MEDDELELSE OM BESKYTTELSE AF PERSONOPLYSNINGER FOR KANDIDATER OG ANSØGERE (REKRUTTERING)

English version below

Denne fortrolighedserklæring, også kaldet databeskyttelsespolitik,  forklarer, hvordan Beiersdorf-koncernen (hver Beiersdorf-enhed er "vi", "os", "vores") behandler dine personoplysninger, når du ansøger om en stilling, der annonceres af os. Den beskriver også dine databeskyttelsesrettigheder, herunder retten til at gøre indsigelse mod nogle af Beiersdorfs behandlingsaktiviteter.

For mere information om dine rettigheder, og hvordan du kan udøve dem, henvises til afsnittet "Juridiske rettigheder i forhold til personoplysninger, og hvordan du udøver dem". 

Hvor det er relevant, supplerer denne fortrolighedserklæring vores eksisterende generelle fortrolighedserklæring, somgiver dig specifikke oplysninger om, hvordan vi behandler personoplysninger, der er indhentet fra dig, når du besøger vores hjemmeside, og når vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med ikke-applikationsspecifikke emner.

For visse regioner giver vi supplerende oplysninger om vores brug og behandling af dine personoplysninger i overensstemmelse med lovgivningen i de respektive jurisdiktioner. Hvis du bor i eller arbejder i en af disse regioner bedes du også gennemgå de respektive bilag (se også afsnit 8. Supplerende oplysninger for visse regioner).

INDHOLDSFORTEGNELSE

  1. Dataansvarlig og kontaktoplysninger
  2. Indsamling af personoplysninger
  3. Formål med og retsgrundlag for behandling
  4. Deling af data
  5. Juridiske rettigheder i forhold til personoplysninger, og hvordan man udøver dem
    5.1. Ret til indsigt
    5.2. Ret til berigtigelse og sletning
    5.3. Ret til begrænsning af behandling
    5.4. Ret til dataportabilitet
    5.5. Ret til indsigelse
      5.6. Ret til at trække samtykke tilbage
  6. Opbevaring af data
  7. Indsigelse eller tilbagekaldelse af dit samtykke til behandling af personoplysninger
  8. Supplerende oplysninger for visse regioner

 

1. DATAANSVARLIG OG KONTAKTOPLYSNINGER

Ansvarlig for behandlingen af personoplysninger i henhold til artikel 4, stk. 7, i den generelle databeskyttelsesforordning ("GDPR") eller tilsvarende i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning er den virksomhed, der er angivet i jobansøgningen , og med hensyn til global HR-styring og styring af globale HR-systemer, Beiersdorf AG, Beiersdorfstraße 1-9, 22529 Hamborg,  Tyskland, tlf.: +49 40 4909-0, e-mail: dataprotection[at]Beiersdorf.com.

Du kan finde kontaktoplysningerne på databeskyttelsesrådgiveren under følgende link: https://www.beiersdorf.de/meta-pages/datenschutzerklaerung/beiersdorf-datenschutzbeauftragter-webseite.

2. INDSAMLING AF PERSONOPLYSNINGER

I rekrutteringsprocessen indsamler og opbevarer vi følgende kategorier af personoplysninger om dig:

  • Oplysninger, som du har givet os i din kandidatprofil, herunder for- og efternavn, køn, nationalitet, adresse, land, e-mail, telefonnummer ("Kandidatprofiloplysninger").
  • Oplysninger, som du har indtastet på vores kandidatansøgningsskema, herunder ønsket årsløn, din motivation, oplysninger om handicap (hvis og i det omfang det er relevant for det tilbudte job) ("Ansøgningsskemaoplysninger").
  • Oplysninger, som du har givet os i dine ansøgningsdokumenter (CV, CV-følgebrev), herunder erhvervserfaring, kvalifikationer og sprogkundskaber ("Ansøgningsdokumenter, data").
  • Data fra onlinevurderinger (f.eks. personlighedstest, kognitive evnetests) og videointerviews (hvis relevant) ("onlinevurderingsdata").
  • Oplysninger givet til os af dine referencer (hvis relevant). Dette er referencepunkter, som du har givet os til at kontakte ("Henvisningsdata").     

Under rekrutteringen kan vi evaluere resultaterne af kognitive evnetests ved hjælp af relevante referencegrupper under hensyntagen til dit og erfaringsniveau.

Vi indsamler personoplysninger direkte fra dig eller fra vores eksterne samarbejdspartnere, f.eks. headhuntere. Vi kan også indhente oplysninger fra professionelle sociale netværk, såsom LinkedIn, jobportaler og fra andre offentligt tilgængelige kilder (kun oplysninger, der er relevante for dit professionelle liv) med henblik på aktivt at henvende os til dig med jobtilbud eller med det formål at bekræfte nøjagtigheden af de oplysninger, du præsenterer i løbet af ansøgningen ("Offentlige professionelle data").

