Tietosuojasuojailmoitus työnhakijoille (rekrytointi)

English below

Tässä tietosuojailmoituksessa kerrotaan, miten Beiersdorf käsittelee henkilötietojasi, kun haet töihin meille tai johonkin tytäryrityksistämme. Siinä kuvataan myös tietosuojaoikeutesi, mukaan lukien oikeus vastustaa joitakin Beiersdorfin käsittelytoimenpiteitä. Oikeuksistasi ja niihin vetoamisesta on lisätietoja Lakisääteiset oikeudet henkilötietoihin ja niihin vetoaminen -kohdassa.

Tämä tietosuojailmoitus täydentää nykyistä yleistä tietosuojakäytäntöämme, jossa on yksityiskohtaisia tietoja siitä, miten käsittelemme henkilötietoja, jotka on saatu sinusta sivustossamme ja jotka eivät liity työnhakuun.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
2. Henkilötietojen kerääminen
3. Henkilötietojen käyttäminen
4. Käsittelemisen juridiset perusteet
5. Tietojen luovuttaminen
6. Juridiset oikeutesi henkilötietoihisi ja niihin vetoaminen
   6.1. Oikeus saada tietoon
   6.2. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen
   6.3. Oikeus pyytää rajoittamaan tietojen käsittelemistä
   6.4. Oikeus siirtää tiedot
   6.5. Oikeus kieltää
7. Tietojen säilyttäminen
8. Henkilötietojen käsittelyä koskevan suostumuksesi vastustaminen tai peruuttaminen

Henkilötietojen käsittelystä GDPR-asetuksen artiklan 4 (7) mukaisesti vastaa Beiersdorf Oy, Puutarhakatu 53, 20100 Turku, Suomi, puhelin +358 2 4103 200 (lisätietoja on ilmoituksessamme).

Tietosuojavastuuhenkilön yhteystiedot: james.livesey@beiersdorf.com tai rekisterinpitäjän postiosoite viitteellä Data protection officer.

Rekrytointiprosessin aikana keräämme ja tallennamme seuraaviin luokkiin kuuluvia henkilötietojasi:

• Hakijaprofiilissasi antamat tiedot, kuten etu- ja sukunimi, maa, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
• Hakulomakkeeseen kirjoittamasi tiedot, mukaan lukien vuosipalkkatoive ja perustelusi.
• Tiedot, jotka olet antanut meille hakemusasiakirjoissa (CV ja saate), mukaan lukien työkokemus, pätevyys ja kielitaito.
• Tiedot, jotka on saatu online-arvioinneista (esim. persoonallisuustestit, kognitiivisten kykyjen testaaminen ja muut psykometriset arvioinnit) sekä (mahdolliset) videopuhelut.

Keräämme henkilötietoja suoraan sinulta ja/tai ulkopuolisilta yhteistyökumppaneiltamme, esimerkiksi rekrytointiin osallistuvilta yrityksiltä. Lisäksi voimme saada tietoja ammatillisista sosiaalisista verkostoista, kuten LinkedIn, Monsterin kaltaiset sivustot ja muut julkisesti saatavilla olevat lähteet (ainoastaan työurasi kannalta merkityksellisiä tietoja), jotta voimme aktiivisesti lähestyä sinua osana rekrytointia tai jotta voimme varmistaa, että hakemuksessa antamasi tiedot pitävät paikkansa.

Henkilötietojasi käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

• Hakemuksesi arvioimiseen suhteessa vapaaseen työpaikkaan ja yhteyden pitämiseen sinuun rekrytointiprosessin ollessa meneillään.
• Yhteyden ottamiseen sinuun, jos tarjolla on vaihtoehtoinen uramahdollisuus Beiersdorf-konsernissa (voit rajoittaa hakijaprofiilisi näkyvyyden nykyistä hakemustasi arvioivalle tiimille tai antaa eri puolilla maailmaa toimiville Beiersdorfin rekrytoijille oikeuden nähdä se).
• Yhteyden ottamiseksi sinuun, jos olet lähettänyt spontaanin hakemuksen. 

