secure our resources, network, premises and assets, including to detect, prevent, investigate and respond to suspected or alleged criminal activities, misconduct or violations of company policies and work rules, including to take disciplinary actions (including warnings and up to and including termination).
• Defending and protecting rights: to protect and defend our rights and interests and those of third parties, including to manage and respond to candidates and other legal disputes and grievances, to respond to legal claims or disputes, and to otherwise establish, defend or protect our rights or interests, or the rights, interests, health or safety of others, including in the context of anticipated or actual litigation with third parties.
• Health and safety: for health and safety purposes, such as contact tracing or including conducting appropriate screenings of candidates prior to entering or accessing certain locations or premises.
• M&A and other business transactions: for planning, due diligence and implementation of commercial transactions, for example mergers, acquisitions, asset sales or transfers, bankruptcy or reorganization or other similar business transactions.
• Complying with legal obligations: relating to compliance with applicable legal obligations (such as hiring eligibility, responding to subpoenas and court orders) as well as assessments, reviews and reporting relating to such legal obligations, including under employment and labor laws and regulations, social security and tax laws, environmental regulations, workplace safety laws and regulations, and other applicable laws, regulations, opinions and guidance.

In some cases (such as where required by law and where the legal basis set out in the Purposes of and Legal Bases for Processing section of the Privacy Notice does not apply), we may ask you to consent or give you certain choices prior to collecting, using, disclosing or otherwise processing certain personal data.

You are generally not obliged ‎to provide your personal ‎data, however, please note that we may be unable to process an ‎‎application on your behalf, initiate or manage your future employment relationship with us, or provide certain services to you if you refuse to ‎provide certain personal ‎‎information.‎

To the extent that you are providing us with the personal data of third parties (e.g. family or dependents), you acknowledge and confirm having obtained consent from any such individuals, as may be required by applicable data protection laws.

We will only use personal data for the purposes expressly stated in the Data sharing section of the Privacy Notice, unless otherwise permitted by applicable data protection laws. If we need to use personal data for new purposes which were not disclosed at the time of collection, we will ask you to confirm your consent to such new uses.

DATA SHARING – OVERSEAS TRANSFER

Your personal data may be transferred to the US, EU and other jurisdictions where we our affiliates, vendors and providers have operations. Some of these jurisdictions may have data protection laws which are substantially different from those of your province or territory of residence, and may allow foreign governments or law enforcement to access, use, or disclose your personal data. 

Any transfer of personal data to another jurisdiction will be done in accordance with applicable data protection laws and legal basis (such as by entering the contractual standard clauses, in accordance with the instructions to be specified, updated, amended, replaced or superseded from time to time by the applicable regulatory authority). 

We will ensure that appropriate safeguards and measures are in place to ensure that your personal data will continue to benefit from an adequate degree of protection, notwithstanding the transfer. We take steps to ensure these affiliates, vendors and providers only process personal data on our behalf under our instructions and in accordance with applicable law and the terms set forth in this Privacy Notice.

LEGAL RIGHTS IN RELATION TO PERSONAL DATA AND HOW TO EXERCISE THEM

Depending on where you are located, you may have one or more of the following data subject rights: 

• right to confirm the processing of your personal data, access and obtain a copy of your personal data; 
• right to correct inaccurate, incomplete or outdated data;
• right to limit or withdraw consent to our processing of your personal data and/or to deregister your account. However please note that if you withdraw your consent, we may be unable to process your application, provide certain services to you, or initiate or manage your future employment relationship with us;
• right to oppose and discontinue the processing of, or deletion of data (in certain circumstances);
• right to data portability (in a format that is technically feasible and limited to our commercial or industrial secrets);
• right to complain, including with your local data protection authority and with consumer defense bodies;
• right to obtain information about the possibility of denying consent, and the consequences of such denial;
• right to anonymization, blocking or erasure of unnecessary or excessive personal data or personal data processed;
• right to object to processing of your personal data where we are relying on any legal bases other than consent in case there is violation of the applicable law;
• right to receive information about public and privacy entities with which we have carried out the shared use of your personal data, according to the applicable law; and
• right to review decisions based only on the automatized processing of personal data, by a natural person, whenever it affects your interests, including decisions intended to define your personal, professional, consumer and credit profile, or aspects of your personality.

