Privacyverklaring Voor Kandidaten En Sollicitanten (Recruitment)

English version below

In deze Privacyverklaring, ook wel Privacybeleid genoemd, wordt uitgelegd hoe de Beiersdorf-bedrijvengroep (elke Beiersdorf-entiteit is "wij", "ons", "onze") uw persoonsgegevens verwerkt wanneer u solliciteert naar een functie die door ons wordt geadverteerd. Het beschrijft ook uw rechten op het gebied van gegevensbescherming, waaronder het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingsactiviteiten van Beiersdorf. 

Voor meer informatie over uw rechten en hoe u deze kunt uitoefenen, verwijzen wij u naar de sectie "Wettelijke rechten met betrekking tot persoonsgegevens en hoe deze uit te oefenen".

Indien van toepassing vormt deze Privacyverklaring een aanvulling op onze bestaande Algemene privacyverklaring, die u specifieke informatie geeft over hoe wij persoonsgegevens verwerken die wij van u hebben verkregen bij het bezoeken van onze website en wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken met betrekking tot onderwerpen die geen verband houden met uw sollicitatie.

Voor bepaalde regio's verstrekken we aanvullende informatie over ons gebruik en onze verwerking van uw persoonsgegevens in overeenstemming met de wetten van de respectieve rechtsgebieden. Als u in een van deze regio's woont of vanuit een van deze regio's werkt, lees dan ook de specifieke bijlagen (zie ook hoofdstuk 8. Aanvullende informatie voor bepaalde regio's).

LIJST VAN INHOUD

  1. Verwerkingsverantwoordelijke en contactgegevens
  2. Verzameling van persoonsgegevens
  3. Doeleinden van en rechtsgrondslagen voor de verwerking
  4. Gegevens delen
  5. Wettelijke rechten met betrekking tot persoonsgegevens en hoe deze uit te oefenen
     5.1. Recht van toegang
    5.2. Recht op rectificatie en wissen
    5.3. Recht op beperking van de verwerking
    5.4. Recht op gegevensoverdraagbaarheid
    5.5. Recht van bezwaar
    5.6. Recht om toestemming in te trekken
  6. Bewaring van gegevens
  7. Bezwaar of intrekking van uw toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens
  8. Aanvullende informatie voor bepaalde regio's

 

1. VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE EN CONTACTGEGEVENS

Verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in de zin van artikel 4, lid 7, van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG") of het equivalent daarvan onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming is het bedrijf dat wordt vermeld in de sollicitatie en met betrekking tot het wereldwijde HR-beheer en het beheer van wereldwijde HR-systemen, Beiersdorf AG, Beiersdorfstraße 1-9, 22529 Hamburg,  Duitsland, Tel.: +49 40 4909-0, E-Mail: dataprotection@Beiersdorf.com.

2. VERZAMELING VAN PERSOONSGEGEVENS

In het kader van het wervingsproces verzamelen en bewaren wij de volgende categorieën persoonsgegevens over u:

  • Gegevens die u ons hebt verstrekt in uw kandidaatprofiel, waaronder voor- en achternaam, geslacht, nationaliteit, adres, land, e-mail, telefoonnummer ("Gegevens van het kandidaatprofiel").
  • Gegevens die u hebt ingevuld op ons sollicitatieformulier, waaronder het gewenste jaarsalaris, uw motivatie, (indien en voor zover deze relevant zijn voor de aangeboden functie) ("Sollicitatieformuliergegevens").
  • Gegevens die u ons hebt verstrekt in uw sollicitatiedocumenten (curriculum vitae, cv, sollicitatiebrief), waaronder werkervaring, kwalificaties en taalvaardigheden ("Gegevens sollicitatiedocumenten").
  • Gegevens uit online assessments (bijv. persoonlijkheidstests, cognitieve capaciteitentests) en video-interviews (indien van toepassing) ("Online Assessment Data").
  • Gegevens die door uw referenten aan ons worden verstrekt (indien van toepassing). Dit zijn referentiepunten die u ons hebt gegeven om contact op te nemen ("Referentiegegevens").

Tijdens de werving kunnen we de resultaten van cognitieve capaciteitentests evalueren aan de hand van relevante referentiegroepen, rekening houdend met uw beroep en ervaringsniveau.

Wij verzamelen persoonsgegevens rechtstreeks van u of van onze externe partners, bijv. headhunters. We kunnen ook informatie verkrijgen van professionele sociale netwerken, zoals LinkedIn, vacaturesites en van andere openbaar toegankelijke bronnen (alleen informatie die relevant is voor uw professionele leven) met als doel u actief te benaderen met vacatures of om de juistheid van de door u in de loop van de sollicitatie gepresenteerde informatie te bevestigen ("Openbare Professionele Gegevens").

Het verstrekken van uw persoonsgegevens in het kader van de sollicitatieprocedure is vrijwillig. Het verstrekken van persoonsgegevens die als verplicht zijn gemarkeerd, is echter noodzakelijk voor de verwerking van uw sollicitatie of het sluiten van een arbeidsovereenkomst met ons.

