INFORMATIVA SULLA PRIVACY PER I CANDIDATI (SELEZIONE DEL PERSONALE)

English version below

La presente informativa sul trattamento dei dati, nota anche come informativa sulla privacy o informativa sulla protezione dei dati personali, spiega come il gruppo di società Beiersdorf (ogni entità appartenente al gruppo Beiersdorf – più avanti "noi", "ci", "nostro") elabora i tuoi dati personali quando ti candidi per una posizione da noi pubblicata. Questo documento descrive inoltre i tuoi diritti in materia di protezione dei dati, incluso il diritto di opporti ad alcune delle operazioni di trattamento da parte di Beiersdorf.

Per ulteriori informazioni sui tuoi diritti e su come esercitarli, consulta la sezione "Diritti legali in relazione ai dati personali e modalità di esercizio deglistessi".

Ove applicabile, la presente Informativa sulla privacy integra la nostra Informativa generale sulla privacy,  che fornisce informazioni specifiche su come trattiamo i dati personali ottenuti dall'utente quando visita il nostro sito web e quando trattiamo i dati personali dell'utente per motivi non strettamente legati alla candidatura.

Per alcune regioni, forniamo informazioni supplementari sull'utilizzo e il trattamento dei dati personali dell'utente in conformità con le leggi delle rispettive giurisdizioni. Se risiedi o lavori in una di queste regioni, consulta anche i rispettivi allegati (vedi anche la sezione 8). Informazioni supplementari per alcune regioni).

ELENCO DEI CONTENUTI

  1. Titolare del trattamento e dati di contatto
  2. Raccolta dei dati personali
  3. Finalità e basi giuridiche del trattamento
  4. Ambito di comunicazione dei dati personali
  5. Diritti legali in relazione ai dati personali e modalità di esercizio degli stessi
    5.1. Diritto di accesso
    5.2. Diritto di rettifica e cancellazione
    5.3. Diritto di limitazione del trattamento
    5.4. Diritto alla portabilità dei dati
    5.5. Diritto di opposizione
      5.6. Diritto di revoca del consenso
  6. Conservazione dei dati
  7. Opposizione o revoca del consenso al trattamento dei dati personali
  8. Informazioni supplementari per alcune regioni

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO E DATI DI CONTATTO

Il Titolare del trattamento dei dati personali ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 7, del Regolamento generale sulla protezione dei dati ("GDPR") è l'affiliata locale del gruppo Beiersdorf indicata nell’offerta di lavoro pubblicata.

Per quanto riguarda la gestione globale delle risorse umane e la gestione dei sistemi globali utilizzati per le attività di ricerca, selezione e gestione delle risorse umane è Beiersdorf AG, Beiersdorfstraße 1-9, 22529 Amburgo, Germania, Tel.: +49 40 4909-0, E-Mail: dataprotection[at]Beiersdorf.com.

I dati di contatto del Titolare del trattamento Beiersdorf AG ed altre affiliate situate in Germania son disponibili qui: Kontaktdaten der datenschutzbeauftragten der deutschen Beiersdorf-Gesellschaften | Beiersdorf.

Per quanto attiene alla affiliata locale ti informiamo che il Titolare del trattamento dei dati personali è: Beiersdorf S.p.A.; Via Eraclito 30, 20128 Milano, Italia. (vedi il Form di Contatto e i nostri crediti). Dati di contatto del responsabile per la protezione dei dati: DataProtectionItalia[at]Beiersdorf.com.

È altresì possibile contattare il Responsabile per la protezione dei dati inviando una richiesta ai dati di contatto del Titolare, come sopra indicati, specificando nell’oggetto “All'attenzione del "responsabile per la protezione dei dati”. 

2. RACCOLTA DEI DATI PERSONALI

Nell'ambito del processo di ricerca e selezione del personale, raccogliamo e conserviamo le seguenti categorie di dati personali su di te:

  • Dati che ci hai fornito nel tuo profilo di candidato, inclusi nome e cognome, sesso, nazionalità, indirizzo, paese, e-mail, numero di telefono ("Dati del profilo del candidato").
  • Dati che hai inserito nel nostro modulo di candidatura, tra cui lo stipendio annuo desiderato, la tua motivazione, eventuali informazioni sulle disabilità (se e nella misura in cui sono rilevanti per il lavoro offerto e se inserite opzionalmente e volontariamente) ("Dati del modulo di candidatura").
  • Dati che ci hai fornito nei documenti di candidatura (curriculum vitae, CV, lettera di presentazione), tra cui informazioni relative a esperienze lavorative pregresse, qualifiche e competenze linguistiche ("Dati dei documenti di candidatura").
  • Dati provenienti da valutazioni online (ad es. test della personalità, test di capacità cognitiva) e interviste video (se applicabili) ("Dati di valutazione online").
  • Dati forniti dai tuoi referenti (se applicabile). Si tratta di punti di riferimento / punti di contatto che ci hai fornito per avere delle referenze su di te ("Dati di referenza"). 

Durante le fasi di selezione possiamo valutare i risultati dei test di abilità cognitiva da te effettuati utilizzando gruppi di riferimento che siano pertinenti in considerazione della tua professione e del tuo livello di esperienza.