In some cases, you may also have the right to appeal if we deny your privacy request. If you have any questions on whether you have, or how to exercise these rights, please contact the Data Protection Officers or representative of the relevant Beiersdorf entity using the contact details as set out in the Data Controller and Contact Details section of the Privacy Notice. Any question or application to exercise your rights can be sent in your native language.

DATA SECURITY

Where we share your personal data with service providers or third parties, we instruct them in writing to hold your data securely and in line with the requirements of applicable law. Service providers and third parties must implement appropriate technical and organizational measures to ensure the security of your data. 

CHANGES

We may make changes to this Privacy Notice from time to time. In case of material changes and where required by applicable law, we will seek your consent to these changes.

Cet avis de confidentialité, également appelé Politique de confidentialité des données, explique comment le groupe de sociétés Beiersdorf (chaque entité Beiersdorf étant « nous », « notre », « notre ») traite vos données personnelles lorsque vous postulez à un poste que nous annonçons. Il décrit également vos droits en matière de protection des données, y compris le droit de vous opposer à certaines des opérations de traitement de Beiersdorf. 

Pour plus d'informations sur vos droits et sur la façon dont vous pouvez les exercer, veuillez vous référer à la section « Droits légaux relatifs aux données personnelles et comment les exercer ».

Le cas échéant, le présent Avis de confidentialité complète notre Avis de confidentialité général existant, quivous donne des informations spécifiques sur la façon dont nous traitons les données personnelles obtenues de vous lorsque vous visitez notre site Web et lorsque nous traitons vos données personnelles en relation avec des sujets non spécifiques à l'application. 

Pour certaines régions, nous fournissons des informations supplémentaires sur notre utilisation et notre traitement de vos données personnelles conformément aux lois des juridictions respectives. Si vous résidez ou travaillez dans l'une de ces régions, veuillez également consulter les annexes respectives (voir aussi la section 8. Renseignements supplémentaires pour certaines régions).

1. Responsable du traitement et coordonnées
2. Collecte de données personnelles
3. Objetet les fondements juridiques du traitement
4. Partage des données
   
5. Droits légaux relatifs aux données personnelles et comment les exercer
   5.1. Droit d'accès
   5.2. Droit de rectification et d'effacement
   5.3. Droit à la restriction du traitement
           5.4. Droit à la portabilité des données
           5.5. Droit d'opposition
   5.6. Droit de retirer son consentement
6. Conservation des données
7. Opposition ou retrait de votre consentement au traitement des données personnelles
8. Renseignements supplémentaires pour certaines régions

Le responsable du traitement des données personnelles au sens de l'article 4 (7) du règlement général sur la protection des données (« RGPD ») ou de l'équivalent en vertu des lois applicables en matière de protection des données est l' entreprise indiquée dans la demande d'emploi et en ce qui concerne la gestion mondiale des ressources humaines et la gestion des systèmes mondiaux de ressources humaines, Beiersdorf AG, Beiersdorfstraße 1-9, 22529 Hambourg, Allemagne, Tél. : +49 40 4909-0, Courriel : dataprotection[at]Beiersdorf.com.

Dans le cadre du processus de recrutement, nous recueillons et stockons les catégories suivantes de données personnelles vous concernant :

• Les données que vous nous avez fournies dans votre profil de candidat, y compris le prénom et le nom, le sexe, la nationalité, l'adresse, le pays, l'adresse électronique, le numéro de téléphone (« Données du profil du candidat »).
• Données que vous avez saisies sur notre formulaire de candidature, y compris le salaire annuel souhaité, votre motivation, des informations sur les handicaps (si et dans la mesure où elles sont pertinentes pour l'emploi offert) (« Données du formulaire de candidature »).
• Les données que vous nous avez fournies dans vos documents de candidature (curriculum vitae, CV, lettre de présentation), y compris l'expérience de travail, les qualifications et les compétences linguistiques (« Données des documents de candidature »).
• Données provenant d'évaluations en ligne (p. ex., tests de personnalité, tests d'habiletés cognitives) et d'entrevues vidéo (le cas échéant) (« données d'évaluation en ligne »).
• Données qui nous sont fournies par vos répondants (le cas échéant). Il s'agit de points de référence que vous nous avez donnés pour contacter (« Données de référence »).