Als u persoonsgegevens van een andere persoon (bijv. referenten) aan ons verstrekt, dient u hen een kopie van deze Privacyverklaring te laten zien voordat u ons hun persoonsgegevens verstrekt.

3. DOELEINDEN VAN EN RECHTSGRONDSLAGEN VOOR DE VERWERKING

Wij verwerken uw persoonsgegevens om onze wervingsbeslissing te nemen, ons bedrijf te runnen en te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Meer in het bijzonder verwerken wij uw persoonsgegevens voor de doeleinden en baseren wij ons op de rechtsgrondslagen die in de onderstaande tabel zijn uiteengezet, met inachtneming van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Waar relevant is het gerechtvaardigd belang ook in onderstaande tabel opgenomen.

De relevante rechtsgrondslagen zijn onder meer:

  • Verwerking die nodig is om op uw verzoek stappen te ondernemen voorafgaand aan het aangaan van een contract (d.w.z. verwerking die nodig is om een aanwervingsbeslissing te nemen en een arbeidsovereenkomst met u aan te gaan) (artikel 6 (1) b) AVG of de gelijkwaardige grondslag onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming).
  • Naleving van wettelijke verplichtingen (artikel 6, lid 1, onder c) van de AVG of de gelijkwaardige grondslag onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming).
  • Gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, onder f) van de AVG of de gelijkwaardige grondslag onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming).
  • Toestemming (artikel 6, lid 1, onder a) van de AVG of de gelijkwaardige grondslag onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming).

Wanneer wij bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerken (bijv. gegevens over gezondheid), wordt dit gerechtvaardigd door een van de bovengenoemde rechtsgrondslagen en een van de volgende aanvullende voorwaarden:

  • De verwerking is noodzakelijk voor het uitvoeren van de verplichtingen en het uitoefenen van de rechten van u of ons op het gebied van arbeidsrecht, sociale zekerheid, sociale bescherming en andere toepasselijke wetgeving (artikel 9 (2) b) AVG of de gelijkwaardige grondslag onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming).
  • De verwerking is noodzakelijk voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen (artikel 9, lid 2, onder f) van de AVG of een gelijkwaardige grondslag onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming).
  • In uitzonderlijke omstandigheden kan de verwerking worden uitgevoerd met uw uitdrukkelijke toestemming (artikel 9, lid 2, onder a) van de AVG of de gelijkwaardige grondslag onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming).
  • De verwerking heeft betrekking op persoonsgegevens die kennelijk door u openbaar zijn gemaakt (artikel 9, lid 2, onder e) van de AVG of de overeenkomstige grondslag onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming).
Doel van de verwerking Rechtsgrondslag Gerechtvaardigd belang
(indien van toepassing)             		 Categorieën van persoonsgegevens
Om met u te communiceren binnen het wervingsproces. Op uw verzoek stappen ondernemen voorafgaand aan het aangaan van een contract. Niet van toepassing ("N.v.t.") Gegevens kandidaatprofiel
Om uw sollicitatie voor de functie waarop u hebt gesolliciteerd te beoordelen, om een beslissing te nemen om u een baan aan te bieden en om de arbeidsovereenkomst te verstrekken als een aanbod wordt geaccepteerd. (i) Naleving van wettelijke verplichtingen (bijv. ervoor zorgen dat we niet onwettig discrimineren bij onze aanwervingsbeslissingen) of (ii) op uw verzoek stappen ondernemen voorafgaand aan het aangaan van een contract waarbij (i) niet van toepassing is. N.V.T Gegevens kandidaatprofiel, gegevens sollicitatieformulier, sollicitatiedocumenten, referentiegegevens
Om aanpassingen of aanpassingen voor het wervingsproces te overwegen als u een handicap heeft.

Toestemming

In het geval dat u ons vrijwillig de informatie verstrekt dat u een handicap heeft, verwerken wij deze informatie alleen voor zover dit nodig is voor het uitvoeren van de verplichtingen en het uitoefenen van de rechten van u of ons op het gebied van arbeidsrecht, sociale zekerheid en sociale bescherming.

 N.V.T Gegevens aanvraagformulier, aanvraagdocumenten

Om uw kwalificaties en geschiktheid voor de functie waarop u hebt gesolliciteerd te verifiëren (zoals toegestaan onder de toepasselijke wetgeving en noodzakelijk voor de specifieke functie).

We kunnen software gebruiken (inclusief kunstmatige intelligentie) die ons helpt om vaardigheden uit uw cv te halen en te beoordelen of deze overeenkomen met de functie-eisen.

In uitzonderlijke gevallen kunnen we ons ook baseren op professionele informatie die over u beschikbaar is op professionele sociale netwerken, vacaturesites en andere openbaar toegankelijke bronnen voor dit doel.

Gerechtvaardigde belangen.

Indien in dit verband bijzondere categorieën van persoonsgegevens op professionele sociale netwerken, vacaturesites en andere openbaar toegankelijke bronnen worden verwerkt, is dit beperkt tot dergelijke gegevens die duidelijk door u openbaar zijn gemaakt.

