TIETOSUOJAILMOITUS TYÖNHAKIJOILLE (REKRYTOINTI)

English version below

Tässä tietosuojailmoituksessa, jota kutsutaan myös tietosuojakäytännöksi, selitetään, miten Beiersdorf-konserni (kukin Beiersdorf-yksikkö on "me", "meitä", "meidän") käsittelee henkilötietojasi, kun haet avoimeksi ilmoittamaamme työpaikkaa. Siinä kuvataan myös tietosuojaoikeutesi, mukaan lukien oikeus vastustaa joitakin Beiersdorfin käsittelytoimia. 

Lisätietoja oikeuksistasi ja siitä, miten voit käyttää niitä, on kohdassa "Henkilötietoihin liittyvät lailliset oikeudet ja niiden käyttäminen".

Soveltuvin osin tämä tietosuojailmoitus täydentää olemassa olevaa yleistä tietosuojailmoitustamme, joka antaa sinulle tarkempia tietoja siitä, miten käsittelemme henkilötietoja, joita saamme sinulta vieraillessasi verkkosivustollamme ja kun käsittelemme henkilötietojasi muussa kuin hakemukseesi liittyvässä tarkoituksessa. 

Tietyillä alueilla annamme lisätietoja henkilötietojesi käytöstä ja käsittelystä kunkin lainkäyttöalueen lakien mukaisesti. Jos asut jollakin näistä alueista tai työskentelet jollakin niistä, tutustu myös vastaaviin liitteisiin (katso myös kohta 8. Lisätiedot tietyistä alueista).

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
2. Henkilötietojen kerääminen
3. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet
4. Tietojen jakaminen
5. Henkilötietoihin liittyvät lailliset oikeudet ja niiden käyttäminen
   5.1. Oikeus saada pääsy tietoihin
   5.2. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen
   5.3. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
   5.4. Oikeus tietojen siirrettävyyteen
   5.5. Oikeus vastustaa
           5.6. Oikeus peruuttaa suostumus
6. Tietojen säilyttäminen
7. Henkilötietojen käsittelyä koskevan suostumuksen vastustaminen tai peruuttaminen
8. Tiettyjä alueita koskevat lisätiedot

Yleisen tietosuoja-asetuksen ("GDPR") 4 artiklan 7 kohdan tai sovellettavan tietosuojalainsäädännön tarkoittamalla tavalla henkilötietojen käsittelystä on vastuussa työhakemuksessa mainittu yhtiö ja maailmanlaajuisen henkilöstöhallinnon ja globaalien HR-järjestelmien hallinnan osalta Beiersdorf AG, Beiersdorfstraße 1-9, DE-22529 Hampuri,  Saksa, puh. +49 40 4909-0, sähköposti: dataprotection[at]Beiersdorf.com.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät seuraavan linkin kautta: https://www.beiersdorf.de/meta-pages/datenschutzerklaerung/beiersdorf-datenschutzbeauftragter-webseite.

Rekrytointiprosessin yhteydessä keräämme ja tallennamme sinusta seuraavia henkilötietoja:

• Tiedot, jotka olet antanut meille hakijaprofiilissasi, mukaan lukien etu- ja sukunimi, sukupuoli, kansalaisuus, osoite, maa, sähköpostiosoite, puhelinnumero ("Hakijan profiilitiedot").
• Tiedot, jotka olet syöttänyt hakemuslomakkeeseemme, mukaan lukien toivomasi vuosipalkka, vapaamuotoinen hakukirjeesi, tiedot vammaisuudesta (jos ja siinä määrin kuin se on olennaista tarjotun työn kannalta) ("hakulomakkeen tiedot").
• Tiedot, jotka olet antanut meille hakemusasiakirjoissasi (ansioluettelo, saatekirje), mukaan lukien työkokemus, pätevyys ja kielitaito ("Hakemusasiakirjojen tiedot").
• Tiedot verkkoarvioinneista (esim. persoonallisuustestit, kognitiivisia taitoja arvioivat testit) ja videohaastatteluista (tarvittaessa) ("verkkoarviointitiedot").
• Suosittelijoidesi meille mahdollisesti antamat tiedot. Nämä ovat henkilöitä, joiden yhteystiedot olet antanut meille, jotta voimme olla heihin yhteydessä ("Suosittelijan tiedot").