Raccogliamo i dati personali direttamente da te o dai nostri partner esterni, ad esempio head hunters. Possiamo anche ottenere informazioni da social network professionali, come LinkedIn, bacheche di lavoro e da altre fonti accessibili al pubblico (solo informazioni rilevanti per la tua vita professionale) allo scopo di contattarti attivamente con offerte di lavoro o allo scopo di confermare l'accuratezza delle informazioni da te presentate nel corso della candidatura ("Dati professionali pubblici").

Il conferimento dei dati personali nell'ambito del processo di candidatura è volontario. Tuttavia, il conferimento di dati personali contrassegnati come obbligatori è necessario per processare la tua candidatura e permetterti di proseguire nel processo di selezione ed eventualmente concludere un contratto di lavoro con noi.

Se l'interessato ci fornisce dei dati personali di un'altra persona (ad esempio i dati di contatto dei referenti da cui ottenere delle referenze), deve mostrare loro una copia della presente informativa sulla privacy prima di fornirci i loro dati personali.

3. FINALITÀ E BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO

Trattiamo i tuoi dati personali per selezionare le nostre risorse, decidere di procedere con l’assunzione e quindi concludere un contratto di lavoro, gestire la nostra attività e rispettare i nostri obblighi legali. Più specificamente, trattiamo i tuoi dati personali per le finalità e nel rispetto delle basi giuridiche indicate nella tabella sottostante, nel rispetto delle leggi applicabili in materia di protezione dei dati.

Le basi giuridiche pertinenti comprendono: 

  • Trattamento necessario per adottare misure su richiesta dell'interessato prima della stipula di un contratto (ad esempio, trattamento necessario per prendere una decisione di assunzione e stipulare un contratto di lavoro con l'interessato) (articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR).
  • Rispetto degli obblighi di legge (articolo 6, paragrafo 1, lettera c) del GDPR).
  • Interessi legittimi del Titolare del trattamento (articolo 6, paragrafo 1, lettera f) del GDPR).
  • Consenso dell’interessato (articolo 6, paragrafo 1, lettera a) del GDPR).

L’eventuale trattamento di categorie particolari di dati personali (ad es. dati relativi alla salute) è giustificato da una delle basi giuridiche sopra menzionate e da una delle seguenti condizioni aggiuntive:

  • il trattamento è necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del Titolare del trattamento o dell'interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nella misura in cui sia autorizzato dal diritto dell'Unione o degli Stati membri o da un contratto collettivo ai sensi del diritto degli Stati membri, in presenza di garanzie appropriate per i diritti fondamentali e gli interessi dell'interessato (articolo 9, paragrafo 2, lettera b) del GDPR).
  • il trattamento è necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria (articolo 9, paragrafo 2, lettera f) del GDPR).
  • in circostanze eccezionali, il trattamento può essere effettuato se l'interessato ha prestato il proprio consenso esplicito al trattamento di tali dati personali per una o più finalità specifiche (articolo 9, paragrafo 2, lettera a) del GDPR).
  • il trattamento riguarda dati personali resi manifestamente pubblici dall'interessato (articolo 9, paragrafo 2, lettera e) del GDPR).
Finalità del trattamento Base giuridica Interesse legittimo (se pertinente) Categorie di dati personali
Per comunicare con l'interessato nell'ambito del processo di selezione. Adottare misure su richiesta dell'interessato prima di stipulare un contratto. Non applicabile ("N/A") Dati del profilo del candidato
Per valutare la tua candidatura per il lavoro per cui ti sei candidato, per prendere una decisione relativa all’assunzione (ossia per valutare se offrirti un impiego) e per inviare il contratto di lavoro se un'offerta viene accettata. (i) rispetto degli obblighi legali (ad esempio assicurarci di non discriminare illegalmente nelle nostre decisioni di assunzione) o (ii) adottare misure su richiesta dell'interessato prima di stipulare un contratto nei casi in cui il punto (i) di cui sopra non si applichi. Non applicabile ("N/A") Dati del profilo del candidato, dati del modulo di candidatura, dati dei documenti di candidatura, dati di referenza
Per prendere in considerazione adeguamenti al processo di selezione in caso di disabilità del candidato.

Consenso

Nel caso in cui l'interessato volontariamente ci fornisca l'informazione di essere affetto da una forma di disabilità, elaboriamo questa informazione solo nella misura in cui ciò sia necessario ai fini dell'adempimento degli obblighi a cui siamo soggetti e dell'esercizio dei diritti dell'interessato o del Titolare nell'ambito del diritto del lavoro, della sicurezza sociale e del diritto della protezione sociale.

Non applicabile ("N/A") Dati del modulo di candidatura, dati dei documenti di candidatura

Per verificare le tue qualifiche e la tua idoneità per il lavoro per cui ti sei candidato (come consentito dalla legge applicabile e necessario per la posizione specifica). Possiamo utilizzare dei software (incluso l’utilizzo dell'intelligenza artificiale) che ci aiutano a estrarre le competenze dal tuo CV e a valutare se corrispondono ai requisiti previsti per il lavoro a cui ti sei candidato.