Wij hebben een gerechtvaardigd belang om geschikte kandidaten te vinden voor onze vacatures. Profielgegevens van kandidaten, gegevens van sollicitatieformulieren, sollicitatiedocumenten, gegevens van referenten, openbare professionele gegevens

Om tests uit te voeren om uw geschiktheid voor een functie te beoordelen

Let op: Deelname aan een persoonlijkheidstest is vrijwillig.

Anders worden tests over het algemeen alleen uitgevoerd voor specifieke rollen (zoals cognitieve capaciteitentest).

(i) toestemming geven of (ii) op uw verzoek stappen ondernemen voorafgaand aan het aangaan van een contract

Wij verwerken in dit kader alleen bijzondere categorieën van persoonsgegevens voor zover (i) wij uw uitdrukkelijke toestemming hebben ontvangen en/of (ii) dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de verplichtingen en de uitoefening van de rechten van u of ons op het gebied van arbeidsrecht, sociale zekerheid en sociaal beschermingsrecht.

 N.V.T Profielgegevens van kandidaten, gegevens van online assessments

Om contact met u op te nemen als er (alternatieve) carrièremogelijkheden zijn bij ons en/of bij de Beiersdorf-bedrijvengroep.

Opmerking: u kunt de zichtbaarheid van uw kandidatenprofiel beperken tot het team dat betrokken is bij uw huidige sollicitatie of het toekennen aan de recruiters van Beiersdorf wereldwijd.

Toestemming

Met betrekking tot de verwerking van professionele informatie over u op professionele sociale netwerken, vacaturesites en andere openbaar toegankelijke bronnen: Indien een dergelijke verwerking de verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens omvat, is de verwerking beperkt tot de gegevens die duidelijk door u openbaar zijn gemaakt.

N.V.T Gegevens van het kandidaatprofiel, gegevens van het sollicitatieformulier, sollicitatiedocumenten, openbare professionele gegevens
We kunnen u proactief benaderen op basis van professionele informatie die over u beschikbaar is op professionele sociale netwerken, vacaturesites en andere openbaar toegankelijke bronnen.

(i) Legitieme belangen of (ii) toestemming wanneer we toestemming voor dit doel hebben verkregen.

Met betrekking tot de verwerking van professionele informatie over u op professionele sociale netwerken, vacaturesites en andere openbaar toegankelijke bronnen: Indien een dergelijke verwerking de verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens omvat, is de verwerking beperkt tot de gegevens die duidelijk door u openbaar zijn gemaakt.

Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij het vinden van geschikte kandidaten voor onze vacatures en andere entiteiten van de Beiersdorf-groep. Openbare professionele gegevens
Om u om feedback te vragen over uw ervaring met het wervingsproces. Toestemming  N.V.T Gegevens kandidaatprofiel
Om onze rechten te beschermen.

(i) Gerechtvaardigde belangen of (ii) wanneer verwerking noodzakelijk is voor onze regelmatige uitoefening van rechten in gerechtelijke, administratieve of arbitrageprocedures.

Wij verwerken in dit verband bijzondere categorieën van persoonsgegevens alleen voor zover dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening en onderbouwing van rechtsvorderingen.

Wij hebben een legitiem belang bij het instellen, uitoefenen en verdedigen van juridische claims. Profielgegevens van kandidaten, gegevens van sollicitatieformulieren, sollicitatiedocumenten, gegevens van referenten, gegevens van online assessments, openbare professionele gegevens
Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen waaraan wij zijn onderworpen (bijvoorbeeld op grond van het belastingrecht, het recht op buitenlandse handel of sanctieregelgeving).

(i) Naleving van wettelijke verplichtingen of (ii) legitieme belangen waarbij de wettelijke basis voor naleving van wettelijke verplichtingen niet van toepassing is.

Wij verwerken in dit verband bijzondere categorieën van persoonsgegevens alleen voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de verplichtingen en de uitoefening van de rechten van u of ons op het gebied van arbeidsrecht, sociale zekerheid en sociale bescherming.

Wij hebben een legitiem belang bij het naleven van wettelijke verplichtingen waaraan wij zijn onderworpen, onder meer om sancties te vermijden die kunnen voortvloeien uit niet-naleving. Profielgegevens van kandidaten, gegevens van sollicitatieformulieren, sollicitatiedocumenten, gegevens van referenten, gegevens van online assessments, openbare professionele gegevens
Voor elk van de hierboven genoemde doeleinden kan het nodig zijn om gegevens over te dragen aan andere entiteiten van de Beiersdorf-bedrijvengroep. (i) Toestemming wanneer de relevante verwerkingsactiviteit die hierboven is vermeld, berust op toestemming of (ii) het nemen van stappen op uw verzoek voorafgaand aan het aangaan van een contract waarbij (i) en (iii) niet van toepassing zijn of (iii) legitieme belangen waarbij (i) en (ii) niet van toepassing zijn. Wij, als onderdeel van de Beiersdorf-bedrijvengroep, hebben een legitiem belang bij de overdracht van uw persoonsgegevens binnen de groep voor interne administratieve doeleinden wanneer dit noodzakelijk is voor een effectieve werving. Profielgegevens van kandidaten, gegevens van sollicitatieformulieren, sollicitatiedocumenten, gegevens van referenten, gegevens van online assessments, openbare professionele gegevens