Hakuprosessin aikana voimme arvioida kognitiivisten testien tuloksia vertaamalla niitä sellaisten verrokkiryhmien tuloksiin, jotka sinun ammattisi ja sinulle kertyneen työkokemuksen perusteella ovat sopivia vertailukohtia. 

Keräämme henkilötietoja suoraan sinulta tai ulkopuolisilta kumppaneiltamme, kuten suorarekrytointifirmoilta. Voimme myös hankkia tietoja ammatillisista sosiaalisista verkostoista, kuten LinkedInistä, työpaikkailmoituksista ja muista julkisesti saatavilla olevista lähteistä (vain työelämääsi liittyviä tietoja), jotta voimme aktiivisesti lähestyä sinua työtarjouksilla tai varmistaa hakemuksen yhteydessä esittämiesi tietojen oikeellisuuden ("Julkiset ammatilliset tiedot").

Henkilötietojesi antaminen osana hakuprosessia on vapaaehtoista. Pakollisiksi merkittyjen henkilötietojen antaminen on kuitenkin välttämätöntä, jotta voimme käsitellä hakemuksesi tai tehdä kanssasi työsopimuksen. 

Jos annat meille toisen henkilön (esim. suosittelijoiden) henkilötietoja, sinun tulee näyttää hänelle kopio tästä tietosuojailmoituksesta ennen kuin annat meille hänen henkilötietonsa. 

Käsittelemme henkilötietojasi rekrytointipäätöksen tekemiseen, liiketoimintamme harjoittamiseen ja lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseen. Käsittelemme henkilötietojasi tarkemmin sanottuna alla olevassa taulukossa esitettyihin tarkoituksiin ja oikeusperusteisiin sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti. Oikeutettu etu on tarvittaessa sisällytetty myös alla olevaan taulukkoon.

Asiaa koskevia oikeusperustoja ovat muun muassa seuraavat:

• Käsittely, joka on tarpeen sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi (eli käsittely, joka on tarpeen palkkauspäätöksen tekemiseksi ja työsopimuksen tekemiseksi kanssasi) (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta tai vastaava sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukainen peruste).
• Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohta tai sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukainen vastaava peruste).
• Oikeutetut edut (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta tai vastaava sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukainen peruste).
• Suostumus (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohta tai vastaava sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukainen peruste).

Kun käsittelemme erityisiä henkilötietoryhmiä (esim. terveystietoja), se on perusteltua jollakin edellä mainituista oikeusperusteista ja jollakin seuraavista lisäehdoista:

• Käsittely on tarpeen sinun tai meidän velvoitteiden täyttämiseksi ja oikeuksien käyttämiseksi työlainsäädännön, sosiaaliturvan, sosiaaliturvalainsäädännön sekä muun sovellettavan lain osalta (GDPR:n 9 artiklan 2 kohdan b alakohta tai vastaava sovellettava tietosuojalaki).
• Käsittely on tarpeen oikeudellisten vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan f alakohta tai vastaava sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukainen peruste).
• Poikkeuksellisissa olosuhteissa käsittely voidaan suorittaa nimenomaisella suostumuksellasi (yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan a alakohta tai vastaava sovellettava tietosuojalainsäädännön mukainen peruste).
• Käsittely koskee henkilötietoja, jotka olet selvästi julkistanut (yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan e alakohta tai vastaava sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukainen peruste).

We process your personal data to make our hiring decision, operate our business and comply with our legal obligations. More specifically, we process your personal data for the purposes and rely on the legal bases set forth in the table below, subject to applicable data protection laws. Where relevant, the legitimate interest is included in the table below as well.

The relevant legal bases include:

• Processing necessary to take steps at your request prior to entering into a contract (i.e. processing necessary to make a hiring decision and enter into an employment contract with you) (Article 6 (1) b) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
• Compliance with legal obligations (Article 6 (1) c) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
• Legitimate interests (Article 6 (1) f) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
• Consent (Article 6 (1) a) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).

