DATENSCHUTZINFORMATION FÜR KANDIDAT*INNEN UND BEWERBER*INNEN (RECRUITING)

English version below

In dieser Datenschutzinformation, auch Datenschutzerklärung genannt, wird erläutert, wie die Beiersdorf Unternehmensgruppe (jeweils „wir“, „uns“, „unser“) deine personenbezogenen Daten verarbeitet, wenn du dich auf eine von uns ausgeschriebene Stelle bewirbst. Sie beschreibt auch deine Datenschutzrechte, einschließlich des Rechts, einigen Verarbeitungsvorgängen von Beiersdorf zu widersprechen.

Weitere Informationen zu deinen Rechten und wie du diese ausüben kannst, findest du im Abschnitt „Gesetzliche Rechte in Bezug auf personenbezogene Daten und deren Ausübung“.

Gegebenenfalls ergänzt diese Datenschutzinformation unsere bestehende allgemeine Datenschutzerklärung der Webseite. Hier findest du spezifische Informationen darüber, wie wir personenbezogene Daten, die wir beim Besuch unserer Website von dir erhalten, verarbeiten und wann wir deine personenbezogenen Daten abseits des Bewerbungsverfahrens verarbeiten. 

Für bestimmte Regionen stellen wir ergänzende Informationen über unsere Nutzung und Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Gesetzen der jeweiligen Gerichtsbarkeiten zur Verfügung. Wenn du in einer dieser Regionen wohnst oder von dort aus arbeitest, lies bitte auch die jeweiligen zusätzlichen Informationen (siehe auch Abschnitt 8. Ergänzende Informationen für bestimmte Regionen).

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und Kontaktdaten
2. Erhebung personenbezogener Daten
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
4. Weitergabe von Daten
5. Gesetzliche Rechte in Bezug auf personenbezogene Daten und deren Ausübung
   5.1. Recht auf Auskunft
   5.2. Recht auf Berichtigung und Löschung
   5.3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
   5.4. Recht auf Datenübertragbarkeit
   5.5. Widerspruchsrecht
   5.6. Recht auf Widerruf der Einwilligung
   
6. Speicherdauer
   
7. Widerspruch oder Widerruf deiner Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten
8. Ergänzende Angaben für bestimmte Regionen

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne des Art. 4 Abs. 7 der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) oder einer entsprechenden Verarbeitung nach den geltenden Datenschutzgesetzen ist das in der Bewerbung angegebene Unternehmen und im Hinblick auf das globale Personalmanagement und das Management globaler HR-Systeme die Beiersdorf AG, Beiersdorfstraße 1-9, 22529 Hamburg, Deutschland, Tel.: +49 40 4909-0, E-Mail: datenschutz[at]Beiersdorf.com.

Die Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten der Beiersdorf Tochtergesellschaften in Deutschland findest du unter folgendem Link: https://www.beiersdorf.de/meta-pages/datenschutzerklaerung/beiersdorf-datenschutzbeauftragter-webseite.

Im Rahmen des Einstellungsverfahrens erheben und speichern wir die folgenden Kategorien personenbezogener Daten von dir:

• Daten, die du uns in deinem Kandidatenprofil zur Verfügung gestellt hast, einschließlich Vor- und Nachname, Geschlecht, Nationalität, Adresse, Land, E-Mail, Telefonnummer, („Kandidatenprofildaten“).
• Daten, die du in unserem Bewerbungsformular eingegeben hast, einschließlich des gewünschten Jahresgehalts, deiner Motivation, Angaben zu Behinderungen (wenn und soweit diese für die angebotene Stelle relevant sind) („Bewerbungsdaten“).
• Daten, die du uns in deinen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Lebenslauf, Anschreiben) zur Verfügung gestellt hast, einschließlich Berufserfahrung, Qualifikationen und Sprachkenntnisse („Bewerbungsdaten“).
• Daten aus Online-Assessments (z. B. Persönlichkeitstests, Tests der kognitiven Fähigkeiten) und Videointerviews (falls zutreffend) („Online-Assessment-Daten“).
• Daten, die uns von deinen Referenzen zur Verfügung gestellt werden (falls zutreffend). Dabei handelt es sich um Anhaltspunkte, die du uns zur Kontaktaufnahme gegeben hast („Referenzdaten“).