Det er frivilligt at give dine personoplysninger som en del af ansøgningsprocessen. Levering af personoplysninger, der er markeret som obligatoriske, er dog nødvendig for behandlingen af din ansøgning eller indgåelsen af en ansættelseskontrakt med os.

Hvis du giver personoplysninger om en anden person (f.eks. henvisere) til os, skal du vise dem en kopi af denne fortrolighedserklæring, før du giver os deres personoplysninger.

3. FORMÅL MED OG RETSGRUNDLAG FOR BEHANDLING

Vi behandler dine personoplysninger for at træffe vores ansættelsesbeslutning, drive vores forretning og overholde vores juridiske forpligtelser. Mere specifikt behandler vi dine personoplysninger til de formål og er afhængige af de retsgrundlag, der er angivet i nedenstående tabel, underlagt gældende databeskyttelseslove. Hvor det er relevant, er den legitime interesse også medtaget i nedenstående tabel.

De relevante retsgrundlag omfatter:

  • Behandling, der er nødvendig for at træffe foranstaltninger på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt (dvs. behandling, der er nødvendig for at træffe en ansættelsesbeslutning og indgå en ansættelseskontrakt med dig) (artikel 6, stk. 1, litra b) GDPR eller tilsvarende grundlag i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning).
  • Overholdelse af juridiske forpligtelser (artikel 6, stk. 1, litra c) GDPR eller tilsvarende grundlag i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning).
  • Legitime interesser (artikel 6, stk. 1, litra f) i GDPR eller tilsvarende grundlag i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning).
  • Samtykke (artikel 6, stk. 1, litra a) i GDPR eller tilsvarende grundlag i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning).

Når vi behandler særlige kategorier af personoplysninger (f.eks. helbredsoplysninger), vil det være begrundet i et af de ovennævnte retsgrundlag og en af følgende yderligere betingelser:

  • Behandlingen er nødvendig med henblik på at opfylde dine eller vores forpligtelser og udøve dine eller vores rettigheder inden for ansættelsesret, social sikring, socialbeskyttelseslovgivning samt enhver anden gældende lovgivning (artikel 9, stk. 2, litra b) GDPR eller tilsvarende grundlag i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning).
  • Behandlingen er nødvendig for at etablere, udøve eller forsvare retskrav (artikel 9, stk. 2, litra f) i GDPR eller tilsvarende grundlag i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning).
  • Under særlige omstændigheder kan behandlingen udføres med dit udtrykkelige samtykke (artikel 9, stk. 2, litra a) i GDPR eller tilsvarende grundlag i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning).
  • Behandlingen vedrører personoplysninger, som er offentliggjort af dig (artikel 9, stk. 2, litra e) i GDPR eller tilsvarende grundlag i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning).
Formål med behandlingen Retsgrundlag Legitim interesse (hvis relevant) Kategorier af personoplysninger
At kommunikere med dig i rekrutteringsprocessen. At tage skridt på din anmodning før indgåelse af en kontrakt. Ikke relevant Kandidatprofildata
At vurdere din ansøgning til det job, du har søgt. At træffe en beslutning om, hvorvidt vi vil tilbyde dig ansættelse samt give ansættelseskontrakt, hvis et tilbud accepteres. (i) Overholdelse af juridiske forpligtelser (f.eks. at sikre, at vi ikke ulovligt diskriminerer i vores ansættelsesbeslutninger) eller (ii) at tage skridt på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt, hvor (i) ikke gælder.    Kandidatprofildata, ansøgningsskemadata, ansøgningsdokumenter, referencedata
At overveje justeringer eller tilpasninger til rekrutteringsprocessen, hvis du har et handicap.

Samtykke

Hvis du frivilligt giver os oplysninger om, at du har et handicap, behandler vi kun disse oplysninger i det omfang, det er nødvendigt med henblik på at opfylde dine eller vores forpligtelser og udøve dine eller vores rettigheder inden for ansættelsesret, social sikring og social beskyttelse.
Ansøgningsskemadata, ansøgningsdokumenter

For at verificere dine kvalifikationer og egnethed til det job, du har søgt (som tilladt i henhold til gældende lovgivning og nødvendigt for den specifikke stilling). Vi kan bruge software (herunder kunstig intelligens), der hjælper os med at trække færdigheder ud af dit CV og vurdere, om de matcher jobkravene.

I undtagelsestilfælde kan vi også stole på professionelle oplysninger, der er tilgængelige om dig på professionelle sociale netværk, jobportaler og andre offentligt tilgængelige kilder til dette formål.

Legitime interesser.  

Hvis særlige kategorier af personoplysninger på professionelle sociale netværk, jobportaler og andre offentligt tilgængelige kilder behandles i denne sammenhæng, vil dette være begrænset til sådanne oplysninger, som er offentlig-gjort af dig.  