In casi eccezionali, possiamo anche fare affidamento su informazioni professionali disponibili su social network professionali, bacheche di lavoro e altre fonti accessibili al pubblico per questa finalità.

Interesse legittimo del Titolare del trattamento.  

Nel caso in cui in questo contesto vengano trattate categorie speciali di dati personali disponibili su social network professionali, bacheche di lavoro e altre fonti accessibili al pubblico, il trattamento sarà limitato ai dati che sono stati manifestamente resi pubblici dall'interessato.

 Abbiamo un legittimo interesse a trovare candidati adatti per le nostre posizioni vacanti.  Dati del profilo del candidato, dati del modulo di candidatura, dati dei documenti di candidatura, dati di referenza, dati professionali pubblici

Effettuare dei test al fine di valutare la tua idoneità a un ruolo.

Nota: la partecipazione a un test della personalità è volontaria.

In caso contrario, i test vengono generalmente eseguiti solo per ruoli specifici (come il test di capacità cognitiva).

(i) il consenso o (ii) l'adozione di misure su richiesta dell'interessato prima della stipula di un contratto.  

Trattiamo categorie particolari di dati personali in questo contesto solo nella misura in cui (i) abbiamo ottenuto il tuo consenso esplicito e/o (ii) il trattamento è necessario ai fini dell'adempimento degli obblighi e dell'esercizio dei diritti (tuoi o nostri) nel campo del diritto del lavoro, della sicurezza sociale e della protezione sociale.

Non applicabile ("N/A") Dati del profilo del candidato, dati di valutazione online

Per contattarti nel caso in cui ci siano opportunità di carriera (alternative) presso di noi e/o presso il gruppo di società Beiersdorf.

Nota: puoi limitare la visibilità del tuo profilo di candidato al team coinvolto nella tua attuale candidatura o concederlo ai reclutatori / selezionatori di Beiersdorf in tutto il mondo.

Consenso  

Per quanto riguarda il trattamento di informazioni professionali su social network professionali, bacheche di lavoro e altre fonti accessibili al pubblico: qualora tale trattamento includa il trattamento di categorie speciali di dati personali, il trattamento è limitato a tali dati che sono stati manifestamente resi pubblici da te.

 Non applicabile ("N/A") Dati del profilo del candidato, dati del modulo di candidatura, dati dei documenti di candidatura, dati professionali pubblici
Potremmo contattarti in modo proattivo sulla base delle informazioni professionali disponibili su di te su social network professionali, bacheche di lavoro e altre fonti accessibili pubblicamente.

(i) Interesse legittimo o (ii) consenso laddove abbiamo ottenuto il consenso per questa finalità.  

Per quanto riguarda il trattamento di informazioni professionali su social network professionali, bacheche di lavoro e altre fonti accessibili al pubblico: qualora tale trattamento includa il trattamento di categorie speciali di dati personali, il trattamento è limitato a tali dati che sono stati manifestamente resi pubblici da te.

 Abbiamo un legittimo interesse a trovare candidati idonei per le nostre posizioni vacanti e per altre entità del gruppo Beiersdorf. Dati professionali pubblici
Per chiederti un feedback sulla tua esperienza durante il processo di selezione. Consenso Non applicabile ("N/A") Dati del profilo del candidato
Per salvaguardare i nostri diritti.

(i) Interesse legittimo o (ii) laddove il trattamento sia necessario per il nostro regolare esercizio dei diritti in procedure giudiziarie, amministrative o arbitrali.  

Trattiamo categorie particolari di dati personali in questo contesto solo nella misura in cui ciò sia necessario ai fini dell'accertamento, dell'esercizio e della difesa di rivendicazioni legali.

 Abbiamo un legittimo interesse all'istituzione, all'esercizio e alla difesa di rivendicazioni legali. Dati del profilo del candidato, dati del modulo di candidatura, dati dei documenti di candidatura, dati di referenza, dati di valutazione online, dati professionali pubblici
Per adempiere agli obblighi legali a cui siamo soggetti (ad es. derivanti dalla normativa fiscale, dal diritto del commercio estero o da normative applicabili che prevedono specifiche sanzioni in caso di mancata adempienza).

(i) Adempimento di obblighi di legge o (ii) interesse legittimo laddove non si applichi la base giuridica del rispetto di obblighi di legge.

In questo contesto, trattiamo categorie particolari di dati personali solo nella misura necessaria ai fini dell'adempimento degli obblighi e dell'esercizio dei diritti (dell'utente o nostri) nell'ambito del diritto del lavoro, della sicurezza sociale e della protezione sociale.

