AVISO DE PRIVACIDADE PARA CANDIDATOS E REQUERENTES (RECRUTAMENTO)

English version below

Este Aviso de Privacidade, também conhecido como Política de Privacidade de Dados, explica como o grupo de empresas Beiersdorf (cada entidade Beiersdorf sendo "nós", "nos", "nosso") processa seus dados pessoais quando se candidata a uma vaga anunciada por nós. Ele também descreve seus direitos de proteção de dados, incluindo o direito de se opor a algumas das operações de tratamento da Beiersdorf. 

Para obter mais informações sobre seus direitos e como os pode exercer, consulte a seção "Direitos legais em relação aos dados pessoais e como exercê-los".

Quando aplicável, este Aviso de Privacidade complementa nosso Aviso Geral de Privacidade, que fornece informações específicas sobre como processamos os dados pessoais obtidos quando visita o nosso site e quando processamos os seus dados pessoais em relação a tópicos não específicos à candidatura.

Para determinadas regiões, fornecemos informações suplementares sobre o nosso uso e tratamento de seus dados pessoais de acordo com as leis das respetivas jurisdições. Se reside ou trabalha em qualquer uma dessas regiões, consulte também os respetivos anexos (consulte também a seção 8. Informações suplementares para determinadas regiões).

1. RESPONSAVEL PELO TRATAMENTO DOS DADOS PESSOAIS E DETALHES DE CONTATO

O responsável pelo tratamento dos dados pessoais na aceção do Artigo 4 (7) do Regulamento Geral de Proteção de Dados ("RGPD") é a empresa indicada na candidatura de emprego e no que diz respeito à gestão global de RH e gestão de sistemas globais de RH, Beiersdorf AG, Beiersdorfstraße 1-9, 22529 Hamburgo, Alemanha, Tel.: +49 40 4909-0, E-Mail: dataprotection[arroba]Beiersdorf.com.

Poderá encontrar os detalhes de contato dos Responsáveis pela Proteção de Dados do Afiliadas da Beiersdorf no seguinte link: https://www.beiersdorf.de/meta-pages/datenschutzerklaerung/beiersdorf-datenschutzbeauftragter-webseite.

No que diz respeito à filial local, note-se que o responsável pelo tratamento dos dados é: Beiersdorf Portuguesa, Lda - Quinta da Fonte, Edifício D. Sancho I (Q57), Rua de Malhões, 4, Piso 3 – Esquerdo, 2774-528 Paço de Arcos.

Contactos para questões relacionadas com a proteção de dados: DataProtectionportugal[arroba]Beiersdorf.com.

2. RECOLHA DE DADOS PESSOAIS

No processo de recrutamento, recolhemos e armazenamos as seguintes categorias de dados pessoais sobre si:

  • Dados que nos forneceu no seu perfil de candidato, incluindo nome e sobrenome, sexo, nacionalidade, endereço, país, e-mail, número de telefone ("Dados do Perfil do Candidato").
  • Dados que inseriu no nosso formulário de candidatura, incluindo salário anual desejado, a sua motivação, informações sobre deficiências (se e na medida em que for relevante para o trabalho oferecido e com o objetivo de podermos fazer as adaptações necessárias ao posto de trabalho) ("Dados do Formulário de Candidatura").
  • Dados que nos forneceu nos documentos de candidatura (curriculum vitae, currículo, carta de apresentação), incluindo experiência profissional, qualificações e habilidades linguísticas ("Dados de Documentos de Candidatura").
  • Dados de avaliações online (por exemplo, testes de personalidade, testes de capacidade cognitiva) e entrevistas em vídeo (se aplicável) ("Dados de Avaliação Online").
  • Dados fornecidos por suas referências (se aplicável). Estes são pontos de referência que nos forneceu para entrar em contato ("Dados de referência").

Durante o recrutamento, podemos avaliar os resultados dos testes de capacidade cognitiva usando grupos de referência relevantes, considerando sua profissão e nível de experiência.

Coletamos dados pessoais diretamente de si ou dos nossos parceiros externos, por exemplo, headhunters. Também podemos obter informações de redes sociais profissionais, como LinkedIn, quadros de empregos e de outras fontes acessíveis ao público (apenas informações relevantes para sua vida profissional) com o objetivo de abordá-lo ativamente com ofertas de emprego ou com o objetivo de confirmar a precisão das informações apresentadas por si no decorrer da inscrição ("Dados Profissionais Públicos").