Au cours du recrutement, nous pouvons évaluer les résultats des tests d'aptitudes cognitives à l'aide de groupes de référence pertinents en tenant compte de votre profession et de votre niveau d'expérience.

Nous collectons des données personnelles directement auprès de vous ou de nos partenaires externes, par exemple les chasseurs de têtes. Nous pouvons également obtenir des informations sur les réseaux sociaux professionnels, tels que LinkedIn, les sites d'emploi et d'autres sources accessibles au public (uniquement des informations pertinentes pour votre vie professionnelle) dans le but de vous approcher activement avec des offres d'emploi ou dans le but de confirmer l'exactitude des informations que vous avez présentées dans le cadre de la candidature (« Données professionnelles publiques »).

La fourniture de vos données personnelles dans le cadre du processus de demande est volontaire. Toutefois, la fourniture de données personnelles marquées comme obligatoires est nécessaire au traitement de votre candidature ou à la conclusion d'un contrat de travail avec nous.

Si vous nous fournissez des données personnelles d'une autre personne (par exemple, des répondants), vous devez lui montrer une copie du présent avis de confidentialité avant de nous fournir ses données personnelles.

Nous traitons vos données personnelles pour prendre notre décision d'embauche, exploiter nos activités et nous conformer à nos obligations légales. Plus précisément, nous traitons vos données personnelles aux fins et nous nous appuyons sur les bases juridiques énoncées dans le tableau ci-dessous, sous réserve des lois applicables en matière de protection des données. Le cas échéant, l'intérêt légitime est également inclus dans le tableau ci-dessous.

Les fondements juridiques pertinents sont les suivants :

• Traitement nécessaire pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat (c'est-à-dire le traitement nécessaire pour prendre une décision d'embauche et conclure un contrat de travail avec vous) (article 6 (1) b) du RGPD ou la base équivalente en vertu des lois applicables en matière de protection des données).
• Respect des obligations légales (article 6 (1) c) du RGPD ou la base équivalente en vertu des lois applicables en matière de protection des données).
• Intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD ou la base équivalente en vertu des lois applicables en matière de protection des données).
• Consentement (article 6 (1) a) du RGPD ou la base équivalente en vertu des lois applicables en matière de protection des données).
  

Lorsque nous traitons des catégories particulières de données personnelles (par exemple, des données relatives à la santé), cela sera justifié par l'une des bases juridiques susmentionnées et l'une des conditions supplémentaires suivantes :

• Le traitement est nécessaire aux fins de l'exécution des obligations et de l'exercice de vos droits ou de nos droits dans le domaine du droit du travail, de la sécurité sociale, du droit de la protection sociale, ainsi que de toute autre loi applicable (article 9 (2) b) du RGPD ou la base équivalente en vertu des lois applicables en matière de protection des données).
• Le traitement est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits légaux (article 9 (2) f) du RGPD ou la base équivalente en vertu des lois applicables en matière de protection des données).
• Dans des circonstances exceptionnelles, le traitement peut être effectué sous réserve de votre consentement explicite (article 9, paragraphe 2, point a) du RGPD ou une base équivalente en vertu des lois applicables en matière de protection des données).
  
• Le traitement concerne des données à caractère personnel que vous avez manifestement rendues publiques (article 9, paragraphe 2, point e) du RGPD ou une base équivalente en vertu des lois applicables en matière de protection des données).

Nous pouvons transférer vos données personnelles à des sociétés affiliées à nous, à condition que cela soit autorisé dans le cadre des finalités et des bases juridiques décrites ci-dessus. Pour les activités de traitement dans notre système de recrutement en ligne, les sociétés du groupe Beiersdorf sont conjointement responsables. L'essentiel de l'arrangement de cette décision conjointe est que Beiersdorf AG, en Allemagne, est principalement responsable de remplir les obligations d'information conformément à la loi sur la protection des données et de fournir des informations sur le traitement conjoint. Nous pourrions partager votre profil de candidat avec d'autres équipes de recrutement du groupe Beiersdorf si vous avez choisi cette option dans le formulaire de candidature. Vous pouvez gérer les options de visibilité de votre profil en sélectionnant si votre profil doit être visible par l'équipe de recrutement impliquée dans votre candidature actuelle ou par les équipes de recrutement au sein du groupe Beiersdorf dans le monde entier. Si vous ne souhaitez pas être pris en considération pour les offres d'emploi pertinentes, vous pouvez demander la suppression de votre profil de candidat ou utiliser la fonction libre-service.