Vi har en legitim interesse i at finde egnede kandidater til vores ledige stillinger. Kandidatprofildata, ansøgningsskemadata, ansøgningsdokumenter, referencedata, offentlige faglige data

At udføre tests for at vurdere din egnethed til en rolle

Bemærk: Det er frivilligt at deltage i en personlighedstest.

Ellers udføres test generelt kun for specifikke roller (såsom kognitiv evnetest).

(i) samtykke eller (ii) at tage skridt på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt  

Vi behandler kun særlige kategorier af personoplysninger i denne sammenhæng i det omfang, (i) vi har modtaget dit udtrykkelige samtykke og/eller (ii) det er nødvendigt med henblik på at opfylde dine eller vores forpligtelser og udøve dine eller vores rettigheder inden for ansættelsesret, social sikring og social beskyttelse.
Kandidatprofildata, online vurderingsdata

For at kontakte dig, hvis der er (alternative) karrieremuligheder hos os og/eller i Beiersdorf-koncernen.

Bemærk: Du kan begrænse synligheden af din kandidatprofil til det team, der er involveret i din aktuelle ansøgning, eller give den til Beiersdorfs rekrutteringsmedarbejdere over hele verden.

Samtykke  

Med hensyn til behandling af professionelle oplysninger om dig på professionelle sociale netværk, jobportaler og andre offentligt tilgængelige kilder: Hvis en sådan behandling omfatter behandling af særlige kategorier af personoplysninger, er behandlingen begrænset til sådanne oplysninger, som tydeligvis blev offentliggjort af dig.


Kandidatprofiloplysninger, ansøgningsskemadata, ansøgningsdokumenter, offentlige faglige data
Vi kan proaktivt henvende os til dig baseret på professionelle oplysninger, der er tilgængelige om dig på professionelle sociale netværk, jobportaler og andre offentligt tilgængelige kilder.

(i) legitime interesser eller (ii) samtykke, hvor vi har indhentet samtykke til dette formål.  

Med hensyn til behandling af professionelle oplysninger om dig på professionelle sociale netværk, jobportaler og andre offentligt tilgængelige kilder: Hvis en sådan behandling omfatter behandling af særlige kategorier af personoplysninger, er behandlingen begrænset til sådanne oplysninger, som tydeligvis blev offentliggjort af dig.

Vi har en legitim interesse i at finde egnede kandidater til vores ledige stillinger og andre enheder i Beiersdorf-koncernen. Offentlige faglige data
At bede dig om feedback om din oplevelse med rekrutteringsprocessen. Samtykke   Kandidatprofildata
For at beskytte vores rettigheder.

(i) legitime interesser eller (ii) hvor behandling er nødvendig for vores regelmæssige udøvelse af rettigheder i retslige, administrative eller voldgiftsprocedurer.   

Vi behandler kun særlige kategorier af personoplysninger i denne sammenhæng i det omfang, det er nødvendigt med henblik på etablering, udøvelse og forsvar af juridiske krav.

 Vi har en legitim interesse i etablering, udøvelse og forsvar af juridiske krav. Kandidatprofildata, ansøgningsformulardata, ansøgningsdokumenter, referencedata, online vurderingsdata, offentlige faglige data
For at overholde juridiske forpligtelser, som vi er underlagt (f.eks. afledt af skattelovgivning, udenrigshandelslovgivning eller sanktionsbestemmelser).

(i) Overholdelse af juridiske forpligtelser eller (ii) legitime interesser, hvor retsgrundlaget for overholdelse af juridiske forpligtelser ikke gælder.

Vi behandler kun særlige kategorier af personoplysninger i denne sammenhæng i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde dine eller vores forpligtelser og udøve dine eller vores rettigheder inden for arbejdsret, social sikring og social beskyttelse.

Vi har en legitim interesse i at overholde juridiske forpligtelser, som vi er underlagt, bl.a. for at undgå sanktioner, der kan opstå som følge af manglende overholdelse. Kandidatprofildata, ansøgningsformulardata, ansøgningsdokumenter, referencedata, online vurderingsdata, offentlige faglige data
Til ethvert af de ovennævnte formål kan det være nødvendigt at overføre data til andre enheder i Beiersdorf-koncernen.  (i) Samtykke, hvor den relevante behandlingsaktivitet, der er anført ovenfor, er afhængig af samtykke eller (ii) at tage skridt på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt, hvor (i) og (iii) ikke gælder, eller (iii) legitime interesser, hvor (i) og (ii) ikke gælder. Som en del af Beiersdorf-koncernen har vi en legitim interesse i at overføre dine personoplysninger inden for koncernen til interne administrative formål, hvor dette er nødvendigt med henblik på effektiv rekruttering. Kandidatprofildata, ansøgningsformulardata, ansøgningsdokumenter, referencedata, online vurderingsdata, offentlige faglige data

 