 Abbiamo un legittimo interesse a rispettare gli obblighi legali a cui siamo soggetti, ovvero a evitare le sanzioni che potrebbero derivare dal mancato rispetto della legge applicabile. Dati del profilo del candidato, dati del modulo di candidatura, dati di documenti di candidatura, dati di referenza, dati di valutazione online, dati professionali pubblici
Per una qualsiasi delle finalità sopra elencate, potrebbe essere necessario trasferire i dati ad altre società appartenenti al gruppo Beiersdorf.  (i) Consenso laddove l'attività di trattamento pertinente sopra elencata si basi sul consenso dell’interessato o (ii) adozione di misure su richiesta dell'interessato prima di stipulare un contratto o (iii) interessi legittimi laddove (i) e (ii) non si applichino. Noi, in quanto parte del gruppo di società Beiersdorf, abbiamo un legittimo interesse a trasferire i tuoi dati personali all'interno del nostro gruppo per scopi amministrativi interni, laddove ciò sia necessario ai fini di un reclutamento efficace. Dati del profilo del candidato, dati del modulo di candidatura, dati dei documenti di candidatura, dati di referenza, dati di valutazione online, dati professionali pubblici

 

4. AMBITO DI COMUNICAZIONE DEI DATI PERSONALI

Possiamo trasferire i dati personali dell'interessato a società a noi affiliate, a condizione che ciò sia consentito nell'ambito delle finalità e delle basi giuridiche sopra descritte. Per le attività di trattamento dati nel nostro sistema di reclutamento online, le società del Gruppo Beiersdorf sono corresponsabili. L'essenza dell'accordo di questa determinazione congiunta è che Beiersdorf AG, Germania, è principalmente responsabile dell'adempimento degli obblighi di informazione ai sensi della legge sulla protezione dei dati e della fornitura di informazioni sul trattamento congiunto. Potremmo condividere il tuo profilo di candidato con altri team di reclutamento del Gruppo Beiersdorf se hai scelto questa opzione nel modulo di candidatura. Puoi gestire le opzioni di visibilità del tuo profilo scegliendo di rendere il tuo profilo visibile solamente al team di reclutamento coinvolto nella tua attuale candidatura oppure puoi decidere di renderlo accessibile ai team di reclutamento all'interno del Gruppo Beiersdorf, in tutto il mondo. Se non desideri essere ulteriormente preso in considerazione per altre offerte di lavoro che potrebbero essere corrispondenti al tuo profilo, puoi chiedere la cancellazione del tuo profilo di candidato o utilizzare la funzione self-service.").

Inoltre, sulla base di accordi sul trattamento dei dati ai sensi dell'articolo 28 del GDPR, i dati personali possono essere trattati per nostro conto da soggetti terzi, in particolare da fornitori di sistemi per la gestione dei candidati e le procedure di selezione. Non condividiamo i dati con terze parti che non hanno alcun ruolo nella gestione delle candidature o che non collaborano con il Titolare del trattamento per adempiere le finalità indicate nel presente documento / per altri casi d'uso descritti nella presente informativa sulla privacy.

Ove applicabile, tali trasferimenti di dati possono comportare il trasferimento di dati personali a destinatari situati al di fuori dell'Unione Europea/Spazio Economico Europeo. In tal caso, con  questi destinatari sono state stipulate clausole contrattuali standard (dalla decisione di esecuzione (UE) 2021/914 del 4 giugno 2021), a meno che tali terzi non abbiano sede in Paesi per i quali sia stata emessa una decisione di adeguatezza ai sensi dell'articolo 45 del GDPR (un elenco di questi paesi è disponibile all'indirizzo: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en), oppure nel caso in cui il GDPR preveda un'eccezione ai sensi  dell'articolo 49 GDPR. Nel caso in cui il trasferimento di dati in questo contesto sia effettuato a un destinatario che agisce in qualità di Responsabile del trattamento per nostro conto (ossia che elabora i dati personali per nostro conto), è rilevante il modulo due delle clausole contrattuali standard (trasferimento da Titolare a Responsabile del trattamento); se il trasferimento viene effettuato a Titolari del trattamento che operano quali distinte e indipendenti terze parti, è rilevante il modulo uno (trasferimento da Titolare del trattamento a Titolare del trattamento). Nel caso in cui i trasferimenti siano effettuati da un fornitore di servizi, che abbiamo incaricato in qualità di Responsabile del trattamento, a un Sub-Responsabile, il modulo tre (trasferimento da Responsabile del trattamento a Sub-Responsabile) può essere implementato per disciplinare tali trasferimenti.

Per richiedere una copia delle clausole contrattuali standard (nella misura in cui ci basiamo su di esse), l'interessato può contattarci ai dati di contatto indicati nella sezione "Titolare del trattamento dei dati e dati di contatto". Si prega di notare che tale copia può essere redatta nella misura necessaria per proteggere segreti aziendali o altre informazioni riservate.

Ulteriori destinatari sono disponibili nella sezione 1.4. dell' Informativagenerale sulla protezione dei dati.  

In caso di obbligo legale, ci riserviamo il diritto di fornire informazioni su di te se siamo tenuti a comunicarle alle autorità competenti o alle forze dell'ordine per adempiere agli obblighi di legge o se ciò è necessario per salvaguardare i nostri diritti.