En outre, les données personnelles peuvent être traitées en notre nom sur la base d'accords de traitement des données conformément à l'article 28 du RGPD ou à d'autres lois applicables, en particulier par les fournisseurs de systèmes de gestion des candidats et de procédures de sélection. Nous ne partageons pas de données avec des tiers qui ne font aucune référence à notre gestion des applications et à nos procédures d'application ou à d'autres cas d'utilisation que nous décrivons dans le présent avis de confidentialité. 

Le cas échéant, ces transferts peuvent impliquer le transfert de données personnelles à des destinataires en dehors de l'Union européenne / de l'Espace économique européen. Des clauses contractuelles types (issues de la décision d'exécution (UE) 2021/914 du 4 juin 2021) ont été conclues avec ces destinataires, sauf s'ils sont basés dans des pays ayant une décision d'adéquation en vertu de l'article 45 du RGPD (une liste de ces pays est disponible à l'adresse suivante : https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en) ou si le RGPD prévoit une exception en vertu de l'article 45 du RGPD49 RGPD. Lorsque le transfert dans ce contexte est effectué à un destinataire agissant en tant que sous-traitant pour nous (c'est-à-dire traitant des données personnelles en notre nom), le module deux (transfert du responsable du traitement au sous-traitant) des clauses contractuelles types est pertinent; lorsque le transfert est effectué à des tiers contrôleurs, le premier module (transfert d'un contrôleur à un contrôleur) est pertinent. Dans le cas où les transferts sont effectués par un fournisseur de services, que nous avons engagé en tant que sous-traitant, à un sous-traitant ultérieur, le Module Trois (transfert d'un sous-traitant à l'autre) peut être mis en œuvre pour régir ces transferts.

Pour demander une copie des clauses contractuelles types (dans la mesure où nous nous en appuyons), vous pouvez nous contacter (voir la section « Responsable du traitement et coordonnées »). Veuillez noter que cette copie peut être caviardée dans la mesure nécessaire pour protéger les secrets commerciaux ou d'autres renseignements confidentiels.

D'autres destinataires se trouvent dans la section 1.4 des destinataires généraux de la Politique générale sur la confidentialité des données.

En cas d'obligation légale, nous nous réservons le droit de divulguer des renseignements vous concernant si nous sommes tenus de les remettre aux autorités compétentes ou aux organismes d'application de la loi pour nous conformer à des obligations légales ou si cela est nécessaire pour protéger nos droits.

Selon l'endroit où vous vous trouvez ou l'emplacement de l'entité à laquelle vous présentez une demande, vous pouvez avoir les droits suivants en ce qui concerne vos données personnelles. Si l'entité est située dans l'Espace économique européen, vous disposez de ces droits à condition que les exigences légales pertinentes du RGPD soient respectées. 

5.1. Droit d'accès

Vous pouvez demander des renseignements sur vos données personnelles (communément appelées demandes d'accès des personnes concernées). Vous pouvez exercer ce droit en nous contactant aux coordonnées du responsable du traitement mentionnées ci-dessus.

5.2. Droit de rectification et d'effacement

Si vous souhaitez mettre à jour les données personnelles qui nous sont fournies, vous pouvez nous envoyer un courriel à LegalCanada@Beiersdorf.com ou vous modifier vous-même les données dans la candidature concernée dans votre profil de candidat. Sous certaines conditions, vous pouvez nous demander d'effacer vos données personnelles.

5.3. Droit à la limitation du traitement

Sous certaines conditions, vous avez le droit de restreindre le traitement de vos données personnelles, par exemple lorsque vous souhaitez que nous vérifiions l'exactitude de vos données personnelles. Vous pouvez ajuster la visibilité de votre profil à tout moment ou refuser les notifications.

5.4. Droit à la portabilité des données

Sous certaines conditions, vous avez le droit de recevoir les données personnelles vous concernant que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

5.5. Droit d'opposition

Si nous traitons vos données pour protéger des intérêts légitimes, vous pouvez vous opposer à un tel traitement pour des raisons découlant de votre situation particulière. Pour plus d'informations, voir la section « Opposition ou retrait de votre consentement au traitement des données personnelles ».