4. DELING AF DATA

Vi kan overføre dine personoplysninger til virksomheder, der er tilknyttet os, forudsat at dette er tilladt inden for rammerne af de formål og retsgrundlag, der er beskrevet ovenfor. For behandlingsaktiviteterne i vores online rekrutteringssystem er Beiersdorf Group-selskaber medansvarlige. Essensen af arrangementet af denne fælles bestemmelse er, at Beiersdorf AG, Tyskland, overvejende er ansvarlig for at opfylde informationsforpligtelser i henhold til databeskyttelsesloven og give oplysninger om den fælles behandling. Vi kan dele din kandidatprofil med andre rekrutteringsteams i Beiersdorf Group, hvis du vælger denne mulighed i ansøgningsskemaet. Du kan administrere synlighedsmulighederne for din profil ved at vælge, om din profil skal være synlig for det rekrutteringsteam, der er involveret i din nuværende ansøgning eller rekrutteringsteams inden for Beiersdorf-koncernen over hele verden. (Hvis du ikke ønsker at komme yderligere i betragtning til relevante jobtilbud, kan du anmode om sletning af din kandidatprofil eller bruge “selvbetjeningsfunktionen”.).

Desuden kan personoplysninger behandles på vores vegne på grundlag af databehandleraftaler i henhold til artikel 28 i GDPR eller andre gældende love, især af udbydere af systemer til kandidathåndtering og udvælgelsesprocedurer. Vi deler ikke data med tredjeparter, der ikke har nogen reference til vores applikationsadministration og applikationsprocedurer eller andre brugssager, som vi beskriver i denne fortrolighedserklæring.

Hvor det er relevant, kan sådanne overførsler involvere overførsel af personoplysninger til modtagere uden for Den Europæiske Union/Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde. Der er indgået standardkontraktbestemmelser (fra gennemførelsesafgørelse (EU) 2021/914 af 4. juni 2021) med disse modtagere, medmindre de er baseret i lande med en afgørelse om tilstrækkeligheden af beskyttelsesniveauet i henhold til artikel 45 i GDPR (en liste over disse lande findes på: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en), eller GDPR indeholder en undtagelse i henhold til artikel 45 49 GDPR. Hvor overførslen i denne sammenhæng sker til en modtager, der fungerer som databehandler for os (dvs. behandler personoplysninger på vores vegne), er modul to (overførsel fra dataansvarlig til databehandler) i standardkontraktbestemmelserne relevant; Hvis overførslen sker til tredjepartsdataansvarlige, er modul et (overførsel fra dataansvarlig til dataansvarlig) relevant. Hvis overførslerne udføres af en tjenesteudbyder, som vi har engageret som databehandler, til en underdatabehandler, kan modul tre (overførsel fra databehandler til databehandler) implementeres for at regulere sådanne overførsler.

For at anmode om en kopi af standardkontraktbestemmelser (i det omfang vi er afhængige af sådanne) kan du kontakte os (se afsnittet "Dataansvarligog kontaktoplysninger"). Bemærk, at en sådan kopi kan redigeres i det omfang, det er nødvendigt for at beskytte forretningshemmeligheder eller andre fortrolige oplysninger.

Yderligere modtagere kan findes i afsnit 1.4. i den generelle databeskyttelsespolitik. 

I tilfælde af en juridisk forpligtelse forbeholder vi os retten til at videregive oplysninger om dig, hvis vi er forpligtet til at udlevere dem til kompetente myndigheder eller retshåndhævende myndigheder for at overholde juridiske forpligtelser, eller dette er nødvendigt for at beskytte vores rettigheder.

5. JURIDISKE RETTIGHEDER I FORHOLD TIL PERSONOPLYSNINGER, OG HVORDAN MAN UDØVER DEM

Afhængigt af hvor du befinder dig, eller placeringen af den enhed, du ansøger til, kan du have følgende rettigheder i forhold til dine personoplysninger. Hvis enheden er beliggende i Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, har du disse rettigheder, forudsat at de relevante lovkrav i henhold til GDPR er opfyldt.

5.1. Ret til indsigt

Du kan anmode om oplysninger om dine personoplysninger (almindeligvis kendt som anmodning om adgang til registrerede). Du kan udøve denne ret ved at kontakte os under ovennævnte kontaktoplysninger for den dataansvarlige.

5.2. Ret til berigtigelse og sletning

Hvis du ønsker at opdatere de personoplysninger, du har givet os, kan du selv ændre oplysningerne i den relevante ansøgning i din kandidatprofil. Under visse omstændigheder kan du bede os om at slette dine personoplysninger ved at kontakte os NOE_Careers[at]Beiersdorf.com.

5.3. Ret til begrænsning af behandling

Under visse omstændigheder har du ret til at begrænse behandlingen af dine personoplysninger, f.eks. når du ønsker, at vi skal kontrollere rigtigheden af dine personoplysninger. Du kan til enhver tid justere synligheden af din profil eller fravælge meddelelser.