4. DELEN VAN GEGEVENS

Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan aan ons gelieerde bedrijven, voor zover dit is toegestaan in het kader van de hierboven beschreven doeleinden en rechtsgrondslagen. Voor de verwerkingsactiviteiten in ons online wervingssysteem zijn de bedrijven van de Beiersdorf Group gezamenlijk verantwoordelijk. De essentie van de regeling van deze gezamenlijke bepaling is dat Beiersdorf AG, Duitsland, voornamelijk verantwoordelijk is voor het vervullen van informatieverplichtingen volgens de wetgeving inzake gegevensbescherming en het verstrekken van informatie over de gezamenlijke verwerking. We kunnen uw kandidatenprofiel delen met andere wervingsteams in de Beiersdorf Groep als u deze optie hebt gekozen in het sollicitatieformulier. U kunt de zichtbaarheidsopties van uw profiel beheren door te selecteren of uw profiel zichtbaar moet zijn voor het wervingsteam dat betrokken is bij uw huidige sollicitatie of voor wervingsteams binnen de Beiersdorf Groep wereldwijd. Als u niet verder in aanmerking wilt komen voor relevante vacatures, kunt u een verzoek indienen om uw kandidatenprofiel te verwijderen of gebruik te maken van de selfservicefunctie.").

Bovendien kunnen persoonsgegevens namens ons worden verwerkt op basis van gegevensverwerkingsovereenkomsten op grond van artikel 28 AVG of andere toepasselijke wetgeving, met name door aanbieders van systemen voor kandidatenbeheer en selectieprocedures. We delen geen gegevens met derden die geen verwijzing hebben naar ons applicatiebeheer en onze applicatieprocedures of andere gebruiksscenario's die we in deze privacyverklaring beschrijven.

Indien van toepassing kunnen dergelijke overdrachten de overdracht van persoonsgegevens aan ontvangers buiten de Europese Unie / Europese Economische Ruimte met zich meebrengen. Met deze ontvangers zijn modelcontractbepalingen (uit het uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914 van 4 juni 2021) gesloten, tenzij zij gevestigd zijn in landen met een adequaatheidsbesluit op grond van artikel 45 AVG (een lijst van deze landen is beschikbaar op: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en) of AVG voorziet in een uitzondering op grond  van artikel 49 AVG. Wanneer de overdracht in deze context plaatsvindt aan een ontvanger die voor ons optreedt als verwerker (d.w.z. die namens ons persoonsgegevens verwerkt), is Module Twee (overdracht van verwerkingsverantwoordelijke naar verwerker) van de standaardcontractbepalingen relevant; wanneer de overdracht plaatsvindt naar verwerkingsverantwoordelijken van derden, is module één (overdracht van verwerkingsverantwoordelijke naar verwerkingsverantwoordelijke) relevant. In het geval dat de overdrachten worden uitgevoerd door een dienstverlener, die wij als verwerker hebben ingeschakeld, naar een subverwerker, kan Module Drie (overdracht van verwerker naar verwerker) worden geïmplementeerd om dergelijke overdrachten te regelen.

Om een kopie van standaardcontractbepalingen op te vragen (voor zover wij ons daarop baseren) kunt u contact met ons opnemen (zie sectie "Verwerkingsverantwoordelijke en contactgegevens"). Houd er rekening mee dat een dergelijke kopie kan worden geredigeerd voor zover dat nodig is om bedrijfsgeheimen of andere vertrouwelijke informatie te beschermen.

Verdere ontvangers zijn te vinden in het algemene punt 1.4 van de algemene privacyverklaring voorontvangers.

In het geval van een wettelijke verplichting behouden wij ons het recht voor om informatie over u bekend te maken als wij deze moeten overdragen aan bevoegde autoriteiten of wetshandhavingsinstanties om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of als dit noodzakelijk is om onze rechten te beschermen.

5. WETTELIJKE RECHTEN MET BETREKKING TOT PERSOONSGEGEVENS EN HOE DEZE UIT TE OEFENEN

Afhankelijk van waar u zich bevindt of de locatie van de entiteit waarbij u solliciteert, kunt u de volgende rechten hebben met betrekking tot uw persoonsgegevens. Als de entiteit zich in de Europese Economische Ruimte bevindt, hebt u deze rechten op voorwaarde dat aan de relevante wettelijke vereisten onder de AVG wordt voldaan.

5.1. Recht op toegang

U kunt informatie opvragen over uw persoonsgegevens (algemeen bekend als inzageverzoek van betrokkene). U kunt dit recht uitoefenen door contact met ons op te nemen via de hierboven vermelde contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke.