5. DIRITTI LEGALI IN RELAZIONE AI DATI PERSONALI E MODALITA’ DI ESERCIZIO DEGLI STESSI

A seconda del luogo in cui ti trovi o dell'entità a cui ti stai candidando, potresti avere i seguenti diritti in relazione ai tuoi dati personali. Se l'entità ha sede nello Spazio economico europeo, l'utente gode di questi diritti, a condizione che siano soddisfatti i requisiti legali pertinenti ai sensi del GDPR.

5.1. Diritto di Accesso

Puoi richiedere informazioni sui tuoi dati personali (comunemente nota come richiesta di accesso ai dati). L'interessato può esercitare questo diritto contattandoci ai recapiti del Titolare del trattamento sopra indicati.

5.2. Diritto di rettifica e cancellazione

Se desideri aggiornare i dati personali che ci hai fornito, puoi inviarci un'e-mail a dataprotectionitalia[at]Beiersdorf.com oppure modificare tu stesso i dati all'interno del tuo profilo candidato. A determinate condizioni, l'interessato può chiederci di cancellare i propri dati personali. 

5.3. Diritto di limitazione del trattamento

A determinate condizioni, l'interessato ha il diritto di chiedere la limitazione del trattamento dei propri dati personali, ad esempio quando desidera che verifichiamo l'accuratezza dei suoi dati personali. Puoi regolare la visibilità del tuo profilo in qualsiasi momento o disattivare le notifiche.

5.4. Diritto alla portabilità dei dati

A determinate condizioni, l'interessato ha il diritto di ricevere i dati personali che lo riguardano e che ci ha fornito in precedenza, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da una macchina.

5.6. Diritto di revoca del consenso

L'interessato ha il diritto di revocare il consenso che abbiamo ottenuto da lui in qualsiasi momento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca. Per ulteriori informazioni, puoi consultare la sezione "Opposizione o revoca del consenso al trattamento dei datipersonali".

Per esercitare i tuoi diritti, puoi contattarci (vedi sezione "Titolare deltrattamento e dati di contatto") o accedere al tuo profilo candidato e utilizzare la funzione self-service per la rettifica, la cancellazione e l'accesso ai dati del tuo account.

6. CONSERVAZIONE DEI DATI

I tuoi dati personali saranno generalmente conservati solo fino a quando non saranno più necessari in relazione alle finalità per le quali sono stati raccolti (o altrimenti trattati).

Conserviamo i dati del profilo del candidato per tutto il tempo in cui il profilo del candidato è attivo. Cancelliamo tale profilo e i relativi dati del profilo del candidato dopo 12 mesi di inattività. I dati del modulo di candidatura, i dati dei documenti di candidatura, i dati della valutazione online, i dati delle referenze e i dati professionali pubblici relativi a una specifica candidatura saranno conservati per 12 mesi dopo aver finalizzato il processo di reclutamento relativo a una specifica candidatura e successivamente cancellati.

Conserviamo inoltre i tuoi dati personali per il periodo di tempo sopra indicato nel caso in cui ci sia un'offerta di lavoro pertinente per la quale risulterai un candidato adatto e se preventivamente avrai impostato la visibilità del tuo profilo di candidato come descritto al punto 4. Ambito di comunicazione dei dati personali. Inoltre, puoi richiedere la cancellazione del tuo profilo di candidato o il ritiro della tua candidatura contattando i nostri esperti di reclutamento all'indirizzo dataprotectionitalia[at]Beiersdorf.com.

In via eccezionale, i dati personali possono essere conservati più a lungo laddove il loro trattamento sia necessario per l'adempimento di un obbligo legale, incluso il rispetto dei periodi di conservazione previsti dalla legge, a cui siamo soggetti, o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

Puoi accedere al tuo profilo candidato e alle informazioni ivi memorizzate tramite il link che hai ricevuto nelle nostre e-mail. Puoi anche annullare l'iscrizione al job agent di Beiersdorf e smettere di ricevere informazioni sulle offerte di lavoro in corso: in tal caso puoi selezionare nel menu del tuo profilo candidato la funzione corrispondente.

Nel caso in cui la tua candidatura abbia esito positivo, potremmo conservare i tuoi dati personali nell'ambito del successivo rapporto di lavoro in conformità con le normative legali applicabili. Ulteriori informazioni sono disponibili nell'Informativa sulla privacy per i dipendenti che ti forniremo al momento dell'accettazione dell'incarico o durante l'onboarding.

7. OPPOSIZIONE E REVOCA DEL CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Se l'interessato ha fornito il proprio consenso (articolo 6, paragrafo 1, lettera a) del GDPR) al trattamento dei propri dati, può revocare il consenso in qualsiasi momento. Tale revoca influisce sull'ammissibilità del trattamento dei dati personali dell'interessato dopo che ci è stata comunicata.

Se basiamo il trattamento dei dati personali dell'interessato sul nostro interesse legittimo (articolo 6, paragrafo 1, lettera f) del GDPR), l'interessato può opporsi al trattamento. Ciò avviene nel caso in cui il trattamento non sia necessario, in particolare, per l'adempimento di un contratto stipulato con l'interessato, come descritto nella sezione Finalità e basi giuridiche del trattamento. Nell'esercitare tale obiezione, ti chiediamo di spiegare i motivi per cui non dovremmo trattare i tuoi dati personali come abbiamo fatto. In caso di obiezione giustificata da parte dell'interessato, esamineremo la situazione e interromperemo o modificheremo il trattamento dei dati o ti indicheremo i nostri motivi impellenti degni di protezione, sulla base dei quali continueremo il trattamento.