A comunicação de dados pessoais como parte do processo de inscrição é voluntário. No entanto, o fornecimento de dados pessoais marcados como obrigatórios é necessário para o processamento da sua candidatura ou a celebração de um contrato de trabalho connosco.

Se nos fornecer dados pessoais de outra pessoa (por exemplo, referências), deverá mostrar-lhe uma cópia deste Aviso de Privacidade antes de nos fornecer seus dados pessoais.

3. FINALIDADES E BASES LEGAIS PARA O TRATAMENTO

Processamos os seus dados pessoais para tomar nossa decisão de contratação, para operar os nossos negócios e cumprir as nossas obrigações legais. Mais especificamente, processamos os seus dados pessoais para os fins e contamos com as bases legais estabelecidas na tabela abaixo, sujeitas às leis de proteção de dados aplicáveis. Quando relevante, o interesse legítimo também está incluído na tabela abaixo.

As bases jurídicas relevantes incluem:

  • O tratamento for necessário para a execução de um contrato no qual o titular dos dados é parte, ou para diligências pré-contratuais a pedido do titular dos dados (Artigo 6 (1) b) RGPD).
  • O tratamento for necessário para o cumprimento de uma obrigação jurídica a que o responsável pelo tratamento esteja sujeito; (Artigo 6 (1) c) RGPD).
  • O tratamento for necessário para efeito dos interesses legítimos (Artigo 6 (1) f) RGPD).
  • O titular dos dados tiver dado o seu consentimento para o tratamento dos seus dados pessoais para uma ou mais finalidades específicas (Artigo 6 (1) a) RGPD).

Quando processamos categorias especiais de dados pessoais (por exemplo, dados relativos à saúde), isso será justificado por uma das bases legais acima mencionadas e uma das seguintes condições adicionais:

  • O tratamento é necessário para efeitos do cumprimento de obrigações e do exercício de direitos específicos do responsável pelo tratamento ou do titular dos dados em matéria de legislação laboral, de segurança social e de proteção social (Artigo 9 (2) b) RGPD).
  • O tratamento é necessário à declaração, ao exercício ou à defesa de um direito num processo judicial (Artigo 9 (2) f) RGPD).
  • Em circunstâncias excecionais, o titular dos dados tiver dado o seu consentimento explícito para o tratamento desses dados pessoais para uma ou mais finalidades específicas (Artigo 9 (2) a) RGPD).
  • O tratamento é relacionado a dados pessoais que são manifestamente tornados públicos pelo seu titular (Artigo 9 (2) e) RGPD).
Finalidade do tratamento Base jurídica Interesse legítimo
(se for caso disso)
Categorias de dados pessoais
Para comunicarmos consigo no âmbito  do processo de recrutamento. Tomar medidas a seu pedido antes de celebrar um contrato.
Não aplicável ("N/A")
Dados do perfil do candidato
Para avaliar a sua candidatura ao emprego para o qual se candidatou, para tomar uma decisão sobre oferecer-lhe emprego e fornecer o contrato de trabalho se uma oferta for aceite. (i) Cumprimento de obrigações legais (por exemplo, garantir que não discriminemos ilegalmente as nossas decisões de contratação) ou (ii) tomar medidas a seu pedido antes de celebrar um contrato em que (i) não se aplique. N/A Dados do Perfil do Candidato, Dados do Formulário de Candidatura, Dados de documentos de Candidatura, Dados  de referência
Considerar ajustes ou acomodações para o processo de recrutamento se tiver uma deficiência.

Consentimento

Caso nos forneça voluntariamente a informação de que tem uma deficiência, processamos essas informações apenas na medida em que isso seja necessário para fins de cumprimento das obrigações e exercício dos seus direitos ou dos nossos no campo do direito do trabalho, previdência social e direito de proteção social.

N/A Dados do Formulário de Candidatura, Dados de Documentos de Candidatura

Para verificar as suas qualificações e adequação para o trabalho para o qual se candidatou (conforme permitido pela lei aplicável e necessário para o cargo específico). Podemos usar software (incluindo Inteligência Artificial) que nos ajude a extrair habilidades do seu currículo e avaliar se elas correspondem aos requisitos do trabalho.

Em casos excecionais, também podemos contar com informações profissionais disponíveis sobre si em redes sociais profissionais, quadros de empregos e outras fontes acessíveis ao público para esse propósito.

Interesses legítimos.

Caso quaisquer categorias especiais de dados pessoais em redes sociais profissionais, quadros de empregos e outras fontes acessíveis ao público sejam processadas neste contexto, isso será limitado aos dados que foram manifestamente tornados públicos por si.