Työhönottoprosessin aikana saatuja henkilötietoja käytetään hakemuksesi arviointiin ja, jos työsuhde muodostuu, myös sen toteuttamiseen. Tiettyihin harjoittelijan kaltaisiin tehtäviin haettaessa prosessiin sisältyy osallistuminen online-arviointiin, kuten persoonallisuustesti ja kognitiivisten kykyjen arvioiminen. Juridinen peruste on GDPR-asetuksen 6. artiklan 1. kohdan alakohta c. Henkilötietojen luovuttaminen osana hakuprosessia on vapaaehtoista. Henkilötietojen toimittaminen on kuitenkin tarpeellista hakemuksesi käsittelyä ja/tai työsopimuksen tekemistä kanssamme varten. 

Kun saamme tietoja julkisesta profiileistasi, jotka olet luonut LinkedInin kaltaisiin ammatillisiin sosiaalisiin verkostoihin, tämä käsittely perustuu oikeutettuun intressiimme tehdä työsuhdepäätöksiä. Juridinen peruste muodostuu GDPR-asetuksen 6. artiklan alakohdasta f ja 9. artiklan 2. kohdan alakohdasta e.

Kun käsittely perustuu suostumukseesi (esimerkiksi kutsumme sinut vastaamaan kyselyyn, jossa selvitetään tyytyväisyyttäsi Beiersdorfin hakuprosessiin), juridinen peruste muodostuu BDSG (uusi) osasta 26 ja GDPR-asetuksen 7. artiklasta. 

Lisäksi voimme käsitellä henkilötietojasi, jos se on ehdottomasti tarpeellista puolustautuaksemme meitä vastaan nostettuja, hakuprosessiin liittyviä oikeudellisia vaatimuksia vastaan. Tämän juridinen peruste muodostuu GDPR--asetuksen 6. artiklan 1. kohdan alakohdista b ja f. Se voi olla esimerkiksi Suomen tasa-arvolainsäädäntöön perustuva todistustaakka. 

Saatamme luovuttaa henkilötietojasi yhteistyökumppaneillemme, jos se on sallittua edellä mainittujen tarkoitusten ja juridisten perusteiden mukaisesti. Beiersdorf-konserniin kuuluvat yritykset ovat yhteisesti vastuussa online-rekrytointijärjestelmään liittyvistä toiminnoista. Yhteisvastuu perustuu siihen, että tietosuojalainsäädännön mukaan saksalainen Beiersdorf AG kantaa päävastuun tietosuojavelvoitteista ja tietojen luovuttamisesta yhteiseen käsittelemiseen. Voimme luovuttaa hakijaprofiilisi muiden Beiersdorf-konsernin rekrytointitiimien käyttöön. Voit hallita profiilisi näkyvyysasetuksia valitsemalla, näkeekö profiilisi nykyistä hakemustasi käsittelevä rekrytointitiimi vai kaikki Beiersdorf-konsernin tiimit eri puolilla maailmaa. Jos et halua tulla otetuksi huomioon valittaessa hakijaa kyseiseen työpaikkaan, voit pyytää poistamaan hakijaprofiilisi. Lisätietoja on Tietojen poistaminen -luvussa. 

Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä toimeksiannostamme GDPR-asetuksen 28. artiklan mukaisten sopimusten perusteella varsinkin hakijoiden hallinnointi- ja valintamenettelypalveluiden tarjoajien toimesta. Emme luovuta tietoja kolmansille osapuolille, joilla ei ole mitään tekemistä työhakemusten hallinnan ja rekrytointimenettelyiden tai luvussa 3 Henkilötietojen käyttäminen kuvattujen toimenpiteiden kanssa.

Jos siirrämme henkilötietoja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolisille palveluntarjoajille tai konserniimme kuuluville yrityksille, tämä edellyttää, että Euroopan komissio on vahvistanut, että tietosuojan taso on asianmukainen kyseisessä kolmannessa maassa tai että tietosuojasta voidaan varmistua muiden takeiden perusteella. Niitä voivat olla velvoittavat yrityksen sisäiset tietosuojasäädökset tai EU:n vakiosopimuslausekkeet. Beiersdorfilla on ottanut käyttöön kohtuulliset keinot näiden tietojen suojaamiseksi, mukaan lukien vakiosopimuslausekkeet.