Where we process special categories of personal data (e.g. data concerning health) it will be justified by one of the abovementioned legal bases and one of the following additional conditions:

• The processing is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security, social protection law, as well as any other applicable law (Article 9 (2) b) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws). 
• The processing is necessary for the establishment, exercise or defense of legal claims (Article 9 (2) f) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
• In exceptional circumstances the processing may be carried out subject to your explicit consent (Article 9 (2) a) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
• The processing relates to personal data which are manifestly made public by you (Article 9 (2) e) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).

Voimme siirtää henkilötietojasi meihin sidoksissa oleville yrityksille, jos se on sallittua edellä kuvattujen tarkoitusten ja oikeusperusteiden puitteissa. Beiersdorf-konsernin yritykset ovat yhdessä vastuussa online-rekrytointijärjestelmämme käsittelytoimista. Tämän yhteisesti määritellyn järjestelyn ydin on, että Beiersdorf AG, Saksa, on pääasiallisesti vastuussa tietosuojalainsäädännön mukaisten tiedonantovelvollisuuksien täyttämisestä ja yhteiseen käsittelyyn liittyvien tietojen antamisesta. Saatamme jakaa hakijaprofiilisi muiden Beiersdorf-konsernin rekrytointitiimien kanssa, jos valitsit tämän vaihtoehdon hakulomakkeessa. Voit hallita profiilisi näkyvyysvaihtoehtoja valitsemalla, näkyykö profiilisi nykyisessä hakuprosessissa mukana olevalle rekrytointitiimille vai Beiersdorf-konsernin rekrytointitiimeille maailmanlaajuisesti. Jos et halua, että sinua harkitaan muihin sopiviin avoimiin työtehtäviin, voit pyytää hakijaprofiilisi poistamista tai käyttää itsepalvelutoimintoa.

Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä meidän puolestamme yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklan tai muiden sovellettavien lakien mukaisten tietojenkäsittelysopimusten perusteella, erityisesti hakijoiden hallinta- ja valintamenettelyä koskevia järjestelmiä tarjoavien yritysten toimesta. Emme jaa tietoja kolmansille osapuolille, jotka eivät millään tavalla osallistu hakemusten hallintaan tai hakumenettelyyn tai muihin tässä tietosuojailmoituksessa kuvattuihin käyttötapauksiin. 

Tällaisiin siirtoihin voi soveltuvin osin liittyä henkilötietojen siirtoa Euroopan unionin / Euroopan talousalueen ulkopuolisille vastaanottajille.  Näiden vastaanottajien kanssa on tehty vakiosopimuslausekkeita (4. kesäkuuta 2021 annetusta täytäntöönpanopäätöksestä (EU) 2021/914), elleivät ne ole sijoittautuneet maihin, joissa on tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös yleisen tietosuoja-asetuksen 45 artiklan mukaisesti (luettelo näistä maista on saatavilla osoitteessa https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en) tai yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädetään poikkeuksesta artiklan 49 GDPR nojalla. Jos siirto tapahtuu tässä yhteydessä vastaanottajalle, joka toimii käsittelijänä puolestamme (eli käsittelee henkilötietoja puolestamme), mallisopimuslausekkeiden moduuli kaksi (siirto rekisterinpitäjältä käsittelijälle) on merkityksellinen; Jos siirto tapahtuu kolmannen osapuolen rekisterinpitäjille, ensimmäinen moduuli (siirto ohjaimelta toiselle) on merkityksellinen. Jos siirrot suorittaa palveluntarjoaja, jonka olemme käyttäneet käsittelijänä, alikäsittelijälle, moduuli kolme (siirto käsittelijältä käsittelijälle) voidaan ottaa käyttöön tällaisten siirtojen hallitsemiseksi.

Jos haluat pyytää kopion vakiosopimuslausekkeista (siltä osin kuin toimintamme nojaa niihin), voit ottaa meihin yhteyttä (katso kohta "Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot"). Huomaa, että tällainen kopio voidaan peittää siinä määrin kuin se on tarpeen liikesalaisuuksien tai muiden luottamuksellisten tietojen suojaamiseksi.

Muita vastaanottajia löytyy yleisen tietosuojaselosteen yleisten vastaanottajien kohdasta 1.4. 