5.2. Recht op rectificatie en verwijdering

Als u de aan ons verstrekte persoonsgegevens wilt bijwerken, kunt u ons een e-mail sturen naar dataprotectionHR@Beiersdorf.com u kunt de gegevens zelf aanpassen in de betreffende sollicitatie binnen uw kandidatenprofiel. Onder bepaalde voorwaarden kunt u ons vragen om uw persoonsgegevens te wissen. 

5.3. Recht op beperking van de verwerking

Onder bepaalde voorwaarden hebt u het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld wanneer u wilt dat wij de juistheid van uw persoonsgegevens controleren. U kunt de zichtbaarheid van uw profiel op elk gewenst moment aanpassen of u afmelden voor meldingen.

5.4. Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Onder bepaalde voorwaarden hebt u het recht om de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat te ontvangen.

5.6. Recht om toestemming in te trekken

U heeft te allen tijde het recht om de toestemming die wij van u hebben verkregen in te trekken. Het intrekken van de toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking ervan. Voor meer informatie zie paragraaf "Bezwaar of intrekking van uw toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens".

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen (zie sectie "Verwerkingsverantwoordelijke en contactgegevens") of inloggen op uw kandidatenprofiel en de selfservicefunctie gebruiken voor rectificatie, verwijdering en toegang tot uw accountgegevens.

6. BEWARING VAN GEGEVENS

Uw persoonsgegevens worden over het algemeen alleen bewaard totdat de persoonsgegevens niet langer nodig zijn in verband met de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld (of anderszins verwerkt).

Wij bewaren uw Kandidaatprofielgegevens zolang uw kandidatenprofiel actief is. We verwijderen een dergelijk profiel en de bijbehorende Kandidaatprofielgegevens na 1 maand inactiviteit. Sollicitatieformuliergegevens, sollicitatiedocumenten, online beoordelingsgegevens, referentiegegevens en openbare professionele gegevens met betrekking tot een specifieke sollicitatie worden gedurende 1 maand na afronding van het wervingsproces met betrekking tot een specifieke sollicitatie bewaard en daarna verwijderd.

Verder bewaren wij uw persoonsgegevens in die periode voor het geval er een relevante vacature is waarvoor u een passende kandidaat bent en u de zichtbaarheid van uw kandidatenprofiel instelt zoals beschreven in 4 Delen van gegevens. Daarnaast kunt u verzoeken om verwijdering van uw kandidatenprofiel of intrekking van uw sollicitatie door contact op te nemen met ons via dataprotectionHR@Beiersdorf.com.

Bij wijze van uitzondering kunnen persoonsgegevens langer worden opgeslagen wanneer de verwerking ervan noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting – inclusief het naleven van wettelijke bewaartermijnen – waaraan wij zijn onderworpen of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen.

U hebt toegang tot uw kandidatenprofiel en de informatie die daar is opgeslagen via de link die u in onze e-mails hebt ontvangen. U kunt zich ook afmelden voor de Beiersdorf Job Agent en geen informatie meer ontvangen over actuele vacatures in het menu van uw kandidatenprofiel.

Als uw sollicitatie succesvol is, kunnen wij uw persoonsgegevens opslaan in het kader van de daaropvolgende indiensttreding in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke voorschriften. Meer informatie is te vinden in de Privacyverklaring voor werknemers die wij u zullen verstrekken bij acceptatie van de functie of tijdens uw onboarding.

7. BEZWAAR OF INTREKKING VAN UW TOESTEMMING VOOR DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

Als u toestemming hebt gegeven (artikel 6, lid 1, onder a) van de AVG of de gelijkwaardige grondslag onder de toepasselijke wetgeving) voor de verwerking van uw gegevens, kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken. Een dergelijke intrekking heeft invloed op de toelaatbaarheid van de verwerking van uw persoonsgegevens nadat u deze aan ons hebt verstrekt.

Als we de verwerking van uw persoonsgegevens baseren op legitieme belangen (artikel 6, lid 1, onder f) van de AVG of de gelijkwaardige grondslag onder de toepasselijke wetgeving), kunt u bezwaar maken tegen de verwerking. Dit is het geval als de verwerking met name niet noodzakelijk is om een contract met u na te komen, dat door ons wordt beschreven in de paragraaf Doeleinden van en rechtsgrondslagen voor verwerking. Bij het uitoefenen van een dergelijk bezwaar vragen wij u om uit te leggen waarom wij uw persoonsgegevens niet zouden moeten verwerken zoals wij hebben gedaan. In het geval van uw gerechtvaardigde bezwaar zullen wij de situatie onderzoeken en de gegevensverwerking stopzetten of aanpassen of u wijzen op onze dwingende redenen die bescherming verdienen en op basis waarvan wij de verwerking zullen voortzetten.