5.6. Droit de retirer son consentement

Vous avez le droit de retirer le consentement que nous avons obtenu de vous en tout temps. Le retrait du consentement n'affecte pas la légalité du traitement basé sur le consentement avant son retrait. Pour plus d'informations, voir la section « Opposition ou retrait de votre consentement au traitement des données personnelles ».

Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter (voir la section « Responsable du traitement et coordonnées ») ou vous connecter à votre profil de candidat et utiliser la fonction libre-service pour la rectification, l'effacement et l'accès aux données de votre compte.

Vos données personnelles ne seront généralement conservées que jusqu'à ce qu'elles ne soient plus nécessaires par rapport aux fins pour lesquelles elles ont été collectées (ou traitées d'une autre manière).

Nous conservons les données de votre profil de candidat tant que votre profil de candidat est actif. Nous supprimons ce profil et les données connexes sur le profil du candidat après 60 mois d'inactivité. Les données sur les formulaires de candidature, les données sur les documents de candidature, les données sur les évaluations en ligne, les données sur les répondants et les données professionnelles publiques concernant une candidature spécifique seront conservées pendant 84 mois après la finalisation du processus de recrutement lié à une candidature spécifique et supprimées par la suite. 

Nous conservons également vos données personnelles pendant cette période au cas où il y aurait une offre d'emploi pertinente pour laquelle vous serez un candidat approprié et que vous définissiez la visibilité de votre profil de candidat comme décrit dans 4 Partage des données. De plus, vous pouvez demander la suppression de votre profil de candidat ou le retrait de votre candidature en contactant nos experts en recrutement à LegalCanada@Beiersdorf.com.

Par exception, les données personnelles peuvent être conservées plus longtemps lorsque leur traitement est nécessaire pour le respect d'une obligation légale – y compris le respect des délais de conservation légaux – à laquelle nous sommes soumis ou pour l'établissement, l'exercice ou la défense de droits légaux.

Vous pouvez accéder à votre profil de candidat et aux informations qui y sont stockées via le lien que vous avez reçu dans nos courriers. Vous pouvez également vous désabonner de l'agent d'emploi Beiersdorf et cesser de recevoir des informations sur les offres d'emploi actuelles dans le menu de votre profil de candidat.

Si votre candidature est retenue, nous pouvons stocker vos données personnelles dans le cadre de l'emploi ultérieur, conformément aux réglementations légales applicables. Vous trouverez de plus amples renseignements dans l'Avis de confidentialité pour les employés que nous vous fournirons lors de l'acceptation du poste ou lors de votre intégration.

Si vous avez donné votre consentement (article 6 (1) a) du RGPD ou la base équivalente en vertu des lois applicables) au traitement de vos données, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Un tel retrait influence l'admissibilité du traitement de vos données personnelles après que vous nous les ayez fournies.

Si nous basons le traitement de vos données personnelles sur des intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD ou une base équivalente en vertu des lois applicables), vous pouvez vous opposer au traitement. C'est le cas si le traitement n'est pas nécessaire, en particulier pour exécuter un contrat avec vous, qui est décrit par nous dans la section Finalités et bases juridiques du traitement. Lorsque vous exercez une telle opposition, nous vous demandons d'expliquer les raisons pour lesquelles nous ne devrions pas traiter vos données personnelles comme nous l'avons fait. En cas d'opposition justifiée, nous examinerons la situation et arrêterons ou ajusterons le traitement des données ou vous indiquerons nos raisons impérieuses dignes de protection, sur la base desquelles nous poursuivrons le traitement.

Si vous êtes situé ou postulez pour travailler en dehors de l'Union européenne ou de l'EEE, veuillez également consulter les annexes applicables à votre région pour plus d'informations sur la collecte, l'utilisation et le traitement de vos données personnelles : 

• Annexe I – Amériques (« Annexe Amériques »)

En cas de conflit entre le contenu du présent Avis de confidentialité et l'annexe régionale applicable, cette dernière prévaudra.  

Annexe I – Amériques (« Annexe Amériques »)

DÉFINITION DES DONNÉES PERSONNELLES 

La référence au contrôleur, à la personne concernée, aux données personnelles, au processus, aux catégories spéciales de données personnelles et à l'autorité de surveillance dans le présent avis de confidentialité et la présente annexe pour les Amériques comprend les termes équivalents en vertu des lois applicables dans la région des Amériques.