Lakisääteisen velvoitteen ilmetessä pidätämme oikeuden luovuttaa sinua koskevia tietoja, jos meidän on luovutettava ne toimivaltaisille viranomaisille tai lainvalvontaviranomaisille lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi tai jos se on tarpeen oikeuksiemme turvaamiseksi.

Riippuen siitä, missä olet tai missä toimipisteessä toimit, sinulla voi olla seuraavat henkilötietoihisi liittyvät oikeudet. Jos yhteisö sijaitsee Euroopan talousalueella, sinulla on nämä oikeudet edellyttäen, että GDPR:n asiaankuuluvat lakisääteiset vaatimukset täyttyvät. 

5.1. Oikeus saada pääsy tietoihin

Voit pyytää tietoja henkilötiedoistasi (tunnetaan yleisesti nimellä rekisteröidyn tiedonsaantipyyntö). Voit käyttää tätä oikeutta ottamalla meihin yhteyttä yllä mainituilla rekisterinpitäjän yhteystiedoilla.

5.2. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen

Jos haluat päivittää meille antamiasi henkilötietoja, voit muokata tietoja itse hakemuksessa, joka on liitetty hakijaprofiiliisi. Tietyin edellytyksin voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi ottamalla meihin yhteyttä osoitteessa NOE_Careers[at]Beiersdorf.com. 

5.3. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on tietyin edellytyksin oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi silloin, kun haluat meidän tarkistavan henkilötietojesi paikkansapitävyyden. Voit säätää profiilisi näkyvyyttä milloin tahansa tai kieltäytyä ilmoituksista.

5.4. Oikeus tietojen siirrettävyyteen

Tietyin edellytyksin sinulla on oikeus saada meille antamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

5.5. Oikeus vastustaa

Jos käsittelemme tietojasi oikeutettujen etujen suojaamiseksi, voit vastustaa tällaista käsittelyä erityisestä tilanteestasi johtuvista syistä. Katso lisätietoja kohdasta "Henkilötietojen käsittelyä koskevan suostumuksen vastustaminen tai peruuttaminen".

5.6. Oikeus peruuttaa suostumus

Sinulla on oikeus peruuttaa sinulta saamamme suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumukseen perustuvan käsittelyn laillisuuteen ennen sen peruuttamista. Katso lisätietoja kohdasta "Henkilötietojen käsittelyä koskevan suostumuksen vastustaminen tai peruuttaminen".

Jos haluat käyttää oikeuksiasi, voit ottaa meihin yhteyttä (katso kohta "Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot") tai kirjautua sisään työnhakijaprofiiliisi ja käyttää itsepalvelutoimintoa tilitietojesi oikaisemiseen, poistamiseen ja pääsyn rajoittamiseen.

Henkilötietojasi säilytetään yleensä vain siihen asti, kunnes henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin (tai muutoin käsiteltiin).

Säilytämme hakijaprofiilitietojasi niin kauan kuin hakijaprofiilisi on aktiivinen. Poistamme tällaisen profiilin ja siihen liittyvät hakijaprofiilitiedot 12 kuukauden käyttämättömyyden jälkeen. Hakulomakkeen tiedot, hakemusasiakirjat, online-arviointitiedot, suosittelijan tiedot ja tiettyä hakemusta koskevat julkiset ammatilliset tiedot säilytetään 12 kuukautta tiettyyn hakemukseen liittyvän rekrytointiprosessin loppuun saattamisen jälkeen ja sen jälkeen poistetaan. 

Säilytämme henkilötietojasi kyseisenä aikana myös siltä varalta, että meillä on avoin työtehtävä, johon olet sopiva hakija, ja olet määrittänyt hakijaprofiilisi näkyvyyden kohdassa 4 kuvatulla tavalla (Tietojen jakaminen). Lisäksi voit pyytää hakijaprofiilisi poistamista tai hakemuksesi peruuttamista ottamalla yhteyttä rekrytointiasiantuntijoihimme osoitteessa NOE_Careers[at]Beiersdorf.com.

Poikkeuksena henkilötietoja voidaan säilyttää pidempään, jos niiden käsittely on tarpeen meihin sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi – mukaan lukien lakisääteisten säilytysaikojen noudattaminen – tai oikeudellisten vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Pääset ehdokasprofiiliisi ja sinne tallennettuihin tietoihin sähköpostitse saamasi linkin kautta. Voit myös peruuttaa Beiersdorfin työpaikkailmoitusten tilaamisen ja lopettaa tietojen vastaanottamisen nykyisistä työpaikkailmoituksista hakijaprofiilisi valikossa.