Lisätietoja on Tietojen siirtäminen EU:n ulkopuolelle -kohdassa.

Jos syynä on oikeudellinen velvoite, pidätämme oikeuden luovuttaa tietojasi toimivaltaisille viranomaisille ja/tai lainvalvontaviranomaisille. Juridinen peruste on GDPR-asetuksen 6. artiklan 1. kohdan alakohta c.

6.1. Oikeus saada tietoon

Voit pyytää tietoja henkilötiedoistasi (rekisteröidyn esittämä pyyntö). Voit käyttää tätä oikeutta lähettämällä pyynnon edellä mainittuun rekisterinpitäjän osoitteeseen.

6.2. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen

Jos haluat päivittää meille luovuttamasi henkilötiedot, lähetä sähköpostiviesti osoitteeseen careers.nordics@beiersdorf.com tai tee tietoihin muutoksia hakijaprofiilissasi. Tietyissä tilanteissa voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi. 

6.3. Oikeus pyytää rajoittamaan tietojen käsittelemistä

Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi silloin, jos haluat meidän tarkastavan henkilötietojesi paikkansapitävyyden. Voit muuttaa profiilisi näkyvyyttä milloin tahansa tai peruuttaa ilmoitusten tilauksen.

6.4. Oikeus siirtää tiedot

Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus saada luovuttamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. 

6.5. Oikeus kieltää

Jos käsittelemme tietojasi laillisten intressiemme suojaamiseksi, voit vastustaa tietojen käsittelyä tilanteeseesi perustuvista syistä. Lisätietoja on luvussa 8. Lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelemisestä.

Säilytämme tietojasi kuuden kuukauden ajan laskettuna siitä, kun olet kirjautunut profiiliisi edellisen kerran. Tämä on tarpeen todistustaakan vuoksi, jos esitetään tasa-arvolainsäädäntöön perustuva vaatimus. Säilytämme henkilötietojasi tämän ajan myös siltä varalta, että avautuu työpaikka, johon olet sopiva hakija. Voit hallita hakijaprofiilisi näkyvyysasetuksia kohdassa 5 "Tietojen luovuttaminen" kuvatulla tavalla. Lisäksi voit pyytää ehdokasprofiilin poistamista ja/tai hakemuksesi peruuttamista ottamalla yhteyden rekrytointiasiantuntijoihimme lähettämällä viestin osoitteeseen careers.nordics@beiersdorf.com.

Jos hakemuksesi johtaa rekrytointiin, voimme tallentaa henkilötietosi työsuhteen aikana sovellettavien säädösten mukaisesti. Lisätietoja on työntekijöiden tietosuojatiedoissa, jotka saat, kun otat työpaikan vastaan.

Jos olet antanut suostumuksesi tietojesi käsittelemiselle GDPR-asetuksen 6. artiklan 1. kohdan mukaisesti, (esimerkiksi kun sinut kutsutaan osallistumaan tutkimukseen, jossa selvitetään tyytyväisyyttäsi Beiersdorfin rekrytointiprosessiin), voit peruuttaa antamasi suostumuksen koska tahansa. Tällainen suostumuksen peruuttaminen vaikuttaa henkilötietojesi käsittelemiseen sen jälkeen, kun olet antanut sen meille. 

Jos henkilötietojesi käsitteleminen perustuu intressiemme punnitsemiseen (GDPR-asetuksen 6. artiklan 1. kohdan alakohta f), voit vastustaa käsittelyä. Näin on, jos käsittely ei ole tarpeen erityisesti kanssa tehdyn sopimuksen täyttämiseksi, kuten on kuvattu Tietojen käyttäminen -luvussa. Kun esität tällaisen vastalauseen, pyydämme sinua perustelemaan, miksi emme saa käsitellä henkilötietojasi samalla tavalla kuin ennen. Jos vastustuksesi on oikeutettu, tutkimme tilanteen ja lopetamme tietojen käsittelemisen, teemme siihen muutoksia tai osoitamme pakottavat syyt, joiden perusteella jatkamme käsittelemistä.