Während der Rekrutierung können wir die Ergebnisse von Tests der kognitiven Fähigkeiten mit relevanten Referenzgruppen unter Berücksichtigung deines Berufs und deiner Erfahrung auswerten.

Wir erheben personenbezogene Daten direkt von dir oder von unseren externen Partnern, z.B. Headhuntern. Wir können auch Informationen aus beruflichen sozialen Netzwerken wie LinkedIn, Jobbörsen und aus anderen öffentlich zugänglichen Quellen (nur Informationen, die für dein Berufsleben relevant sind) erhalten, um dich aktiv mit Stellenangeboten anzusprechen oder um die Richtigkeit der von dir im Rahmen der Bewerbung gemachten Angaben zu bestätigen („Öffentliche berufliche Daten“).

Die Angabe deiner personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist freiwillig. Die Bereitstellung personenbezogener Daten, die als verpflichtend gekennzeichnet sind, ist jedoch für die Bearbeitung deiner Bewerbung oder den Abschluss eines Anstellungsvertrages mit uns erforderlich.

Wenn du uns personenbezogene Daten einer anderen Person (z. B. Referenzen) zur Verfügung stellest, sollten du dieser Person eine Kopie dieser Datenschutzinformation zeigen, bevor du uns ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung stellst.

Wir verarbeiten deine personenbezogenen Daten, um unsere Einstellungsentscheidung zu treffen, unser Geschäft zu betreiben und unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Im Einzelnen verarbeiten wir deine personenbezogenen Daten für die nachstehenden Zwecke und stützen uns auf die in der nachstehenden Tabelle aufgeführten Rechtsgrundlagen, vorbehaltlich der geltenden Datenschutzgesetze. Gegebenenfalls ist das berechtigte Interesse auch in der folgenden Tabelle enthalten.

Zu den einschlägigen Rechtsgrundlagen gehören:

• Verarbeitung, die erforderlich ist, um auf deine Anfrage hin Maßnahmen vor Vertragsabschluss zu ergreifen (d. h. Verarbeitung, die erforderlich ist, um eine Einstellungsentscheidung zu treffen und einen Arbeitsvertrag mit dir abzuschließen) (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO oder die gleichwertige Grundlage nach den geltenden Datenschutzgesetzen).
• Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO oder die gleichwertige Grundlage nach den geltenden Datenschutzgesetzen).
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO oder die entsprechende Grundlage nach den geltenden Datenschutzgesetzen).
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO oder die gleichwertige Grundlage nach den geltenden Datenschutzgesetzen).

Wenn wir besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) verarbeiten, ist dies durch eine der oben genannten Rechtsgrundlagen und eine der folgenden zusätzlichen Bedingungen gerechtfertigt:

• Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Verpflichtungen zu erfüllen und die Rechte von dir oder uns im Bereich des Arbeitsrechts, der sozialen Sicherheit, des Sozialschutzrechts sowie aller anderen anwendbaren Gesetze auszuüben (Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe b) DSGVO oder die gleichwertige Grundlage nach den geltenden Datenschutzgesetzen). 
• Die Verarbeitung ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich (Art. 9 Abs. 2 lit. f) DSGVO oder eine gleichwertige Grundlage nach den geltenden Datenschutzgesetzen).
• In Ausnahmefällen kann die Verarbeitung mit deiner ausdrücklichen Einwilligung erfolgen (Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO oder eine gleichwertige Grundlage nach den geltenden Datenschutzgesetzen).
• Die Verarbeitung bezieht sich auf personenbezogene Daten, die von dir offenkundig öffentlich gemacht werden (Art. 9 Abs. 2 lit. e) DSGVO oder die entsprechende Grundlage nach den geltenden Datenschutzgesetzen).