Jos hakemuksesi hyväksytään, voimme säilyttää henkilötietojasi myöhemmän työsuhteen yhteydessä sovellettavien lakisääteisten määräysten mukaisesti. Lisätietoja on työntekijöiden tietosuojailmoituksessa, jonka toimitamme sinulle työn vastaanottamisen yhteydessä tai perehdytyksen aikana.

Jos olet antanut suostumuksesi (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohta tai sovellettavan lainsäädännön mukainen vastaava peruste) tietojesi käsittelyyn, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Tällainen peruuttaminen vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyn sallittavuuteen sen jälkeen, kun olet antanut ne meille.

Jos henkilötietojesi käsittely perustuu oikeutettuihin etuihin (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta tai sovellettavan lainsäädännön mukainen vastaava peruste), voit vastustaa käsittelyä. Näin on, jos käsittely ei ole tarpeen erityisesti kanssasi tehdyn sopimuksen täyttämiseksi, mikä on kuvattu kohdassa Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet. Kun esität tällaisen vastalauseen, pyydämme sinua selittämään syyt, miksi meidän ei pitäisi käsitellä henkilötietojasi kuten olemme tehneet. Jos vastalauseesi on perusteltu, tutkimme tilanteen ja joko lopetamme tai muutamme tietojenkäsittelyä tai osoitamme sinulle pakottavat syyt, joiden perusteella jatkamme käsittelyä.

Jos olet tai haet työtä Euroopan unionin / ETA:n ulkopuolella, tutustu myös alueesi tietosuojailmoitukseen. Yleiskatsaus on saatavilla täällä: https://www.beiersdorf.com/career/local/en/privacy-statement-recruitment/overview. 

Jos tämän tietosuojailmoituksen sisällön ja sovellettavan alueellisen version välillä on ristiriita, jälkimmäinen on ensisijainen. 

This Privacy Notice, also referred to as Data Privacy Policy explains how the Beiersdorf group of companies (each Beiersdorf entity being "we", "us", "our") process your personal data when you apply for a position advertised by us. It also describes your data protection rights, including the right to object to some of Beiersdorf’s processing operations.

For more information on your rights and how you can exercise them, please refer to the section “Legal rights in relation to personaldata and how to exercise them”.

Where applicable, this Privacy Notice supplements our existing General Privacy Notice, which gives you specific information on how we process personal data obtained from you when visiting our website and when we process your personal data in relation to non-application-specific topics.

For certain regions, we provide supplementary information about our use and processing of your personal data in accordance with the laws of the respective jurisdictions. If you reside in or work from any of these regions, please also review the respective annexes (see also section 8. Supplementary information for certain regions).

1. Data controller and contact details
2. Collection of personal data
3. Purposes of and legal bases for processing
4. Data Sharing
   
5. Legal rights in relation to personal data and how to exercise them
   5.1. Right of access
   5.2. Right to rectification and erasure
   5.3. Right to restriction of processing
           5.4. Right to data portability
           5.5. Right to object
   5.6. Right to withdraw consent
6. Data retention
7. Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data
8. Supplementary Information for Certain Regions

Responsible for the processing of personal data within the meaning of Article 4 (7) of the General Data Protection Regulation ("GDPR") or the equivalent under applicable data protection laws is the company stated in the job application and with regard to global HR management and management of global HR systems, Beiersdorf AG, Beiersdorfstraße 1-9, 22529 Hamburg, Germany, Tel.: +49 40 4909-0, E-Mail: dataprotection[at]Beiersdorf.com.

You can find the contact details of the Data Protection Officers of the Beiersdorf affiliates in Germany under the following link: https://www.beiersdorf.de/meta-pages/datenschutzerklaerung/beiersdorf-datenschutzbeauftragter-webseite.