Temos um interesse legítimo em encontrar candidatos adequados para nossas vagas. Dados do Perfil do Candidato, Dados do Formulário de Candidatura, Dados se Documentos de Candidatura, Dados de referência, Dados Profissionais Públicos

Realizar testes para avaliar sua adequação a uma função

Nota: A participação num teste de personalidade é voluntária.

Caso contrário, os testes geralmente são realizados apenas para funções específicas (como teste de capacidade cognitiva).

(i) consentimento ou (ii) tomar medidas a seu pedido antes de celebrar um contrato

Processamos categorias especiais de dados pessoais neste contexto apenas na medida em que (i) recebemos seu consentimento explícito e/ou (ii) isso é necessário para fins de cumprimento das obrigações e exercício dos seus direitos ou dos nossos no campo do direito do trabalho, previdência social e direito de proteção social.

N/A Dados do perfil do candidato, dados de avaliação on-line

Para entrar em contato consigo caso haja oportunidades de carreira (alternativas) connosco e/ou no grupo de empresas Beiersdorf.

Nota: poderá restringir a visibilidade do seu perfil de candidato à equipe envolvida na sua candidatura atual ou concedê-lo aos recrutadores da Beiersdorf em todo o mundo.

Consentimento

Com relação ao processamento de informações profissionais sobre si em redes sociais profissionais, quadros de empregos e outras fontes acessíveis ao público: Se esse processamento incluir o processamento de categorias especiais de dados pessoais, o processamento será limitado aos dados que foram manifestamente tornados públicos por si.

N/A Dados do Perfil do Candidato, Dados do Formulário de Candidatura, Dados de Documentos de Candidatura, Dados Profissionais Públicos
Podemos abordá-lo proativamente com base em informações profissionais disponíveis sobre si em redes sociais profissionais, quadros de empregos e outras fontes acessíveis ao público.

(i) Interesses legítimos ou (ii) consentimento quando obtivemos consentimento para esse fim.

Em relação ao processamento de informações profissionais sobre si em redes sociais profissionais, quadros de empregos e outras fontes acessíveis ao público: Se esse processamento incluir o processamento de categorias especiais de dados pessoais, o processamento será limitado aos dados que foram manifestamente tornados públicos por si.

Temos um interesse legítimo em encontrar candidatos adequados para as nossas vagas e outras entidades do grupo Beiersdorf. Dados Profissionais Públicos
Para pedir feedback sobre a sua experiência no processo de recrutamento. Consentimento N/A Dados do perfil do candidato
Para salvaguardar os nossos direitos.

Para salvaguardar os nossos direitos. (i) Interesses legítimos ou (ii) quando o tratamento for necessário para o exercício regular dos nossos direitos em procedimentos judiciais, administrativos ou arbitrais.

Processamos categorias especiais de dados pessoais neste contexto apenas na medida necessária para fins de estabelecimento, exercício e defesa de reivindicações legais. Temos um interesse legítimo no estabelecimento, exercício e defesa de reivindicações legais.

Temos um interesse legítimo no estabelecimento, exercício e defesa de reivindicações legais. Dados do Perfil do Candidato, Dados do Formulário de Candidatura, Dados de Documentos de Candidatura, Dados de referência, Dados de Avaliação Online, Dados Profissionais Públicos
Para cumprir as obrigações legais às quais estamos sujeitos (por exemplo, decorrentes da legislação tributária, da lei de comércio exterior ou dos regulamentos de sanções).

(i) Cumprimento de obrigações legais ou (ii) interesses legítimos onde não se aplique a base legal do cumprimento de obrigações legais.

Processamos categorias especiais de dados pessoais neste contexto apenas na medida em que seja necessário para fins de cumprimento das obrigações e exercício dos seus direitos ou dos nossos no campo do direito do trabalho, previdência social e direito de proteção social.