COLLECTE DE DONNÉES PERSONNELLES, FINALITÉS ET FONDEMENTS JURIDIQUES DU TRAITEMENT, ET PARTAGE DES DONNÉES

La section Collecte de données personnelles de l'Avis de confidentialité décrit les types de données personnelles que nous recueillons sur les candidats. Les données personnelles que nous recueillons varient en fonction des circonstances, telles que votre rôle et vos responsabilités chez Beiersdorf. Sous réserve des restrictions légales applicables, nous pouvons utiliser et traiter vos données personnelles dans la mesure raisonnablement nécessaire aux fins commerciales et commerciales énoncées dans la section Finalités et bases juridiques du traitement de l'Avis de confidentialité. Conformément à la loi applicable, nous pouvons divulguer vos données personnelles comme décrit dans la section Partage de données de l'Avis de confidentialité et aux fins commerciales suivantes :

• Sécurité et surveillance : pour surveiller et sécuriser nos ressources, notre réseau, nos locaux et nos actifs, y compris pour détecter, prévenir, enquêter et répondre à des activités criminelles soupçonnées ou présumées, à des inconduites ou à des violations des politiques et des règles de travail de l'entreprise, y compris pour prendre des mesures disciplinaires (y compris des avertissements et jusqu'au licenciement).
• Défendre et protéger les droits : pour protéger et défendre nos droits et intérêts et ceux de tiers, y compris pour gérer et répondre aux candidats et à d'autres différends et griefs juridiques, pour répondre à des réclamations ou à des différends juridiques, et pour établir, défendre ou protéger autrement nos droits ou intérêts, ou les droits, intérêts, santé ou sécurité d'autrui, y compris dans le contexte d'un litige prévu ou réel avec des tiers.
• Santé et sécurité : à des fins de santé et de sécurité, comme la recherche des contacts ou la vérification appropriée des candidats avant d'entrer ou d'accéder à certains endroits ou locaux.
• Fusions et acquisitions et autres transactions commerciales : pour la planification, la diligence raisonnable et la mise en œuvre d'opérations commerciales, par exemple les fusions, les acquisitions, les ventes ou les transferts d'actifs, la faillite ou la réorganisation ou d'autres transactions commerciales similaires.
• Se conformer aux obligations légales : relatives au respect des obligations légales applicables (telles que l'admissibilité à l'embauche, la réponse aux assignations à comparaître et aux ordonnances des tribunaux) ainsi que les évaluations, les examens et les rapports relatifs à ces obligations légales, y compris en vertu des lois et règlements sur l'emploi et le travail, les lois sur la sécurité sociale et les lois fiscales, les règlements environnementaux, les lois et règlements sur la sécurité au travail et d'autres lois applicables, les règlements, les opinions et les directives.

Dans certains cas (par exemple lorsque la loi l'exige et lorsque le fondement juridique énoncé dans la section Finalités et fondements juridiques du traitement de l'Avis de confidentialité ne s'applique pas), nous pouvons vous demander de consentir ou de vous donner certains choix avant de recueillir, d'utiliser, de divulguer ou de traiter certaines données personnelles.

Vous n'êtes généralement pas obligé de fournir vos données personnelles, mais veuillez noter que nous pourrions ne pas être en mesure de traiter une demande en votre nom, d'initier ou de gérer votre future relation d'emploi avec nous, ou de vous fournir certains services si vous refusez de fournir certains renseignements personnels.

Dans la mesure où vous nous fournissez des données personnelles de tiers (par exemple, des membres de la famille ou des personnes à charge), vous reconnaissez et confirmez avoir obtenu le consentement de ces personnes, comme l'exigent les lois applicables en matière de protection des données.

Nous n'utiliserons les données personnelles qu'aux fins expressément indiquées dans la section Partage de données de l'Avis de confidentialité, sauf autorisation contraire des lois applicables en matière de protection des données. Si nous devons utiliser des données personnelles à de nouvelles fins qui n'ont pas été divulguées au moment de la collecte, nous vous demanderons de confirmer votre consentement à ces nouvelles utilisations.