8. INFORMAZIONI SUPPLEMENTARI PER ALCUNE REGIONI

Se l'interessato si trova al di fuori dell'Unione Europea/SEE o si sta candidando per lavorare al di fuori dell'Unione Europea/SEE, si prega di consultare anche l'Informativa sulla privacy applicabile alla propria regione. Una panoramica è disponibile qui: https://www.beiersdorf.com/career/local/en/privacy-statement-recruitment/overview.  

In caso di conflitto tra il contenuto della presente Informativa sulla privacy e la versione regionale applicabile, prevarrà quest'ultima.

LIST OF CONTENT

  1. Data controller and contact details
  2. Collection of personal data
  3. Purposes of and legal bases for processing
  4. Data sharing
  5. Legal rights in relation to personal data and how to exercise them
    5.1. Right of access
    5.2. Right to rectification and erasure
    5.3. Right to restriction of processing
    5.4. Right to data portability
    5.5. Right to object
     5.6. Right to withdraw consent
  6. Data retention
  7. Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data
  8. Supplementary Information for Certain Regions

 

1.DATA CONTROLLER AND CONTACT DETAILS

Responsible for the processing of personal data within the meaning of Article 4 (7) of the General Data Protection Regulation ("GDPR") or the equivalent under applicable data protection laws is the company stated in the job application and with regard to global HR management and management of global HR systems, Beiersdorf AG, Beiersdorfstraße 1-9, 22529 Hamburg, Germany, Tel.: +49 40 4909-0, E-Mail: dataprotection[at]Beiersdorf.com.

You can find the contact details of the Data Protection Officers of the Beiersdorf affiliates under the following link: https://www.beiersdorf.de/meta-pages/datenschutzerklaerung/beiersdorf-datenschutzbeauftragter-webseite.

Regarding the local affiliate, we inform you that the Data Controller is: Beiersdorf S.p.A.; Via Eraclito 30, 20128 Milan, Italy.

Contact details of the data protection officer: DataProtectionItalia[at]Beiersdorf.com.

You may also contact the Data Protection Officer by sending a request to the Controller's contact details as indicated above, specifying in the subject line "To the attention of the "Data Protection Officer."

2. COLLECTION OF PERSONAL DATA

Within the recruitment process, we collect and store the following categories of personal data about you:

  • Data which you have provided to us in your candidate profile, including first and last name, gender, nationality, address, country, e-mail, phone number ("Candidate Profile Data").
  • Data which you have entered on our candidate application form, including desired annual salary, your motivation, information about disabilities (if and to the extent that it is relevant for the job offered) ("Application Form Data").
  • Data which you have provided to us in your application documents (curriculum vitae CV, cover letter) including work experience, qualifications and language skills ("Application Documents Data").
  • Data from online assessments (e.g. personality tests, cognitive ability tests) and video interviews (if applicable) ("Online Assessment Data").
  • Data provided to us by your referees (if applicable). These are reference points that you have given us to contact ("Referee Data").

During the recruitment we may evaluate the results of cognitive ability tests using relevant reference groups considering your profession and level of experience.

We collect personal data directly from you or from our external partners, e.g. headhunters. We can also obtain information from professional social networks, such as LinkedIn, job boards and from other publicly accessible sources (only information relevant to your professional life) for the purposes of actively approaching you with job offers or for the purpose of confirming the accuracy of the information presented by you within the course of the application ("Public Professional Data").

Providing your personal data as part of the application process is voluntary. However, the provision of personal data that is marked as mandatory is necessary for the processing of your application or the conclusion of an employment contract with us.

If you provide personal data of another person (e.g. referees) to us, you should show them a copy of this Privacy Notice prior to providing us with their personal data.

3. PURPOSES OF AND LEGAL BASES FOR PROCESSING

We process your personal data to make our hiring decision, operate our business and comply with our legal obligations. More specifically, we process your personal data for the purposes and rely on the legal bases set forth in the table below, subject to applicable data protection laws. Where relevant, the legitimate interest is included in the table below as well.

The relevant legal bases include:

  • Processing necessary to take steps at your request prior to entering into a contract (i.e. processing necessary to make a hiring decision and enter into an employment contract with you) (Article 6 (1) b) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • Compliance with legal obligations (Article 6 (1) c) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • Legitimate interests (Article 6 (1) f) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • Consent (Article 6 (1) a) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).