Temos um interesse legítimo no cumprimento das obrigações legais a que estamos sujeitos, nomeadamente para evitar sanções que possam resultar do incumprimento. Dados do Perfil do Candidato, Dados do Formulário de Candidatura, Documentos de Candidatura, Dados de referência, Dados de Avaliação Online, Dados Profissionais Públicos
Para qualquer uma das finalidades listadas acima, pode ser necessário transferir dados para outras entidades do grupo de empresas Beiersdorf.  (i) Consentimento quando a atividade de processamento relevante listada acima depende de consentimento ou (ii) tomar medidas a seu pedido antes de celebrar um contrato ou (iii) interesses legítimos onde (i) e (ii) não se aplicam. Nós, como parte do grupo de empresas Beiersdorf, temos um interesse legítimo em transferir seus dados pessoais dentro do grupo para fins administrativos internos, quando isso for necessário para fins de recrutamento eficaz. Dados do Perfil do Candidato, Dados do Formulário de Candidatura, Dados de Documentos de Candidatura, Dados do Árbitro, Dados de Avaliação Online, Dados Profissionais Públicos

 

4. COMPARTILHAMENTO DE DADOS

Podemos transferir seus dados pessoais para as nossas afiliadas, desde que isso seja permitido dentro do escopo dos propósitos e bases legais descritos acima. Pelas atividades de tratamento no nosso sistema de recrutamento on-line, as empresas do Grupo Beiersdorf são conjuntamente responsáveis. A essência do acordo desta determinação conjunta é que a Beiersdorf AG, Alemanha, é predominantemente responsável por cumprir os deveres de informação de acordo com a lei de proteção de dados e fornecer informações sobre o tratamento conjunto. Podemos compartilhar seu perfil de candidato com outras equipes de recrutamento do Grupo Beiersdorf se escolher essa opção no formulário de inscrição. Pode gerir as opções de visibilidade do seu perfil selecionando se o seu perfil deve ser visível para a equipe de recrutamento envolvida na sua candidatura atual ou para as equipes de recrutamento do Grupo Beiersdorf em todo o mundo. Se não deseja ser considerado para mais ofertas de emprego relevantes, pode solicitar a exclusão do seu perfil de candidato ou usar a função de self-service).

Além disso, os dados pessoais podem ser processados no nosso nome com base em acordos de tratamento de dados de acordo com o Artigo 28 do RGPD, especialmente por provedores de sistemas para procedimentos de gerenciamento e seleção de candidatos. Não compartilhamos dados com terceiros que não tenham referência à nossa gestão de aplicativos e procedimentos de aplicativos ou outros casos de uso descritos neste aviso de privacidade. 

Quando aplicável, tais transferências podem envolver a transferência de dados pessoais para destinatários fora da União Europeia / Espaço Econômico Europeu. Cláusulas contratuais-tipo (da Decisão de Execução (UE) 2021/914, de 4 de junho de 2021) foram celebradas com estes destinatários, a menos que estejam sediados em países com uma decisão de adequação nos termos do artigo 45.º do RGPD (uma lista destes países está disponível em: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en) ou o RGPD preveja uma exceção nos termos do artigo 49 RGPD. Quando a transferência neste contexto é feita para um destinatário que atua como subcontratante para nós (ou seja, processando dados pessoais em nosso nome), o Módulo Dois (transferência do responsável pelo tratamento para o subcontratante) das cláusulas contratuais padrão é relevante; quando a transferência é feita para responsável pelo tratamento terceiros indipendentes, o Módulo Um (transferência de responsável pelo tratamento para responsável pelo tratamento) é relevante. Caso as transferências sejam realizadas por um provedor de serviços, que contratamos como subcontratante, para outro subcontratante, o Módulo Três (transferência de subcontratante para outro subcontratante) pode ser implementado para reger tais transferências.  

Para solicitar uma cópia das cláusulas contratuais padrão (na medida em que dependemos delas), poderá entrar em contato connosco (consulte a seção "Responsável pelo tratamento dos dados pessoais e detalhes de contato"). Observe que essa cópia pode ser editada na medida necessária para proteger segredos comerciais ou outras informações confidenciais.

Outros destinatários podem ser encontrados na seção 1.4 dos destinatários gerais da Política Geral de Privacidade de Dados

No caso de uma obrigação legal, reservamo-nos o direito de divulgar informações sobre si se formos obrigados a entregá-las às autoridades competentes ou órgãos de aplicação da lei para cumprir as obrigações legais ou se isso for necessário para salvaguardar nossos direitos.

5. DIREITOS LEGAIS EM RELAÇÃO AOS DADOS PESSOAIS E COMO EXERCÊ-LOS

Dependendo de onde está localizado ou da localização da entidade à qual se está a candidatar, poderá ter os seguintes direitos em relação aos seus dados pessoais. Se a entidade estiver localizada no Espaço Econômico Europeu, terá esses direitos, desde que os requisitos legais relevantes do RGPD sejam atendidos.