PARTAGE DE DONNÉES – TRANSFERT À L'ÉTRANGER

Vos données personnelles peuvent être transférées aux États-Unis, dans l'UE et dans d'autres juridictions où nos sociétés affiliées, nos fournisseurs et nos fournisseurs ont des activités. Certaines de ces juridictions peuvent avoir des lois sur la protection des données qui sont substantiellement différentes de celles de votre province ou territoire de résidence, et peuvent permettre à des gouvernements étrangers ou à des organismes d'application de la loi d'accéder à vos données personnelles, de les utiliser ou de les divulguer. 

Tout transfert de données personnelles vers une autre juridiction sera effectué conformément aux lois et aux bases juridiques applicables en matière de protection des données (par exemple, en saisissant les clauses types contractuelles, conformément aux instructions qui seront spécifiées, mises à jour, modifiées, remplacées ou remplacées de temps à autre par l'autorité réglementaire compétente). 

Nous veillerons à ce que des mesures de protection appropriées soient en place pour garantir que vos données personnelles continueront de bénéficier d'un niveau de protection adéquat, malgré le transfert. Nous prenons des mesures pour nous assurer que ces sociétés affiliées, fournisseurs et fournisseurs ne traitent les données personnelles en notre nom que conformément à nos instructions et conformément à la loi applicable et aux conditions énoncées dans le présent avis de confidentialité.

DROITS LÉGAUX RELATIFS AUX DONNÉES PERSONNELLES ET COMMENT LES EXERCER

Selon l'endroit où vous vous trouvez, vous pouvez avoir un ou plusieurs des droits suivants en matière de données : 

• le droit de confirmer le traitement de vos données personnelles, d'accéder à vos données personnelles et d'en obtenir une copie;
• le droit de corriger les données inexactes, incomplètes ou périmées ;
• le droit de limiter ou de retirer notre consentement au traitement de vos données personnelles et/ou de désinscrire votre compte. Cependant, veuillez noter que si vous retirez votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de traiter votre demande, de vous fournir certains services ou d'initier ou de gérer votre future relation d'emploi avec nous;
• le droit de s'opposer et d'interrompre le traitement ou la suppression des données (dans certaines circonstances);
• le droit à la portabilité des données (dans un format techniquement réalisable et limité à nos secrets commerciaux ou industriels);
• droit de porter plainte, y compris auprès de votre autorité locale de protection des données et des organismes de défense des consommateurs;
• le droit d'obtenir des renseignements sur la possibilité de refuser le consentement et les conséquences d'un tel refus;
• droit à l'anonymisation, au blocage ou à l'effacement des données personnelles inutiles ou excessives ou des données personnelles traitées;
• le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous nous appuyons sur des bases juridiques autres que le consentement en cas de violation de la loi applicable;
• le droit de recevoir des informations sur les entités publiques et de protection de la vie privée avec lesquelles nous avons effectué l'utilisation partagée de vos données personnelles, conformément à la loi applicable; et
• Droit de réviser les décisions fondées uniquement sur le traitement automatisé de données personnelles, par une personne physique, chaque fois que cela affecte vos intérêts, y compris les décisions visant à définir votre profil personnel, professionnel, de consommation et de crédit, ou des aspects de votre personnalité.

Dans certains cas, vous pouvez également avoir le droit d'interjeter appel si nous refusons votre demande de confidentialité. Si vous avez des questions sur la question de savoir si vous avez ou comment exercer ces droits, veuillez contacter les délégués à la protection des données ou le représentant de l'entité Beiersdorf concernée en utilisant les coordonnées indiquées dans la section Responsable du traitement des données et coordonnées de l'Avis de confidentialité. Toute question ou demande d'exercice de vos droits peut être envoyée dans votre langue maternelle.

SÉCURITÉ DES DONNÉES

Lorsque nous partageons vos données personnelles avec des fournisseurs de services ou des tiers, nous leur demandons par écrit de conserver vos données en toute sécurité et conformément aux exigences de la loi applicable. Les fournisseurs de services et les tiers doivent mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité de vos données. 

CHANGEMENTS

Nous pouvons apporter des modifications au présent avis de confidentialité de temps à autre. En cas de changements importants et lorsque la loi applicable l'exige, nous vous demanderons votre consentement à ces changements.