Where we process special categories of personal data (e.g. data concerning health) it will be justified by one of the abovementioned legal bases and one of the following additional conditions:

  • The processing is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security, social protection law, as well as any other applicable law (Article 9 (2) b) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws). 
  • The processing is necessary for the establishment, exercise or defense of legal claims (Article 9 (2) f) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • In exceptional circumstances the processing may be carried out subject to your explicit consent (Article 9 (2) a) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • The processing relates to personal data which are manifestly made public by you (Article 9 (2) e) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
Purpose of processing Legal basis Legitimate interest
(where relevant)		 Categories of personal data
To communicate with you within the recruitment process. Taking steps at your request prior to entering into a contract. Not applicable ("N/A") Candidate Profile Data
To assess your application for the job you applied for, to make a decision whether to offer you employment and to provide the employment contract if an offer is accepted. (i) Compliance with legal obligations (e.g., ensuring that we do not unlawfully discriminate in our hiring decisions) or (ii) taking steps at your request prior to entering into a contract where (i) does not apply. N/A Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data
To consider adjustments or accommodations for the recruitment process if you have a disability.

Consent

In case you voluntarily provide us with the information that you have a disability we process this information only to the extent this is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security and social protection law.

 N/A Application Form Data, Application Documents

To verify your qualifications and suitability for the job you applied for (as permitted under applicable law and necessary for the specific position). We may use software (including Artificial Intelligence) that assists us to extract skills from your CV and to evaluate whether they match with the job requirements.

In exceptional cases we may also rely on professional information available about you on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources for his purpose.

Legitimate interests.

Should any special categories of personal data on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources be processed in this context, this will be limited to such data which was manifestly made public by you.

 We have a legitimate interest to find suitable candidates for our vacancies. Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data, Public Professional Data

To carry out tests in order to assess your suitability for a role

Note: Participating in a personality test is voluntary.

Otherwise, tests are generally only carried out for specific roles (such as cognitive ability test).

(i) consent or (ii) taking steps at your request prior to entering into a contract

We process special categories of personal data in this context only to the extent (i) we received your explicit consent and/or (ii) that is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security and social protection law.

 N/A Candidate Profile Data, Online Assessment Data

To contact you in case there are (alternative) career opportunities with us and/or at the Beiersdorf group of companies.

Note: you can restrict the visibility of your candidate profile to the team involved in your current application or grant it to Beiersdorf’s recruiters worldwide.

Consent

In respect to the processing of professional information about you on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources: Should such processing include processing of special categories of personal data, the processing is limited to such data which was manifestly made public by you.

 N/A Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Public Professional Data
We may proactively approach you based on professional information available about you on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources.

(i) Legitimate interests or (ii) consent where we obtained consent for this purpose.

In respect to the processing of professional information about you on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources: Should such processing include processing of special categories of personal data, the processing is limited to such data which was manifestly made public by you.

 We have a legitimate interest in finding suitable candidates for our vacancies and other entities of the Beiersdorf group. Public Professional Data
To ask you for feedback about your experience with the recruitment process. Consent N/A Candidate Profile Data
To safeguard our rights.

(i) Legitimate interests or (ii) where processing is necessary for our regular exercise of rights in judicial, administrative or arbitration procedures.

We process special categories of personal data in this context only to the extend necessary for the purpose of establishment, exercise and defense of legal claims.

 We have a legitimate interest in the establishment, exercise and defense of legal claims. Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data, Online Assessment Data, Public Professional Data
To comply with legal obligations to which we are subject (e.g. deriving from tax law, foreign trade law or sanctions regulations).

(i) Compliance with legal obligations or (ii) legitimate interests where the compliance with legal obligations legal basis does not apply.

We process special categories of personal data in this context only to the extent that is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security and social protection law.

 We have a legitimate interest in complying with legal obligations to which we are subject, i.a. to avoid sanctions that may result from non-compliance. Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data, Online Assessment Data, Public Professional Data
For any of the above listed purposes it might be necessary to transfer data to other entities of the Beiersdorf group of companies. (i) Consent where the relevant processing activity listed above relies on consent or (ii) taking steps at your request prior to entering into a contract where (i) and (iii) do not apply or (iii) legitimate interests where (i) and (ii) do not apply. We, as part of the Beiersdorf group of companies, have a legitimate interest in transferring your personal data within the group for internal administrative purposes where this is necessary for the purposes of effective recruitment. Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data, Online Assessment Data, Public Professional Data

 

4. DATA SHARING

We may transfer your personal data to companies affiliated with us provided this is permissible within the scope of the purposes and legal bases outlined above. For the processing activities in our online recruiting system Beiersdorf Group companies are jointly responsible. The essence of the arrangement of this joint determination is that Beiersdorf AG, Germany, is predominantly responsible to fulfill information duties according to data protection law and provide information on the joint processing. We might share your candidate profile with other recruiting teams in the Beiersdorf Group if you chose this option in the application form. You can manage the visibility options of your profile by selecting whether your profile should be visible to the recruiting team involved in your current application or recruiting teams within the Beiersdorf Group worldwide. If you do not wish to be further considered for relevant job offerings, you can request the deletion of your candidate profile or use the self-service function.”).

Furthermore, personal data may be processed on our behalf on the basis of data processing agreements pursuant to Article 28 GDPR, or other applicable laws, especially by providers of systems for candidate management and selection procedures. We do not share data with third parties that have no reference to our application management and application procedures or other use cases we describe in this privacy notice.