Wir können deine personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, sofern dies im Rahmen der oben genannten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist. Für die Verarbeitungstätigkeiten in unserem Online-Recruiting-System sind die Unternehmen des Beiersdorf-Konzerns gemeinsam verantwortlich. Der Kern der Vereinbarung dieser gemeinsamen Feststellung besteht darin, dass die Beiersdorf AG, Deutschland, überwiegend für die Erfüllung datenschutzrechtlicher Informationspflichten und die Bereitstellung von Informationen über die gemeinsame Verarbeitung verantwortlich ist. Es kann sein, dass wir dein Kandidatenprofil an andere Recruiting-Teams im Beiersdorf Konzern weitergeben, wenn du diese Option im Bewerbungsformular ausgewählt hast. Du kannst die Sichtbarkeitsoptionen deines Profils einstellen, indem du auswählst, ob dein Profil für das Recruiting-Team, das an deiner aktuellen Bewerbung beteiligt ist, oder für die Recruiting-Teams innerhalb des Beiersdorf Konzerns weltweit sichtbar sein soll. Wenn du nicht mehr für relevante Stellenangebote berücksichtigt werden möchtest, kannst du die Löschung deines Kandidatenprofils beantragen oder die Self-Service-Funktion nutzen.

Darüber hinaus können personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf der Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO oder anderen anwendbaren Gesetzen, insbesondere von Anbietern von Systemen für das Bewerbermanagement und Auswahlverfahren, verarbeitet werden. Wir geben keine Daten an Dritte weiter, die keinen Bezug zu unserem Bewerbungsmanagement und unseren Bewerbungsverfahren oder anderen Anwendungsfällen haben, die wir in dieser Datenschutzerklärung beschreiben. 

Gegebenenfalls können solche Übermittlungen die Übermittlung personenbezogener Daten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union / des Europäischen Wirtschaftsraums beinhalten. Mit diesen Empfängern wurden Standardvertragsklauseln (aus dem Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 vom 4. Juni 2021) geschlossen, es sei denn, sie haben ihren Sitz in Ländern mit einem Angemessenheitsbeschluss gemäß Artikel 45 DSGVO (eine Liste dieser Länder findest du unter: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en) oder die DSGVO sieht eine Ausnahme nach Artikel 49 DSGVO vor. Erfolgt die Übermittlung in diesem Zusammenhang an einen Empfänger, der für uns als Auftragsverarbeiter tätig wird (d. h. personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet), ist das zweite Modul (Übermittlung vom Verantwortlichen zum Auftragsverarbeiter) der Standardvertragsklauseln relevant; Erfolgt die Übertragung an Verantwortliche Dritter, so ist Modul Eins (Übertragung vom Verantwortlichen zum Verantwortlichen) relevant. Für den Fall, dass die Übermittlungen von einem Dienstleister, den wir als Auftragsverarbeiter beauftragt haben, an einen Unterauftragsverarbeiter durchgeführt werden, kann Modul Drei (Übertragung von Auftragsverarbeiter zu Auftragsverarbeiter) Anwendung finden, um solche Übertragungen zu regeln.

Um eine Kopie der Standardvertragsklauseln anzufordern (soweit wir uns auf solche stützen), kannst du dich an uns wenden (siehe Abschnitt „Datenverantwortlicher und Kontaktdaten“). Bitte beachte, dass solche Kopien in dem Umfang geschwärzt werden können, der zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen erforderlich ist.

Weitere Empfänger findest du im allgemeinen Abschnitt 1.4 der Allgemeinen Datenschutzerklärung. 

Im Falle einer gesetzlichen Verpflichtung behalten wir uns das Recht vor, Informationen über dich offenzulegen, wenn wir zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen verpflichtet sind, diese an zuständige Behörden oder Strafverfolgungsbehörden weiterzugeben, oder dies zur Wahrung unserer Rechte erforderlich ist.

Je nachdem, wo du dich befindest oder wo sich das Unternehmen befindet, bei dem du dich bewirbst, hast du die folgenden Rechte in Bezug auf deine personenbezogenen Daten. Wenn das Unternehmen im Europäischen Wirtschaftsraum ansässig ist, hast du diese Rechte, sofern die einschlägigen gesetzlichen Anforderungen der DSGVO erfüllt sind. 