8. AANVULLENDE informatie voor bepaalde regio's

Als u zich buiten de Europese Unie/EER bevindt of solliciteert om buiten de Europese Unie/EER te werken, raadpleeg dan ook de Privacyverklaring die van toepassing is op uw regio. Een overzicht vindt u hier: https://www.beiersdorf.com/career/local/en/privacy-statement-recruitment/overview

In geval van tegenstrijdigheid tussen de inhoud van deze Privacyverklaring en de toepasselijke regionale versie, prevaleert deze laatste. 

PRIVACY NOTICE FOR CANDIDATES AND APPLICANTS (RECRUITMENT)

This Privacy Notice, also referred to as Data Privacy Policy explains how the Beiersdorf group of companies (each Beiersdorf entity being "we", "us", "our") process your personal data when you apply for a position advertised by us. It also describes your data protection rights, including the right to object to some of Beiersdorf’s processing operations.

For more information on your rights and how you can exercise them, please refer to the section “Legal rights in relation to personal data and how to exercise them”.

Where applicable, this Privacy Notice supplements our existing General Privacy Notice, which gives you specific information on how we process personal data obtained from you when visiting our website and when we process your personal data in relation to non-application-specific topics.

For certain regions, we provide supplementary information about our use and processing of your personal data in accordance with the laws of the respective jurisdictions. If you reside in or work from any of these regions, please also review the respective annexes (see also section 8. Supplementary information for certain regions).

List of Content

  1. Data controller and contact details
  2. Collection of personal data
  3. Purposes of and legal bases for processing
  4. Data Sharing
  5. Legal rights in relation to personal data and how to exercise them
    5.1. Right of access
    5.2. Right to rectification and erasure
    5.3. Right to restriction of processing
    5.4. Right to data portability
    5.5. Right to object
     5.6. Right to withdraw consent
  6. Data retention
  7. Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data
  8. Supplementary Information for Certain Regions

1. DATA CONTROLLER AND CONTACT DETAILS

Responsible for the processing of personal data within the meaning of Article 4 (7) of the General Data Protection Regulation ("GDPR") or the equivalent under applicable data protection laws is the company stated in the job application and with regard to global HR management and management of global HR systems, Beiersdorf AG, Beiersdorfstraße 1-9, 22529 Hamburg, Germany, Tel.: +49 40 4909-0, E-Mail: dataprotection[at]Beiersdorf.com.

2. COLLECTION OF PERSONAL DATA

Within the recruitment process, we collect and store the following categories of personal data about you:

  • Data which you have provided to us in your candidate profile, including first and last name, gender, nationality, address, country, e-mail, phone number ("Candidate Profile Data").
  • Data which you have entered on our candidate application form, including desired annual salary, your motivation, (if and to the extent that it is relevant for the job offered) ("Application Form Data").
  • Data which you have provided to us in your application documents (curriculum vitae CV, cover letter) including work experience, qualifications and language skills ("Application Documents Data").
  • Data from online assessments (e.g. personality tests, cognitive ability tests) and video interviews (if applicable) ("Online Assessment Data").
  • Data provided to us by your referees (if applicable). These are reference points that you have given us to contact ("Referee Data").

During the recruitment we may evaluate the results of cognitive ability tests using relevant reference groups considering your profession and level of experience.

We collect personal data directly from you or from our external partners, e.g. headhunters. We can also obtain information from professional social networks, such as LinkedIn, job boards and from other publicly accessible sources (only information relevant to your professional life) for the purposes of actively approaching you with job offers or for the purpose of confirming the accuracy of the information presented by you within the course of the application ("Public Professional Data").

Providing your personal data as part of the application process is voluntary. However, the provision of personal data that is marked as mandatory is necessary for the processing of your application or the conclusion of an employment contract with us.

If you provide personal data of another person (e.g. referees) to us, you should show them a copy of this Privacy Notice prior to providing us with their personal data. 

3. PUPOSES OF AND LEGAL BASES FOR PROCESSING

We process your personal data to make our hiring decision, operate our business and comply with our legal obligations. More specifically, we process your personal data for the purposes and rely on the legal bases set forth in the table below, subject to applicable data protection laws. Where relevant, the legitimate interest is included in the table below as well.

The relevant legal bases include:

  • Processing necessary to take steps at your request prior to entering into a contract (i.e. processing necessary to make a hiring decision and enter into an employment contract with you) (Article 6 (1) b) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • Compliance with legal obligations (Article 6 (1) c) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • Legitimate interests (Article 6 (1) f) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • Consent (Article 6 (1) a) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).

Where we process special categories of personal data (e.g. data concerning health) it will be justified by one of the abovementioned legal bases and one of the following additional conditions:

  • The processing is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security, social protection law, as well as any other applicable law (Article 9 (2) b) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws). 
  • The processing is necessary for the establishment, exercise or defense of legal claims (Article 9 (2) f) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • In exceptional circumstances the processing may be carried out subject to your explicit consent (Article 9 (2) a) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • The processing relates to personal data which are manifestly made public by you (Article 9 (2) e) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
Purpose of processing Legal basis Legitimate interest
(where relevant)		 Categories of personal data
To communicate with you within the recruitment process. Taking steps at your request prior to entering into a contract. Not applicable ("N/A") Candidate Profile Data
To assess your application for the job you applied for, to make a decision whether to offer you employment and to provide the employment contract if an offer is accepted. (i) Compliance with legal obligations (e.g., ensuring that we do not unlawfully discriminate in our hiring decisions) or (ii) taking steps at your request prior to entering into a contract where (i) does not apply. N/A Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data
To consider adjustments or accommodations for the recruitment process if you have a disability.