5.1. Direito de acesso

Poderá solicitar informações sobre seus dados pessoais (comumente conhecido como solicitação de acesso do titular dos dados). Poderá exercer esse direito entrando em contato connosco usando os detalhes de contato do controlador mencionados acima.

5.2. Direito de retificação e apagamento

Se deseja atualizar os dados pessoais que nos são fornecidos, pode enviar-nos um e-mail para Dataprotectionportugal[arroba]Beiersdorf.com ou modificar os dados na inscrição relevante no seu perfil de candidato. Sob certas condições, poderá pedir-nos para apagar seus dados pessoais.

5.3. Direito à limitação do tratamento

Sob certas condições, tem o direito de restringir o tratamento de seus dados pessoais, por exemplo, quando deseja que verifiquemos a precisão de seus dados pessoais. Poderá ajustar a visibilidade do seu perfil a qualquer momento ou desativar as notificações.

5.4. Direito à portabilidade dos dados

Sob certas condições, terá o direito de receber os dados pessoais que nos dizem respeito e que nos forneceu num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática.

5.6. Direito de retirar o consentimento

Terá o direito de retirar o consentimento que obtivemos da sua parte a qualquer momento. A retirada do consentimento não afeta a legalidade do processamento com base no consentimento antes de sua retirada. Para obter mais informações, consulte a seção "Objeção ou retirada do seu consentimento para o processamento de dados pessoais".

Para exercer os seus direitos, poderá entrar em contato connosco (consulte a seção "Responsável pelo tratamento dos dados pessoais e detalhes de contato") ou fazer login no seu Perfil de Candidato e usar a função de self-service para retificação, exclusão e acesso aos dados da sua conta.

6. PRAZO DE CONSERVAÇÃO DE DADOS PESSOAIS

Os seus dados pessoais geralmente só serão armazenados até que não sejam mais necessários em relação aos fins para os quais foram coletados (ou processados de outra forma).

Retemos seus Dados de Perfil de Candidato enquanto seu perfil de candidato estiver ativo. Excluímos esse perfil e os Dados de Perfil do Candidato relacionados após 12 meses de inatividade. Os Dados do Formulário de Candidatura, Dados dos Documentos de Candidatura, Dados de Avaliação Online, Dados de referência e Dados Profissionais Públicos relativos a uma inscrição específica serão retidos por 12 meses após a finalização do processo de recrutamento relacionado a uma inscrição específica e excluídos posteriormente. 

Além disso, retemos seus dados pessoais nesse período, caso haja uma oferta de emprego relevante para a qual seja um candidato adequado e caso defina a visibilidade do seu perfil de candidato conforme descrito em 4 Compartilhamento de dados. Além disso, pode solicitar a exclusão do seu perfil de candidato ou a retirada de sua candidatura entrando em contato com nossos especialistas em recrutamento em dataprotectionportugal[arroba]Beiersdorf.com.

Como exceção, os dados pessoais podem ser armazenados por mais tempo quando seu processamento for necessário para o cumprimento de uma obrigação legal – incluindo o cumprimento de períodos de retenção legais – aos quais estamos sujeitos ou para o estabelecimento, exercício ou defesa de reivindicações legais.

Poderá aceder ao seu Perfil de Candidato e as informações armazenadas nele através do link que recebeu nos nossos e-mails. Poderá também cancelar a assinatura da Beiersdorf Job Agent e parar de receber informações sobre anúncios de emprego atuais no menu do seu perfil de candidato.

Caso a sua inscrição seja bem-sucedida, podemos armazenar os seus dados pessoais no emprego subsequente, em conformidade com os regulamentos legais aplicáveis. Mais informações podem ser encontradas no Aviso de Privacidade para funcionários que lhe forneceremos após a aceitação do trabalho ou durante sua integração.

7. OBJEÇÃO OU RETIRADA DO SEU CONSENTIMENTO PARA O PROCESSAMENTO DE DADOS PESSOAIS

Se deu o seu consentimento (Artigo 6 (1) a) RGPD ou a base equivalente sob as leis aplicáveis) para o tratamento de seus dados, pode retirar o seu consentimento a qualquer momento. Tal retirada influencia a permissibilidade do processamento dos seus dados pessoais depois de os ter fornecido a nós.

Se basearmos o tratamento dos seus dados pessoais em interesses legítimos (Artigo 6 (1) f) RGPD ou a base equivalente de acordo com as leis aplicáveis), poderá opor-se ao processamento. Este é o caso se o tratamento não for necessário, em particular, para cumprir um contrato consigo, que é descrito por nós na Seção Finalidades e Bases Legais para o Processamento. Ao exercer tal objeção, solicitamos que explique os motivos pelos quais não devemos processar seus dados pessoais como fizemos. No caso de sua objeção justificada, examinaremos a situação e interromperemos ou ajustaremos o processamento de dados ou apontaremos a as nossas razões imperiosas dignas de proteção, com base nas quais continuaremos o processamento.