This Data Privacy Statement explains how Beiersdorf processes your personal data when you apply for a position advertised by us. It also describes your data protection rights, including the right to object to some of Beiersdorf’s processing operations. For more information on your rights and how you can exercise them, please refer to the section “Legal rights in relation to personal data and how to exercise them”.

This Data Privacy Statement supplements our existing General Data Privacy Statement, which gives you specific information on how we process personal data obtained from you visiting our website and related to non-application-specific topics. 

1. Data controller and contact details
2. Collection of personal data
3. Use of personal data
4. Legal basis for processing
5. Data sharing
6. Legal rights in relation to personal data and how to exercise them
   6.1. Right of access
   6.2. Right to rectification and erasure
   6.3. Right to restriction of processing
   6.4. Right to data portability
   6.5. Right to object
   
7. Data retention
8. Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data

Responsible for the processing of personal data within the meaning of Art. 4 (7) GDPR is: Beiersdorf Oy, Puutarhakatu 53, 20100 Turku, Suomi, puhelin +358 2 4103 200 (lisätietoja on ilmoituksessamme).

Contact details of the Data Protection Officer: james.livesey@beiersdorf.com or the postal address of the controller by reference to Data protection officer

Within the recruitment process, we collect and store the following categories of personal data about you:

• Data which you have provided to us in your candidate profile, including first and last name, country, e-mail, phone number.
• Data which you have entered on our candidate application form, including desired annual salary, your motivation, information about disabilities (if and to the extent that it is relevant for the job offered).
• Data which you have provided to us in your application documents (curriculum vitae CV, cover letter) including work experience, qualifications and language skills.
• Data from online assessments (e.g. personality tests, cognitive ability tests) and video interviews (if applicable).
• Data provided to us by your referees (if applicable). These are reference points that you have given us to contact. 

We evaluate the results of cognitive ability tests using relevant reference groups considering your profession and level of experience.

We collect personal data directly from you or from our external partners, e.g. headhunters. We can also obtain information from professional social networks, such as LinkedIn, job boards such as Monster, and from other publicly accessible sources (only information relevant to your professional life) for the purposes of actively approaching you with job offers or for the purpose of confirming the accuracy of the information presented by you within the course of the application.

Your personal data may be used for following purposes:

• To assess your application for the job offered and to communicate with you within the recruitment process.
• To contact you in case of an alternative career opportunity within the Beiersdorf group (you can restrict the visibility of your candidate profile to the team involved in your current application or grant it to Beiersdorf’s recruiters worldwide).
• Based on your consent to ask you about your experience within the recruitment process.
• To contact you following your unsolicited application.
• Based on your consent to send you personalized information on current open job postings.

Personal data within the recruitment process will be used for the assessment of your application and, if an employment relationship is established, also for the execution of the employment relationship. For specific positions this includes your participation in an online cognitive ability or personality test. The legal basis for the cognitive ability test is Section 26 (1) in conjunction with (8) Sentence 2 of the German Federal Data Protection Act (BDSG) and Section 22 (1) b) BDSG. Providing your personal data as part of the application process is voluntary. However, the provision of personal data is necessary for the processing of your application or the conclusion of an employment contract with us. The legal basis for the personality test is your consent pursuant to Section 26 (2) BDSG. Participation in the personality test is voluntary.

When we obtain information from your public profile on professional social networks, such as LinkedIn, we base this processing on our legitimate interest to build a decision base in order to establish an employment relationship with you. The legal basis is Article 6 f) GDPR in conjunction with Article 9 (2) e) GDPR.

When we invite you to participate in a survey on your satisfaction with the application process at Beiersdorf the relevant legal basis is your consent pursuant to Section 26 BDSG in conjunction with Article 7 GDPR. The same legal basis applies when you subscribe for our Job Agent to receive information on current open job postings.