5.4. Ret til dataportabilitet

Under visse omstændigheder har du ret til at modtage de personoplysninger om dig, som du har givet os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

5.6. Ret til at trække samtykke tilbage

Du har til enhver tid ret til at trække det samtykke, vi har indhentet fra dig, tilbage. Tilbagetrækningen af samtykke påvirker ikke lovligheden af behandling baseret på samtykke før tilbagetrækningen. For mere information se afsnittet "Indsigelseeller tilbagetrækning af dit samtykke til behandling af personoplysninger".

For at udøve dine rettigheder kan du kontakte os (se afsnittet "Dataansvarlig og kontaktoplysninger") eller logge ind på din kandidatprofil og bruge selvbetjeningsfunktionen til berigtigelse, sletning og adgang til dine kontooplysninger.

6. OPBEVARING AF DATA

Dine personoplysninger vil som udgangspunkt kun blive opbevaret, indtil personoplysningerne ikke længere er nødvendige i forhold til de formål, hvortil de blev indsamlet (eller på anden måde behandlet).

Vi opbevarer dine kandidatprofiloplysninger, så længe din kandidatprofil er aktiv. Vi sletter sådanne profiler og relaterede kandidatprofildata efter 12 måneders inaktivitet. Ansøgningsskemadata, ansøgningsdokumentdata, onlinevurderingsdata, referencedata og offentlige professionelle data vedrørende en specifik ansøgning opbevares i 6 måneder efter afslutningen af rekrutteringsprocessen i forbindelse med en specifik ansøgning og slettes efterfølgende.

Vi opbevarer desuden dine personoplysninger i denne periode, hvis der er et relevant jobtilbud, som du vil være en passende kandidat til, og du indstiller synligheden af din kandidatprofil som beskrevet i 4 Deling af data. Derudover kan du anmode om sletning af din kandidatprofil eller tilbagetrækning af din ansøgning ved at kontakte vores rekrutteringseksperter på NOE_Careers[at]Beiersdorf.com.

 Som en undtagelse kan personoplysninger opbevares længere, hvis deres behandling er nødvendig for at overholde en juridisk forpligtelse – herunder overholdelse af lovbestemte opbevaringsperioder – som vi er underlagt, eller for at etablere, udøve eller forsvare juridiske krav.

Du kan få adgang til din kandidatprofil og de oplysninger, der er gemt der, via det link, du modtog i vores mails. Du kan også afmelde dig Beiersdorf Job Agent og stoppe med at modtage information om aktuelle jobopslag i menuen på din kandidatprofil.

Hvis din ansøgning bliver godkendt, kan vi opbevare dine personoplysninger i den efterfølgende ansættelse i overensstemmelse med de gældende lovbestemmelser. Du kan finde flere oplysninger i Fortrolighedserklæringen for medarbejdere, som vi giver dig, når du accepterer jobbet eller under din onboarding.

7. INDSIGELSE ELLER TILBAGEKALDELSE AF DIT SAMTYKKE TIL BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER

Hvis du har givet dit samtykke (artikel 6, stk. 1, litra a) i GDPR eller tilsvarende grundlag i henhold til gældende lovgivning) til behandlingen af dine data, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage. En sådan tilbagekaldelse påvirker lovligheden af at behandle dine personoplysninger, efter at du har givet dem til os.

Hvis vi baserer behandlingen af dine personoplysninger på legitime interesser (artikel 6, stk. 1, litra f) i GDPR eller tilsvarende grundlag i henhold til gældende lovgivning), kan du gøre indsigelse mod behandlingen. Dette er tilfældet, hvis behandling ikke er nødvendig for at opfylde en kontrakt med dig, som er beskrevet af os i afsnittet “Formål med og retsgrundlag for behandling”. Når du gør indsigelse, beder vi dig om at forklare årsagerne til, at vi ikke bør behandle dine personoplysninger, som vi har gjort. I tilfælde af din berettigede indsigelse vil vi undersøge situationen og enten stoppe eller justere databehandlingen eller påpege over for dig vores tvingende beskyttelsesværdige grunde, på grundlag af hvilke vi vil fortsætte behandlingen.

8. SUPPLERENDE OPLYSNINGER for visse regioner

Hvis du befinder dig eller ansøger om at arbejde uden for EU/EØS, skal du også læse den fortrolighedserklæring, der gælder for din region. En oversigt er tilgængelig her: https://www.beiersdorf.com/career/local/en/privacy-statement-recruitment/overview

I tilfælde af uoverensstemmelse mellem indholdet af denne meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger og den gældende regionale version, har sidstnævnte forrang.

PRIVACY NOTICE FOR CANDIDATES AND APPLICANTS (RECRUITMENT)

This Privacy Notice, also referred to as Data Privacy Policy explains how the Beiersdorf group of companies (each Beiersdorf entity being "we", "us", "our") process your personal data when you apply for a position advertised by us. It also describes your data protection rights, including the right to object to some of Beiersdorf’s processing operations.