Where applicable such transfers may involve the transfer of personal data to recipients outside the European Union / European Economic Area. Standard contractual clauses (from the implementing decision (EU) 2021/914 of 4 June 2021) have been concluded with these recipients, unless they are based in countries with an adequacy decision pursuant to Article 45 GDPR (a list of these countries is available at: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en) or GDPR provides for an exception under Article 49 GDPR. Where the transfer in this context is made to a recipient acting as a processor for us (i.e., processing personal data on our behalf), Module Two (transfer from controller to processor) of the standard contractual clauses is relevant; where the transfer is made to third party controllers, Module One (transfer from controller to controller) is relevant. In case the transfers are carried out by a service provider, which we have engaged as a processor, to a sub-processor, Module Three (transfer from processor to processor) may be implemented to govern such transfers.

To request a copy of standard contractual clauses (to the extent we rely on such) you may contact us (see section "Data controller and contact details"). Please note that such copy may be redacted to the extent necessary to protect business secrets or other confidential information.

Further recipients can be found in the general recipients section 1.4 of the General Data Privacy Policy. 

In the event of a legal obligation, we reserve the right to disclose information about you if we are required to surrender it to competent authorities or law enforcement bodies to comply with legal obligations or this is necessary to safeguard our rights.

5. LEGAL RIGHTS IN RELATION TO PERSONAL DATA AND HOW TO EXERCISE THEM

Depending on where you are located or the location of the entity to which you are applying, you may have the following rights in relation to your personal data. If the entity is located in the European Economic Area, you have these rights provided that the relevant legal requirements under GDPR are met.

5.1. Right of access

You can request information about your personal data (commonly known as data subject access request). You can exercise this right by contacting us under the above mentioned contact details of the controller.

5.2. Right to rectification and erasure

If you wish to update the personal data provided to us, you can send us an email to dataprotectionitalia[at]Beiersdorf.com or you modify the data yourself in the relevant application within your candidate profile. Under certain conditions, you can ask us to erase your personal data. 

5.3. Right to restriction of processing

Under certain conditions you have the right to restrict the processing of your personal data, e.g. when you want us to verify the accuracy of your personal data. You can adjust the visibility of your profile at any time or opt out of notifications.

5.4. Right to data portability

Under certain conditions you have the right to receive the personal data concerning you which you provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format.

5.6. Right to withdraw consent

You have the right to withdraw consent we have obtained from you at any time. The withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal. For more information see section “Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data”.

To exercise your rights, you may contact us (see section "Data controller and contact details") or log in to your Candidate Profile and use the self service function for rectification, erasure and access to your account data.

6. DATA RETENTION

Your personal data will generally only be stored until the personal data are no longer necessary in relation to the purposes for which they were collected (or otherwise processed).

We retain your Candidate Profile Data for as long as your candidate profile is active. We delete such profile and related Candidate Profile Data after 12 months of inactivity. Application Form Data, Application Documents Data, Online Assessment Data, Referee Data and Public Professional Data regarding a specific application will be retained for 12 months after finalizing the recruitment process related to a specific application and deleted afterwards.

We further retain your personal data in that period in case there is a relevant job offering for which you will be a fitting candidate and you set the visibility of your candidate profile as described in 4. Data sharing. In addition, you can request the deletion of your candidate profile or the withdrawal of your application by contacting our recruitment experts at dataprotectionitalia[at]Beiersdorf.com.

As an exception, personal data may be stored longer where their processing is necessary for compliance with a legal obligation – including compliance with statutory retention periods – to which we are subject or for the establishment, exercise or defense of legal claims.

You can access your Candidate Profile and the information stored there via the link you received in our Mails. You can also unsubscribe from the Beiersdorf Job Agent and stop receiving information on current job postings in the menu of your candidate profile.

In case your application is successful we may store your personal data within the subsequent employment in compliance with the applicable legal regulations. More information can be found in the Privacy Notice for employees that we will provide to you on acceptance of the job or during your onboarding.

7. OBJECTION OR WITHDRAWAL OF YOUR CONSENT TO THE PROCESSING OF PERSONAL DATA

If you have given your consent (Article 6 (1) a) GDPR or the equivalent basis under applicable laws) to the processing of your data, you can withdraw your consent at any time. Such a withdrawal influences the permissibility of processing your personal data after you have given it to us.

If we base the processing of your personal data on legitimate interests (Article 6 (1) f) GDPR or the equivalent basis under applicable laws), you may object to the processing. This is the case if processing is not necessary in particular to fulfil a contract with you, which is described by us in the Section Purposes of and Legal Bases for Processing. When exercising such objection, we ask you to explain the reasons why we should not process your personal data as we have done. In the event of your justified objection, we will examine the situation and either stop or adjust data processing or point out to you our compelling reasons worthy of protection, on the basis of which we will continue processing.

8. SUPPLEMENTARY INFORMATION FOR CERTAIN REGIONS

If you are located or are applying to work outside of the European Union/EEA, please also review the Privacy Notice applicable to your region. An overview is available here: https://www.beiersdorf.com/career/local/en/privacy-statement-recruitment/overview

In the event of conflict between the content of this Privacy Notice and the applicable regional version, the latter shall prevail.