5.1. Recht auf Auskunft

Du kannst Auskunft über deine personenbezogenen Daten verlangen (allgemein bekannt als Antrag auf Zugang zu personenbezogenen Daten). Du kannst dieses Recht ausüben, indem du dich unter den oben genannten Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen an uns wendest.

5.2. Recht auf Berichtigung und Löschung

Wenn du die uns zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten aktualisieren möchtest, kannst du uns eine E-Mail an RC[at]beiersdorf.com senden oder du änderst die Daten selbst in der entsprechenden Anwendung in deinem Kandidatenprofil. Unter bestimmten Voraussetzungen kannst du von uns die Löschung deiner personenbezogenen Daten verlangen.

5.3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter bestimmten Voraussetzungen hast du das Recht, die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten einzuschränken, z. B. wenn du möchtest, dass wir die Richtigkeit deiner personenbezogenen Daten überprüfst. Du kannst die Sichtbarkeit deines Profils jederzeit anpassen oder dich von Benachrichtigungen abmelden.

5.4. Recht auf Datenübertragbarkeit

Unter bestimmten Voraussetzungen hast du das Recht, die dich betreffenden personenbezogenen Daten, die du uns bereitgestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

5.5. Widerspruchsrecht

Wenn wir deine Daten zur Wahrung berechtigter Interessen verarbeiten, kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen. Weitere Informationen findest du im Abschnitt „Widerspruch oder Widerruf deiner Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten“.

5.6. Recht auf Widerruf der Einwilligung

Du hast das Recht, die Einwilligung, die wir von dir erhalten haben, jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der Einwilligung vor deren Widerruf nicht berührt. Weitere Informationen findest du im Abschnitt „Widerspruch oder Widerruf deiner Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten“.

Um deine Rechte auszuüben, kannst du dich an uns wenden (siehe Abschnitt „Datenverantwortlicher und Kontaktdaten“) oder dich in deinem Kandidatenprofil einloggen und die Self-Service-Funktion zur Berichtigung, Löschung und zum Zugriff auf deine Profildaten nutzen.

Deine personenbezogenen Daten werden in der Regel nur so lange gespeichert, bis die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben (oder anderweitig verarbeitet) wurden, nicht mehr erforderlich sind.

Wir bewahren deine Kandidatenprofildaten so lange auf, wie dein Kandidatenprofil aktiv ist. Wir löschen dieses Profil und die damit verbundenen Kandidatenprofildaten nach 12 Monaten Inaktivität. Daten aus Bewerbungsformularen, Bewerbungsunterlagen, Daten aus dem Online-Assessment, Referenzdaten und öffentliche berufliche Daten zu einer bestimmten Bewerbung werden für 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsprozesses in Bezug auf eine bestimmte Bewerbung aufbewahrt und danach gelöscht. 

Wir bewahren deine personenbezogenen Daten in diesem Zeitraum auch dann auf, wenn es ein relevantes Stellenangebot gibt, für das du ein geeigneter Kandidat bist, und du die Sichtbarkeit deines Kandidatenprofils, wie in 4 Weitergabe von Daten beschrieben, festgelegt hast. Darüber hinaus kannst du die Löschung deines Kandidatenprofils oder die Rücknahme deiner Bewerbung beantragen, indem du dich an unsere Recruiting-Experten unter RC[at]Beiersdorf.com wendest.

Personenbezogene Daten können ausnahmsweise länger gespeichert werden, wenn ihre Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung – einschließlich der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen – erforderlich ist, der wir unterliegen, oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Du kannst auf dein Kandidatenprofil und die dort gespeicherten Informationen über den Link zugreifen, den du in unseren E-Mails erhalten hast. Du kannst dich auch im Menü deines Kandidatenprofils vom Beiersdorf Job Agent abmelden, um keine Informationen mehr zu aktuellen Stellenausschreibungen zu erhalten.

Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung können wir deine personenbezogenen Daten im Rahmen des anschließenden Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der geltenden gesetzlichen Bestimmungen speichern. Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung für Beschäftigte, die wir dir bei der Annahme der Stelle oder während deines Onboardings zur Verfügung stellen.

Wenn du deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO oder eine gleichwertige Grundlage nach geltendem Recht) zur Verarbeitung deiner Daten erteilt hast, kannst du deine Einwilligung jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten, nachdem du uns diesen übermittelt hast. Wir verarbeiten diese Daten dann künftig nicht mehr. 

Wenn wir die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten auf berechtigte Interessen stützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO oder die entsprechende Grundlage nach geltendem Recht), kannst du der Verarbeitung widersprechen. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrages mit dir erforderlich ist und von uns im Abschnitt Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung entsprechend beschrieben wird. Wenn du einen solchen Widerspruch ausübst, bitten wir dich, die Gründe zu erläutern, warum wir deine personenbezogenen Daten nicht weiter verarbeiten sollten. Im Falle deines berechtigten Widerspruchs werden wir die Sachlage prüfen und die Datenverarbeitung entweder einstellen oder anpassen oder dich auf unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe hinweisen, auf deren Grundlage wir die Verarbeitung fortsetzen werden.

Wenn du dich außerhalb der Europäischen Union/des EWR befindest oder dich auf eine Stelle außerhalb der Europäischen Union/des EWR bewirbst, lies bitte auch die für diese Region geltende Datenschutzinformation. Eine Übersicht findest du hier: https://www.beiersdorf.com/career/local/en/privacy-statement-recruitment/overview.

Im Falle eines Widerspruchs zwischen dem Inhalt dieser Datenschutzinformation und der jeweils geltenden regionalen Fassung hat letztere Vorrang.

This Privacy Notice, also referred to as Data Privacy Policy explains how the Beiersdorf group of companies (each Beiersdorf entity being "we", "us", "our") process your personal data when you apply for a position advertised by us. It also describes your data protection rights, including the right to object to some of Beiersdorf’s processing operations.

For more information on your rights and how you can exercise them, please refer to the section “Legal rights in relation to personaldata and how to exercise them”.

Where applicable, this Privacy Notice supplements our existing General Privacy Notice, which gives you specific information on how we process personal data obtained from you when visiting our website and when we process your personal data in relation to non-application-specific topics.

For certain regions, we provide supplementary information about our use and processing of your personal data in accordance with the laws of the respective jurisdictions. If you reside in or work from any of these regions, please also review the respective annexes (see also section 8. Supplementary information for certain regions).

1. Data controller and contact details
2. Collection of personal data
3. Purposes of and legal bases for processing
4. Data Sharing
5. Legal rights in relation to personal data and how to exercise them
   5.1. Right of access
   5.2. Right to rectification and erasure
   5.3. Right to restriction of processing
   5.4. Right to data portability
   5.5. Right to object
   5.6. Right to withdraw consent
   
6. Data retention
7. Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data
8. Supplementary Information for Certain Regions

Responsible for the processing of personal data within the meaning of Article 4 (7) of the General Data Protection Regulation ("GDPR") or the equivalent under applicable data protection laws is the company stated in the job application and with regard to global HR management and management of global HR systems, Beiersdorf AG, Beiersdorfstraße 1-9, 22529 Hamburg, Germany, Tel.: +49 40 4909-0, E-Mail: dataprotection[at]Beiersdorf.com.

You can find the contact details of the Data Protection Officers of the Beiersdorf affiliates in Germany under the following link: https://www.beiersdorf.de/meta-pages/datenschutzerklaerung/beiersdorf-datenschutzbeauftragter-webseite.

Within the recruitment process, we collect and store the following categories of personal data about you:

• Data which you have provided to us in your candidate profile, including first and last name, gender, nationality, address, country, e-mail, phone number ("Candidate Profile Data").
• Data which you have entered on our candidate application form, including desired annual salary, your motivation, information about disabilities (if and to the extent that it is relevant for the job offered) ("Application Form Data").
• Data which you have provided to us in your application documents (curriculum vitae CV, cover letter) including work experience, qualifications and language skills ("Application Documents Data").
• Data from online assessments (e.g. personality tests, cognitive ability tests) and video interviews (if applicable) ("Online Assessment Data").
• Data provided to us by your referees (if applicable). These are reference points that you have given us to contact ("Referee Data").