For more information on your rights and how you can exercise them, please refer to the section “Legal rights in relation to personal data and how to exercise them”.

Where applicable, this Privacy Notice supplements our existing General Privacy Notice, which gives you specific information on how we process personal data obtained from you when visiting our website and when we process your personal data in relation to non-application-specific topics. 

For certain regions, we provide supplementary information about our use and processing of your personal data in accordance with the laws of the respective jurisdictions. If you reside in or work from any of these regions, please also review the respective annexes (see also section 8. Supplementary information for certain regions).

LIST OF CONTENT

  1. Data controller and contact details
  2. Collection of personal data
  3. Purposes of and legal bases for processing
  4. Data sharing
  5. Legal rights in relation to personal data and how to exercise them
    5.1. Right of access
    5.2. Right to rectification and erasure
    5.3. Right to restriction of processing
    5.4. Right to data portability
    5.5. Right to object
     5.6. Right to withdraw consent
  6. Data retention
  7. Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data
  8. Supplementary Information for Certain Regions

 

1. DATA CONTROLLER AND CONTACT DETAILS

Responsible for the processing of personal data within the meaning of Article 4 (7) of the General Data Protection Regulation ("GDPR") or the equivalent under applicable data protection laws is the company stated in the job application and with regard to global HR management and management of global HR systems, Beiersdorf AG, Beiersdorfstraße 1-9, 22529 Hamburg, Germany, Tel.: +49 40 4909-0, E-Mail: dataprotection[at]Beiersdorf.com.

You can find the contact details of the Data Protection Officer under the following link: https://www.beiersdorf.de/meta-pages/datenschutzerklaerung/beiersdorf-datenschutzbeauftragter-webseite.

2. COLLECTION OF PERSONAL DATA

Within the recruitment process, we collect and store the following categories of personal data about you:

  • Data which you have provided to us in your candidate profile, including first and last name, gender, nationality, address, country, e-mail, phone number ("Candidate Profile Data").
  • Data which you have entered on our candidate application form, including desired annual salary, your motivation, information about disabilities (if and to the extent that it is relevant for the job offered) ("Application Form Data").
  • Data which you have provided to us in your application documents (curriculum vitae CV, cover letter) including work experience, qualifications and language skills ("Application Documents Data").
  • Data from online assessments (e.g. personality tests, cognitive ability tests) and video interviews (if applicable) ("Online Assessment Data").
  • Data provided to us by your referees (if applicable). These are reference points that you have given us to contact ("Referee Data").

During the recruitment we may evaluate the results of cognitive ability tests using relevant reference groups considering your profession and level of experience.

We collect personal data directly from you or from our external partners, e.g. headhunters. We can also obtain information from professional social networks, such as LinkedIn, job boards and from other publicly accessible sources (only information relevant to your professional life) for the purposes of actively approaching you with job offers or for the purpose of confirming the accuracy of the information presented by you within the course of the application ("Public Professional Data").

Providing your personal data as part of the application process is voluntary. However, the provision of personal data that is marked as mandatory is necessary for the processing of your application or the conclusion of an employment contract with us.

If you provide personal data of another person (e.g. referees) to us, you should show them a copy of this Privacy Notice prior to providing us with their personal data.

3. PURPOSES OF AND LEGAL BASES FOR PROCESSING

We process your personal data to make our hiring decision, operate our business and comply with our legal obligations. More specifically, we process your personal data for the purposes and rely on the legal bases set forth in the table below, subject to applicable data protection laws. Where relevant, the legitimate interest is included in the table below as well.

The relevant legal bases include:

  • Processing necessary to take steps at your request prior to entering into a contract (i.e. processing necessary to make a hiring decision and enter into an employment contract with you) (Article 6 (1) b) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • Compliance with legal obligations (Article 6 (1) c) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • Legitimate interests (Article 6 (1) f) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • Consent (Article 6 (1) a) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).

Where we process special categories of personal data (e.g. data concerning health) it will be justified by one of the abovementioned legal bases and one of the following additional conditions:

  • The processing is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security, social protection law, as well as any other applicable law (Article 9 (2) b) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws). 
  • The processing is necessary for the establishment, exercise or defense of legal claims (Article 9 (2) f) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • In exceptional circumstances the processing may be carried out subject to your explicit consent (Article 9 (2) a) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • The processing relates to personal data which are manifestly made public by you (Article 9 (2) e) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
Purpose of processing Legal basis Legitimate interest
(where relevant)		 Categories of personal data
To communicate with you within the recruitment process. Taking steps at your request prior to entering into a contract. Not applicable ("N/A") Candidate Profile Data
To assess your application for the job you applied for, to make a decision whether to offer you employment and to provide the employment contract if an offer is accepted. (i) Compliance with legal obligations (e.g., ensuring that we do not unlawfully discriminate in our hiring decisions) or (ii) taking steps at your request prior to entering into a contract where (i) does not apply. N/A Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data
To consider adjustments or accommodations for the recruitment process if you have a disability.