Consent

In case you voluntarily provide us with the information that you have a disability we process this information only to the extent this is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security and social protection law.

 N/A Application Form Data, Application Documents

To verify your qualifications and suitability for the job you applied for (as permitted under applicable law and necessary for the specific position). We may use software (including Artificial Intelligence) that assists us to extract skills from your CV and to evaluate whether they match with the job requirements.

In exceptional cases we may also rely on professional information available about you on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources for his purpose.

Legitimate interests.

Should any special categories of personal data on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources be processed in this context, this will be limited to such data which was manifestly made public by you.

 We have a legitimate interest to find suitable candidates for our vacancies. Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data, Public Professional Data

To carry out tests in order to assess your suitability for a role

Note: Participating in a personality test is voluntary.

Otherwise, tests are generally only carried out for specific roles (such as cognitive ability test).

(i) consent or (ii) taking steps at your request prior to entering into a contract

We process special categories of personal data in this context only to the extent (i) we received your explicit consent and/or (ii) that is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security and social protection law.

 N/A Candidate Profile Data, Online Assessment Data

To contact you in case there are (alternative) career opportunities with us and/or at the Beiersdorf group of companies.

Note: you can restrict the visibility of your candidate profile to the team involved in your current application or grant it to Beiersdorf’s recruiters worldwide.

Consent

In respect to the processing of professional information about you on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources: Should such processing include processing of special categories of personal data, the processing is limited to such data which was manifestly made public by you.

 N/A Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Public Professional Data
We may proactively approach you based on professional information available about you on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources.

(i) Legitimate interests or (ii) consent where we obtained consent for this purpose.

In respect to the processing of professional information about you on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources: Should such processing include processing of special categories of personal data, the processing is limited to such data which was manifestly made public by you.

 We have a legitimate interest in finding suitable candidates for our vacancies and other entities of the Beiersdorf group. Public Professional Data
To ask you for feedback about your experience with the recruitment process. Consent N/A Candidate Profile Data
To safeguard our rights.

(i) Legitimate interests or (ii) where processing is necessary for our regular exercise of rights in judicial, administrative or arbitration procedures.

We process special categories of personal data in this context only to the extend necessary for the purpose of establishment, exercise and defense of legal claims.

 We have a legitimate interest in the establishment, exercise and defense of legal claims. Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data, Online Assessment Data, Public Professional Data
To comply with legal obligations to which we are subject (e.g. deriving from tax law, foreign trade law or sanctions regulations).

(i) Compliance with legal obligations or (ii) legitimate interests where the compliance with legal obligations legal basis does not apply.

We process special categories of personal data in this context only to the extent that is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security and social protection law.

 We have a legitimate interest in complying with legal obligations to which we are subject, i.a. to avoid sanctions that may result from non-compliance. Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data, Online Assessment Data, Public Professional Data
For any of the above listed purposes it might be necessary to transfer data to other entities of the Beiersdorf group of companies. (i) Consent where the relevant processing activity listed above relies on consent or (ii) taking steps at your request prior to entering into a contract where (i) and (iii) do not apply or (iii) legitimate interests where (i) and (ii) do not apply. We, as part of the Beiersdorf group of companies, have a legitimate interest in transferring your personal data within the group for internal administrative purposes where this is necessary for the purposes of effective recruitment. Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data, Online Assessment Data, Public Professional Data

 

4. DATA SHARING

We may transfer your personal data to companies affiliated with us provided this is permissible within the scope of the purposes and legal bases outlined above. For the processing activities in our online recruiting system Beiersdorf Group companies are jointly responsible. The essence of the arrangement of this joint determination is that Beiersdorf AG, Germany, is predominantly responsible to fulfill information duties according to data protection law and provide information on the joint processing. We might share your candidate profile with other recruiting teams in the Beiersdorf Group if you chose this option in the application form. You can manage the visibility options of your profile by selecting whether your profile should be visible to the recruiting team involved in your current application or recruiting teams within the Beiersdorf Group worldwide. If you do not wish to be further considered for relevant job offerings, you can request the deletion of your candidate profile or use the self-service function.

Furthermore, personal data may be processed on our behalf on the basis of data processing agreements pursuant to Article 28 GDPR, or other applicable laws, especially by providers of systems for candidate management and selection procedures. We do not share data with third parties that have no reference to our application management and application procedures or other use cases we describe in this privacy notice. 