During the recruitment we may evaluate the results of cognitive ability tests using relevant reference groups considering your profession and level of experience.

We collect personal data directly from you or from our external partners, e.g. headhunters. We can also obtain information from professional social networks, such as LinkedIn, job boards and from other publicly accessible sources (only information relevant to your professional life) for the purposes of actively approaching you with job offers or for the purpose of confirming the accuracy of the information presented by you within the course of the application ("Public Professional Data").

Providing your personal data as part of the application process is voluntary. However, the provision of personal data that is marked as mandatory is necessary for the processing of your application or the conclusion of an employment contract with us.

If you provide personal data of another person (e.g. referees) to us, you should show them a copy of this Privacy Notice prior to providing us with their personal data. 

We process your personal data to make our hiring decision, operate our business and comply with our legal obligations. More specifically, we process your personal data for the purposes and rely on the legal bases set forth in the table below, subject to applicable data protection laws. Where relevant, the legitimate interest is included in the table below as well.

The relevant legal bases include:

• Processing necessary to take steps at your request prior to entering into a contract (i.e. processing necessary to make a hiring decision and enter into an employment contract with you) (Article 6 (1) b) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
• Compliance with legal obligations (Article 6 (1) c) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
• Legitimate interests (Article 6 (1) f) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
• Consent (Article 6 (1) a) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).

Where we process special categories of personal data (e.g. data concerning health) it will be justified by one of the abovementioned legal bases and one of the following additional conditions:

• The processing is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security, social protection law, as well as any other applicable law (Article 9 (2) b) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws). 
• The processing is necessary for the establishment, exercise or defense of legal claims (Article 9 (2) f) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
• In exceptional circumstances the processing may be carried out subject to your explicit consent (Article 9 (2) a) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
• The processing relates to personal data which are manifestly made public by you (Article 9 (2) e) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).

We may transfer your personal data to companies affiliated with us provided this is permissible within the scope of the purposes and legal bases outlined above. For the processing activities in our online recruiting system Beiersdorf Group companies are jointly responsible. The essence of the arrangement of this joint determination is that Beiersdorf AG, Germany, is predominantly responsible to fulfill information duties according to data protection law and provide information on the joint processing. We might share your candidate profile with other recruiting teams in the Beiersdorf Group if you chose this option in the application form. You can manage the visibility options of your profile by selecting whether your profile should be visible to the recruiting team involved in your current application or recruiting teams within the Beiersdorf Group worldwide. If you do not wish to be further considered for relevant job offerings, you can request the deletion of your candidate profile or use the self-service function.

Furthermore, personal data may be processed on our behalf on the basis of data processing agreements pursuant to Article 28 GDPR, or other applicable laws, especially by providers of systems for candidate management and selection procedures. We do not share data with third parties that have no reference to our application management and application procedures or other use cases we describe in this privacy notice. 

Where applicable such transfers may involve the transfer of personal data to recipients outside the European Union / European Economic Area. Standard contractual clauses (from the implementing decision (EU) 2021/914 of 4 June 2021) have been concluded with these recipients, unless they are based in countries with an adequacy decision pursuant to Article 45 GDPR (a list of these countries is available at: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en) or GDPR provides for an exception under Article 49 GDPR. Where the transfer in this context is made to a recipient acting as a processor for us (i.e., processing personal data on our behalf), Module Two (transfer from controller to processor) of the standard contractual clauses is relevant; where the transfer is made to third party controllers, Module One (transfer from controller to controller) is relevant. In case the transfers are carried out by a service provider, which we have engaged as a processor, to a sub-processor, Module Three (transfer from processor to processor) may be implemented to govern such transfers.

To request a copy of standard contractual clauses (to the extent we rely on such) you may contact us (see section "Data controller and contact details"). Please note that such copy may be redacted to the extent necessary to protect business secrets or other confidential information.