Consent

In case you voluntarily provide us with the information that you have a disability we process this information only to the extent this is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security and social protection law.

 N/A Application Form Data, Application Documents

To verify your qualifications and suitability for the job you applied for (as permitted under applicable law and necessary for the specific position). We may use software (including Artificial Intelligence) that assists us to extract skills from your CV and to evaluate whether they match with the job requirements.

In exceptional cases we may also rely on professional information available about you on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources for his purpose.

Legitimate interests.

Should any special categories of personal data on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources be processed in this context, this will be limited to such data which was manifestly made public by you.

 We have a legitimate interest to find suitable candidates for our vacancies. Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data, Public Professional Data

To carry out tests in order to assess your suitability for a role

Note: Participating in a personality test is voluntary.

Otherwise, tests are generally only carried out for specific roles (such as cognitive ability test).

(i) consent or (ii) taking steps at your request prior to entering into a contract

We process special categories of personal data in this context only to the extent (i) we received your explicit consent and/or (ii) that is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security and social protection law.

 N/A Candidate Profile Data, Online Assessment Data

To contact you in case there are (alternative) career opportunities with us and/or at the Beiersdorf group of companies.

Note: you can restrict the visibility of your candidate profile to the team involved in your current application or grant it to Beiersdorf’s recruiters worldwide.

Consent

In respect to the processing of professional information about you on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources: Should such processing include processing of special categories of personal data, the processing is limited to such data which was manifestly made public by you.

 N/A Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Public Professional Data
We may proactively approach you based on professional information available about you on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources.

(i) Legitimate interests or (ii) consent where we obtained consent for this purpose.

In respect to the processing of professional information about you on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources: Should such processing include processing of special categories of personal data, the processing is limited to such data which was manifestly made public by you.

 We have a legitimate interest in finding suitable candidates for our vacancies and other entities of the Beiersdorf group. Public Professional Data
To ask you for feedback about your experience with the recruitment process. Consent N/A Candidate Profile Data
To safeguard our rights.

(i) Legitimate interests or (ii) where processing is necessary for our regular exercise of rights in judicial, administrative or arbitration procedures.

We process special categories of personal data in this context only to the extend necessary for the purpose of establishment, exercise and defense of legal claims.

 We have a legitimate interest in the establishment, exercise and defense of legal claims. Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data, Online Assessment Data, Public Professional Data
To comply with legal obligations to which we are subject (e.g. deriving from tax law, foreign trade law or sanctions regulations).

(i) Compliance with legal obligations or (ii) legitimate interests where the compliance with legal obligations legal basis does not apply.

We process special categories of personal data in this context only to the extent that is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security and social protection law.

 We have a legitimate interest in complying with legal obligations to which we are subject, i.a. to avoid sanctions that may result from non-compliance. Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data, Online Assessment Data, Public Professional Data
For any of the above listed purposes it might be necessary to transfer data to other entities of the Beiersdorf group of companies. (i) Consent where the relevant processing activity listed above relies on consent or (ii) taking steps at your request prior to entering into a contract where (i) and (iii) do not apply or (iii) legitimate interests where (i) and (ii) do not apply. We, as part of the Beiersdorf group of companies, have a legitimate interest in transferring your personal data within the group for internal administrative purposes where this is necessary for the purposes of effective recruitment. Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data, Online Assessment Data, Public Professional Data

 

4. DATA SHARING

We may transfer your personal data to companies affiliated with us provided this is permissible within the scope of the purposes and legal bases outlined above. For the processing activities in our online recruiting system Beiersdorf Group companies are jointly responsible. The essence of the arrangement of this joint determination is that Beiersdorf AG, Germany, is predominantly responsible to fulfill information duties according to data protection law and provide information on the joint processing. We might share your candidate profile with other recruiting teams in the Beiersdorf Group if you chose this option in the application form. You can manage the visibility options of your profile by selecting whether your profile should be visible to the recruiting team involved in your current application or recruiting teams within the Beiersdorf Group worldwide. If you do not wish to be further considered for relevant job offerings, you can request the deletion of your candidate profile or use the self-service function.”).

Furthermore, personal data may be processed on our behalf on the basis of data processing agreements pursuant to Article 28 GDPR, or other applicable laws, especially by providers of systems for candidate management and selection procedures. We do not share data with third parties that have no reference to our application management and application procedures or other use cases we describe in this privacy notice.