Within the recruitment process, we collect and store the following categories of personal data about you:

• Data which you have provided to us in your candidate profile, including first and last name, gender, nationality, address, country, e-mail, phone number ("Candidate Profile Data").
• Data which you have entered on our candidate application form, including desired annual salary, your motivation, information about disabilities (if and to the extent that it is relevant for the job offered) ("Application Form Data").
• Data which you have provided to us in your application documents (curriculum vitae CV, cover letter) including work experience, qualifications and language skills ("Application Documents Data").
• Data from online assessments (e.g. personality tests, cognitive ability tests) and video interviews (if applicable) ("Online Assessment Data").
• Data provided to us by your referees (if applicable). These are reference points that you have given us to contact ("Referee Data").

During the recruitment we may evaluate the results of cognitive ability tests using relevant reference groups considering your profession and level of experience.

We collect personal data directly from you or from our external partners, e.g. headhunters. We can also obtain information from professional social networks, such as LinkedIn, job boards and from other publicly accessible sources (only information relevant to your professional life) for the purposes of actively approaching you with job offers or for the purpose of confirming the accuracy of the information presented by you within the course of the application ("Public Professional Data").

Providing your personal data as part of the application process is voluntary. However, the provision of personal data that is marked as mandatory is necessary for the processing of your application or the conclusion of an employment contract with us.

If you provide personal data of another person (e.g. referees) to us, you should show them a copy of this Privacy Notice prior to providing us with their personal data. 

We process your personal data to make our hiring decision, operate our business and comply with our legal obligations. More specifically, we process your personal data for the purposes and rely on the legal bases set forth in the table below, subject to applicable data protection laws. Where relevant, the legitimate interest is included in the table below as well.

The relevant legal bases include:

• Processing necessary to take steps at your request prior to entering into a contract (i.e. processing necessary to make a hiring decision and enter into an employment contract with you) (Article 6 (1) b) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
• Compliance with legal obligations (Article 6 (1) c) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
• Legitimate interests (Article 6 (1) f) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
• Consent (Article 6 (1) a) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).

Where we process special categories of personal data (e.g. data concerning health) it will be justified by one of the abovementioned legal bases and one of the following additional conditions:

• The processing is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security, social protection law, as well as any other applicable law (Article 9 (2) b) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws). 
• The processing is necessary for the establishment, exercise or defense of legal claims (Article 9 (2) f) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
• In exceptional circumstances the processing may be carried out subject to your explicit consent (Article 9 (2) a) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
• The processing relates to personal data which are manifestly made public by you (Article 9 (2) e) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).

We may transfer your personal data to companies affiliated with us provided this is permissible within the scope of the purposes and legal bases outlined above. For the processing activities in our online recruiting system Beiersdorf Group companies are jointly responsible. The essence of the arrangement of this joint determination is that Beiersdorf AG, Germany, is predominantly responsible to fulfill information duties according to data protection law and provide information on the joint processing. We might share your candidate profile with other recruiting teams in the Beiersdorf Group if you chose this option in the application form. You can manage the visibility options of your profile by selecting whether your profile should be visible to the recruiting team involved in your current application or recruiting teams within the Beiersdorf Group worldwide. If you do not wish to be further considered for relevant job offerings, you can request the deletion of your candidate profile or use the self-service function.

Furthermore, personal data may be processed on our behalf on the basis of data processing agreements pursuant to Article 28 GDPR, or other applicable laws, especially by providers of systems for candidate management and selection procedures. We do not share data with third parties that have no reference to our application management and application procedures or other use cases we describe in this privacy notice. 

Where applicable such transfers may involve the transfer of personal data to recipients outside the European Union / European Economic Area. Standard contractual clauses (from the implementing decision (EU) 2021/914 of 4 June 2021) have been concluded with these recipients, unless they are based in countries with an adequacy decision pursuant to Article 45 GDPR (a list of these countries is available at: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en) or GDPR provides for an exception under Article 49 GDPR. Where the transfer in this context is made to a recipient acting as a processor for us (i.e., processing personal data on our behalf), Module Two (transfer from controller to processor) of the standard contractual clauses is relevant; where the transfer is made to third party controllers, Module One (transfer from controller to controller) is relevant. In case the transfers are carried out by a service provider, which we have engaged as a processor, to a sub-processor, Module Three (transfer from processor to processor) may be implemented to govern such transfers.