Further recipients can be found in the general recipients section 1.4 of the General Data Privacy Policy.

In the event of a legal obligation, we reserve the right to disclose information about you if we are required to surrender it to competent authorities or law enforcement bodies to comply with legal obligations or this is necessary to safeguard our rights.

Depending on where you are located or the location of the entity to which you are applying, you have the following rights in relation to your personal data. If the entity is located in the European Economic Area, you have these rights provided that the relevant legal requirements under GDPR are met.

5.1. Right of access

You can request information about your personal data (commonly known as data subject access request). You can exercise this right by contacting us under the above mentioned contact details of the controller.

5.2. Right to rectification and erasure

If you wish to update the personal data provided to us, you can send us an email to RC[at]Beiersdorf.com or you modify the data yourself in the relevant application within your candidate profile. Under certain conditions, you can ask us to erase your personal data. 

5.3. Right to restriction of processing

Under certain conditions you have the right to restrict the processing of your personal data, e.g. when you want us to verify the accuracy of your personal data. You can adjust the visibility of your profile at any time or opt out of notifications.

5.4. Right to data portability

Under certain conditions you have the right to receive the personal data concerning you which you provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format.

5.5. Right to object

If we process your data to protect legitimate interests, you may object to such processing for reasons arising from your particular situation. For more information see section “Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data”.

5.6. Right to withdraw consent

You have the right to withdraw consent we have obtained from you at any time. The withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal. For more information see section “Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data”.

To exercise your rights, you may contact us (see section "Data controller and contact details") or log in to your Candidate Profile and use the self-service function for rectification, erasure and access to your account data.

Your personal data will generally only be stored until the personal data are no longer necessary in relation to the purposes for which they were collected (or otherwise processed). We will then no longer process this data in the future.

We retain your Candidate Profile Data for as long as your candidate profile is active. We delete such profile and related Candidate Profile Data after 12 months of inactivity. Application Form Data, Application Documents Data, Online Assessment Data, Referee Data and Public Professional Data regarding a specific application will be retained for 6 months after finalizing the recruitment process related to a specific application and deleted afterwards. 

We further retain your personal data in that period in case there is a relevant job offering for which you will be a fitting candidate and you set the visibility of your candidate profile as described in 4 Data sharing. In addition, you can request the deletion of your candidate profile or the withdrawal of your application by contacting our recruitment experts at RC[at]Beiersdorf.com.

As an exception, personal data may be stored longer where their processing is necessary for compliance with a legal obligation – including compliance with statutory retention periods – to which we are subject or for the establishment, exercise or defense of legal claims.

You can access your Candidate Profile and the information stored there via the link you received in our Mails. You can also unsubscribe from the Beiersdorf Job Agent and stop receiving information on current job postings in the menu of your candidate profile.

In case your application is successful we may store your personal data within the subsequent employment in compliance with the applicable legal regulations. More information can be found in the Privacy Notice for employees that we will provide to you on acceptance of the job or during your onboarding.

If you have given your consent (Article 6 (1) a) GDPR or the equivalent basis under applicable laws) to the processing of your data, you can withdraw your consent at any time. Such a withdrawal influences the permissibility of processing your personal data after you have given it to us.

If we base the processing of your personal data on legitimate interests (Article 6 (1) f) GDPR or the equivalent basis under applicable laws), you may object to the processing. This is the case if processing is not necessary in particular to fulfil a contract with you, which is described by us in the Section Purposes of and Legal Bases for Processing. When exercising such objection, we ask you to explain the reasons why we should not process your personal data as we have done. In the event of your justified objection, we will examine the situation and either stop or adjust data processing or point out to you our compelling reasons worthy of protection, on the basis of which we will continue processing.

If you are located or are applying to work outside of the European Union/EEA, please also review the Privacy Notice applicable to your region. An overview is available here: https://www.beiersdorf.com/career/local/en/privacy-statement-recruitment/overview. 

In the event of conflict between the content of this Privacy Notice and the applicable regional version, the latter shall prevail.