Where applicable such transfers may involve the transfer of personal data to recipients outside the European Union / European Economic Area. Standard contractual clauses (from the implementing decision (EU) 2021/914 of 4 June 2021) have been concluded with these recipients, unless they are based in countries with an adequacy decision pursuant to Article 45 GDPR (a list of these countries is available at: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en) or GDPR provides for an exception under Article 49 GDPR. Where the transfer in this context is made to a recipient acting as a processor for us (i.e., processing personal data on our behalf), Module Two (transfer from controller to processor) of the standard contractual clauses is relevant; where the transfer is made to third party controllers, Module One (transfer from controller to controller) is relevant. In case the transfers are carried out by a service provider, which we have engaged as a processor, to a sub-processor, Module Three (transfer from processor to processor) may be implemented to govern such transfers.

To request a copy of standard contractual clauses (to the extent we rely on such) you may contact us (see section "Data controller and contact details"). Please note that such copy may be redacted to the extent necessary to protect business secrets or other confidential information.

Further recipients can be found in the general recipients section 1.4. of the General Data Privacy Policy. 

In the event of a legal obligation, we reserve the right to disclose information about you if we are required to surrender it to competent authorities or law enforcement bodies to comply with legal obligations or this is necessary to safeguard our rights.

5. LEGAL RIGHTS IN RELATION TO PERSONAL DATA AND HOW TO EXERCISE THEM

Depending on where you are located or the location of the entity to which you are applying, you may have the following rights in relation to your personal data. If the entity is located in the European Economic Area, you have these rights provided that the relevant legal requirements under GDPR are met.

5.1. Right of access

You can request information about your personal data (commonly known as data subject access request). You can exercise this right by contacting us under the above mentioned contact details of the controller.

 

5.2. Right to rectification and erasure

If you wish to update the personal data provided to us, you can you modify the data yourself in the relevant application within your candidate profile. Under certain conditions, you can ask us to erase your personal data by contacting us NOE_Careers[at]Beiersdorf.com.

5.3. Right to restriction of processing

Under certain conditions you have the right to restrict the processing of your personal data, e.g. when you want us to verify the accuracy of your personal data. You can adjust the visibility of your profile at any time or opt out of notifications.

5.4. Right to data portability

Under certain conditions you have the right to receive the personal data concerning you which you provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format.

5.6. Right to withdraw consent

You have the right to withdraw consent we have obtained from you at any time. The withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal. For more information see section “Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data”.

To exercise your rights, you may contact us (see section "Data controller and contact details") or log in to your Candidate Profile and use the self service function for rectification, erasure and access to your account data.

6. DATA RETENTION

Your personal data will generally only be stored until the personal data are no longer necessary in relation to the purposes for which they were collected (or otherwise processed).

We retain your Candidate Profile Data for as long as your candidate profile is active. We delete such profile and related Candidate Profile Data after 12 months of inactivity. Application Form Data, Application Documents Data, Online Assessment Data, Referee Data and Public Professional Data regarding a specific application will be retained for 6 months after finalizing the recruitment process related to a specific application and deleted afterwards.

We further retain your personal data in that period in case there is a relevant job offering for which you will be a fitting candidate and you set the visibility of your candidate profile as described in 4. Data sharing. In addition, you can request the deletion of your candidate profile or the withdrawal of your application by contacting our recruitment experts at NOE_Careers[at]Beiersdorf.com.

As an exception, personal data may be stored longer where their processing is necessary for compliance with a legal obligation – including compliance with statutory retention periods – to which we are subject or for the establishment, exercise or defense of legal claims.

You can access your Candidate Profile and the information stored there via the link you received in our Mails. You can also unsubscribe from the Beiersdorf Job Agent and stop receiving information on current job postings in the menu of your candidate profile.

In case your application is successful we may store your personal data within the subsequent employment in compliance with the applicable legal regulations. More information can be found in the Privacy Notice for employees that we will provide to you on acceptance of the job or during your onboarding.

7. OBJECTION OR WITHDRAWAL OF YOUR CONSENT TO THE PROCESSING OF PERSONAL DATA

If you have given your consent (Article 6 (1) a) GDPR or the equivalent basis under applicable laws) to the processing of your data, you can withdraw your consent at any time. Such a withdrawal influences the permissibility of processing your personal data after you have given it to us.

If we base the processing of your personal data on legitimate interests (Article 6 (1) f) GDPR or the equivalent basis under applicable laws), you may object to the processing. This is the case if processing is not necessary in particular to fulfil a contract with you, which is described by us in the Section Purposes of and Legal Bases for Processing. When exercising such objection, we ask you to explain the reasons why we should not process your personal data as we have done. In the event of your justified objection, we will examine the situation and either stop or adjust data processing or point out to you our compelling reasons worthy of protection, on the basis of which we will continue processing.

8. SUPPLEMENTARY INFORMATION FOR CERTAIN REGIONS

If you are located or are applying to work outside of the European Union/EEA, please also review the Privacy Notice applicable to your region. An overview is available here: https://www.beiersdorf.com/career/local/en/privacy-statement-recruitment/overview

In the event of conflict between the content of this Privacy Notice and the applicable regional version, the latter shall prevail.