Where applicable such transfers may involve the transfer of personal data to recipients outside the European Union / European Economic Area. Standard contractual clauses (from the implementing decision (EU) 2021/914 of 4 June 2021) have been concluded with these recipients, unless they are based in countries with an adequacy decision pursuant to Article 45 GDPR (a list of these countries is available at: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en) or GDPR provides for an exception under Article 49 GDPR. Where the transfer in this context is made to a recipient acting as a processor for us (i.e., processing personal data on our behalf), Module Two (transfer from controller to processor) of the standard contractual clauses is relevant; where the transfer is made to third party controllers, Module One (transfer from controller to controller) is relevant. In case the transfers are carried out by a service provider, which we have engaged as a processor, to a sub-processor, Module Three (transfer from processor to processor) may be implemented to govern such transfers.

To request a copy of standard contractual clauses (to the extent we rely on such) you may contact us (see section "Data controller and contact details"). Please note that such copy may be redacted to the extent necessary to protect business secrets or other confidential information.

Further recipients can be found in the general recipients section 1.4 of the General Data Privacy Policy.

In the event of a legal obligation, we reserve the right to disclose information about you if we are required to surrender it to competent authorities or law enforcement bodies to comply with legal obligations or this is necessary to safeguard our rights.

5. LEGAL RIGHTS IN RELATION TO PERSONAL DATA AND HOW TO EXERCISE THEM

Depending on where you are located or the location of the entity to which you are applying, you have the following rights in relation to your personal data. If the entity is located in the European Economic Area, you have these rights provided that the relevant legal requirements under GDPR are met.

5.1. Right of access

You can request information about your personal data (commonly known as data subject access request). You can exercise this right by contacting us under the above mentioned contact details of the controller.

5.2. Right to rectification and erasure

If you wish to update the personal data provided to us, you can send us an email to DataprotectionHR@Beiersdorf.com or you modify the data yourself in the relevant application within your candidate profile. Under certain conditions, you can ask us to erase your personal data. 

5.3. Right to restriction of processing

Under certain conditions you have the right to restrict the processing of your personal data, e.g. when you want us to verify the accuracy of your personal data. You can adjust the visibility of your profile at any time or opt out of notifications.

5.4. Right to data portability

Under certain conditions you have the right to receive the personal data concerning you which you provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format.

5.6. Right to withdraw consent

You have the right to withdraw consent we have obtained from you at any time. The withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal. For more information see section “Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data”.

To exercise your rights, you may contact us (see section "Data controller and contact details") or log in to your Candidate Profile and use the self-service function for rectification, erasure and access to your account data.

6. DATA RETENTION

Your personal data will generally only be stored until the personal data are no longer necessary in relation to the purposes for which they were collected (or otherwise processed).

We retain your Candidate Profile Data for as long as your candidate profile is active. We delete such profile and related Candidate Profile Data after 1 month of inactivity. Application Form Data, Application Documents Data, Online Assessment Data, Referee Data and Public Professional Data regarding a specific application will be retained for 1 month after finalizing the recruitment process related to a specific application and deleted afterwards. Provided that you have given us your consent, we may retain your CV for one year in order to be able contact you regarding other opportunities.

We further retain your personal data in that period in case there is a relevant job offering for which you will be a fitting candidate and you set the visibility of your candidate profile as described in 4 Data sharing. In addition, you can request the deletion of your candidate profile or the withdrawal of your application by contacting our recruitment experts at dataprotectionHR@Beiersdorf.com.

As an exception, personal data may be stored longer where their processing is necessary for compliance with a legal obligation – including compliance with statutory retention periods – to which we are subject or for the establishment, exercise or defense of legal claims.

You can access your Candidate Profile and the information stored there via the link you received in our Mails. You can also unsubscribe from the Beiersdorf Job Agent and stop receiving information on current job postings in the menu of your candidate profile.

In case your application is successful we may store your personal data within the subsequent employment in compliance with the applicable legal regulations. More information can be found in the Privacy Notice for employees that we will provide to you on acceptance of the job or during your onboarding.

7. OBJECTION OR WITHDRAWAL OF YOUR CONSENT TO THE PROCESSING OF PERSONAL DATA

If you have given your consent (Article 6 (1) a) GDPR or the equivalent basis under applicable laws) to the processing of your data, you can withdraw your consent at any time. Such a withdrawal influences the permissibility of processing your personal data after you have given it to us.

If we base the processing of your personal data on legitimate interests (Article 6 (1) f) GDPR or the equivalent basis under applicable laws), you may object to the processing. This is the case if processing is not necessary in particular to fulfil a contract with you, which is described by us in the Section Purposes of and Legal Bases for Processing. When exercising such objection, we ask you to explain the reasons why we should not process your personal data as we have done. In the event of your justified objection, we will examine the situation and either stop or adjust data processing or point out to you our compelling reasons worthy of protection, on the basis of which we will continue processing.

8. SUPPLEMENTARY information for certain regions

If you are located or are applying to work outside of the European Union/EEA, please also review the Privacy Notice applicable to your region. An overview is available here: https://www.beiersdorf.com/career/local/en/privacy-statement-recruitment/overview

In the event of conflict between the content of this Privacy Notice and the applicable regional version, the latter shall prevail.