Furthermore, we may process personal data about you where this is necessary to defend ourselves against legal claims arising from the application process that are brought against us. The legal basis for this is Article 6 (1) b and f) GDPR; the legitimate interest is, for example, a burden of proof in proceedings under the German General Equal Treatment Act (AGG).

We may transfer your personal data to companies affiliated with us provided this is permissible within the scope of the purposes and legal bases outlined above. For the processing activities in our online recruiting system Beiersdorf Group companies are jointly responsible. The essence of the arrangement of this joint determination is that Beiersdorf AG, Germany, is predominantly responsible to fulfill information duties according to data protection law and provide information on the joint processing. We might share your candidate profile with other recruiting teams in the Beiersdorf Group. You can manage the visibility options of your profile by selecting whether your profile should be visible to the recruiting team involved in your current application or recruiting teams within the Beiersdorf Group worldwide. If you do not wish to be further considered for relevant job offerings, you can request the deletion of your candidate profile, see section “Data retention”.

Furthermore, personal data may be processed on our behalf on the basis of contracts pursuant to Article 28 GDPR, especially by providers of systems for applicant management and selection procedures. We do not share data with third parties that have no reference to our application management and application procedures or other use cases we describe in section “Use of personal data”. Such transfers may involve the transfer of personal data to recipients outside the European Union / European Economic Area. Standard contractual clauses have been concluded with these external service providers, unless they are based in countries with an adequacy decision pursuant to Art. 45 GDPR.

More information is available under “Data transfers outside the EU”.

In the event of a legal obligation, we reserve the right to disclose information about you if we are required to surrender it to competent authorities or law enforcement bodies. The legal basis is Article 6 (1) c) GDPR.

6.1. Right of access

You can request information about your personal data (commonly known as data subject access request). You can exercise this right by contacting us under the above-mentioned contact details of the controller.

6.2. Right to rectification and erasure

If you wish to update the personal data provided to us, you can send us an email to RC[at]beiersdorf.com or you modify the data yourself in the relevant application within your candidate profile. Under certain conditions, you can ask us to erase your personal data.

6.3. Right to restriction of processing

Under certain conditions you have the right to restrict the processing of your personal data, e.g. when you want us to verify the accuracy of your personal data. You can adjust the visibility of your profile at any time or opt out of notifications.

6.4. Right to data portability

Under certain conditions you have the right to receive the personal data concerning you which you provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format.

6.5. Right to object

If we process your data to protect legitimate interests, you may object to such processing for reasons arising from your particular situation. For more information see section “Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data”.

Furthermore, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority concerning the processing of your personal data.

We retain your data for a period of 6 months after your last log in date in your profile. This is necessary for the burden of proof in the event of a legal claim based on the German General Equal Treatment Act (AGG). We further retain your personal data in that period in case there is a relevant job offering for which you will be a fitting candidate. You can manage the visibility settings of your candidate profile as described in 5 Data sharing. In addition, you can request the deletion of your candidate profile or the withdrawal of your application by contacting our recruitment experts at RC[at]Beiersdorf.com.

You can also unsubscribe from the Beiersdorf Job Agent and stop receiving information on current job postings in the menu “options” of your candidate profile.

In case your application is successful we may store your personal data within the subsequent employment in compliance with the applicable legal regulations. More information can be found in the Data Privacy Statement for employees that we will provide to you on acceptance of the job.

If you have given your consent (Article 6 (1) a GDPR) to the processing of your data (e.g. when we invite you to participate in a survey on your satisfaction with the application process at Beiersdorf), you can withdraw your consent at any time. Such a withdrawal influences the permissibility of processing your personal data after you have given it to us.

If we base the processing of your personal data on the weighing of interests (Article 6 (1) f GDPR), you may object to the processing. This is the case if processing is not necessary in particular to fulfil a contract with you, which is described by us in the Chapter “Use of data”. When exercising such objection, we ask you to explain the reasons why we should not process your personal data as we have done. In the event of your justified objection, we will examine the situation and either stop or adjust data processing or point out to you our compelling reasons worthy of protection, on the basis of which we will continue processing.