To request a copy of standard contractual clauses (to the extent we rely on such) you may contact us (see section "Data controller and contact details"). Please note that such copy may be redacted to the extent necessary to protect business secrets or other confidential information.

Further recipients can be found in the general recipients section 1.4 of the General Data Privacy Policy.

In the event of a legal obligation, we reserve the right to disclose information about you if we are required to surrender it to competent authorities or law enforcement bodies to comply with legal obligations or this is necessary to safeguard our rights.

Depending on where you are located or the location of the entity to which you are applying, you may have the following rights in relation to your personal data. If the entity is located in the European Economic Area, you have these rights provided that the relevant legal requirements under GDPR are met. 

5.1. Right of access

You can request information about your personal data (commonly known as data subject access request). You can exercise this right by contacting us under the above mentioned contact details of the controller.

5.2. Right to rectification and erasure

If you wish to update the personal data provided to us, you can you modify the data yourself in the relevant application within your candidate profile. Under certain conditions, you can ask us to erase your personal data by contacting us NOE_Careers[at]Beiersdorf.com. 

5.3. Right to restriction of processing

Under certain conditions you have the right to restrict the processing of your personal data, e.g. when you want us to verify the accuracy of your personal data. You can adjust the visibility of your profile at any time or opt out of notifications.

5.4. Right to data portability

Under certain conditions you have the right to receive the personal data concerning you which you provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format.

5.5. Right to object

If we process your data to protect legitimate interests, you may object to such processing for reasons arising from your particular situation. For more information see section “Objection or Withdrawal of your consent to the Processingof Personal Data”.

5.6. Right to withdraw consent

You have the right to withdraw consent we have obtained from you at any time. The withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal. For more information see section “Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data”.To exercise your rights, you may contact us (see section “Data controller and contact details”) or log in to your Candidate Profile and use the self service function for rectification, erasure and access to your account data.

Your personal data will generally only be stored until the personal data are no longer necessary in relation to the purposes for which they were collected (or otherwise processed).

We retain your Candidate Profile Data for as long as your candidate profile is active. We delete such profile and related Candidate Profile Data after 12 months of inactivity. Application Form Data, Application Documents Data, Online Assessment Data, Referee Data and Public Professional Data regarding a specific application will be retained for 12 months after finalizing the recruitment process related to a specific application and deleted afterwards.

We further retain your personal data in that period in case there is a relevant job offering for which you will be a fitting candidate and you set the visibility of your candidate profile as described in 4 Data sharing. In addition, you can request the deletion of your candidate profile or the withdrawal of your application by contacting our recruitment experts at NOE_Careers[at]Beiersdorf.com.

As an exception, personal data may be stored longer where their processing is necessary for compliance with a legal obligation – including compliance with statutory retention periods – to which we are subject or for the establishment, exercise or defense of legal claims.

You can access your Candidate Profile and the information stored there via the link you received in our Mails. You can also unsubscribe from the Beiersdorf Job Agent and stop receiving information on current job postings in the menu of your candidate profile.

In case your application is successful we may store your personal data within the subsequent employment in compliance with the applicable legal regulations. More information can be found in the Privacy Notice for employees that we will provide to you on acceptance of the job or during your onboarding.

If you have given your consent (Article 6 (1) a) GDPR or the equivalent basis under applicable laws) to the processing of your data, you can withdraw your consent at any time. Such a withdrawal influences the permissibility of processing your personal data after you have given it to us.

If we base the processing of your personal data on legitimate interests (Article 6 (1) f) GDPR or the equivalent basis under applicable laws), you may object to the processing. This is the case if processing is not necessary in particular to fulfil a contract with you, which is described by us in the Section Purposes of and Legal Bases for Processing. When exercising such objection, we ask you to explain the reasons why we should not process your personal data as we have done. In the event of your justified objection, we will examine the situation and either stop or adjust data processing or point out to you our compelling reasons worthy of protection, on the basis of which we will continue processing.

If you are located or are applying to work outside of the European Union/EEA, please also review the Privacy Notice applicable to your region. An overview is available here: https://www.beiersdorf.com/career/local/en/privacy-statement-recruitment/overview. 

In the event of conflict between the content of this Privacy Notice and the applicable regional version, the latter shall prevail.