8. INFORMAÇOES SUPLEMENTARES PARA DETERMINADAS REGIOES

Se estiver localizado ou a candidatar-se a trabalhar fora da União Europeia/EEE, consulte também o Aviso de Privacidade aplicável à sua região. Uma visão geral está disponível aqui: https://www.beiersdorf.com/career/local/en/privacy-statement-recruitment/overview

Em caso de conflito entre o conteúdo deste Aviso de Privacidade e a versão regional aplicável, esta última prevalecerá. 

PRIVACY NOTICE FOR CANDIDATES AND APPLICANTS (RECRUITMENT)

This Privacy Notice, also referred to as Data Privacy Policy explains how the Beiersdorf group of companies (each Beiersdorf entity being "we", "us", "our") process your personal data when you apply for a position advertised by us. It also describes your data protection rights, including the right to object to some of Beiersdorf’s processing operations.

For more information on your rights and how you can exercise them, please refer to the section “Legal rights in relation to personaldata and how to exercise them”.

Where applicable, this Privacy Notice supplements our existing General Privacy Notice, which gives you specific information on how we process personal data obtained from you when visiting our website and when we process your personal data in relation to non-application-specific topics.

For certain regions, we provide supplementary information about our use and processing of your personal data in accordance with the laws of the respective jurisdictions. If you reside in or work from any of these regions, please also review the respective annexes (see also section 8. Supplementary information for certain regions).

1. DATA CONTROLLER AND CONTACT DETAILS

Responsible for the processing of personal data within the meaning of Article 4 (7) of the General Data Protection Regulation ("GDPR") or the equivalent under applicable data protection laws is the company stated in the job application and with regard to global HR management and management of global HR systems, Beiersdorf AG, Beiersdorfstraße 1-9, 22529 Hamburg, Germany, Tel.: +49 40 4909-0, E-Mail: dataprotection[at]Beiersdorf.com.

You can find the contact details of the Data Protection Officers of the Beiersdorf affiliates in Germany under the following link: https://www.beiersdorf.de/meta-pages/datenschutzerklaerung/beiersdorf-datenschutzbeauftragter-webseite.

Regarding the local affiliate, we inform you that the Data Controller is: Beiersdorf Portuguesa, Lda - Quinta da Fonte, Edifício D. Sancho I (Q57), Rua de Malhões, 4, Piso 3 – Esquerdo, 2774-528 Paço de Arcos. 

Contact details for data privacy matters: DataProtectionPortugal[at]Beiersdorf.com.

2. COLLECTION OF PERSONAL DATA

Within the recruitment process, we collect and store the following categories of personal data about you:

  • Data which you have provided to us in your candidate profile, including first and last name, gender, nationality, address, country, e-mail, phone number ("Candidate Profile Data").
  • Data which you have entered on our candidate application form, including desired annual salary, your motivation, information about disabilities (if and to the extent that it is relevant for the job offered) ("Application Form Data").
  • Data which you have provided to us in your application documents (curriculum vitae CV, cover letter) including work experience, qualifications and language skills ("Application Documents Data").
  • Data from online assessments (e.g. personality tests, cognitive ability tests) and video interviews (if applicable) ("Online Assessment Data").
  • Data provided to us by your referees (if applicable). These are reference points that you have given us to contact ("Referee Data").

During the recruitment we may evaluate the results of cognitive ability tests using relevant reference groups considering your profession and level of experience.

We collect personal data directly from you or from our external partners, e.g. headhunters. We can also obtain information from professional social networks, such as LinkedIn, job boards and from other publicly accessible sources (only information relevant to your professional life) for the purposes of actively approaching you with job offers or for the purpose of confirming the accuracy of the information presented by you within the course of the application ("Public Professional Data").

Providing your personal data as part of the application process is voluntary. However, the provision of personal data that is marked as mandatory is necessary for the processing of your application or the conclusion of an employment contract with us.

If you provide personal data of another person (e.g. referees) to us, you should show them a copy of this Privacy Notice prior to providing us with their personal data. 

3. PURPOSES OF AND LEGAL BASIS FOR PROCESSING

We process your personal data to make our hiring decision, operate our business and comply with our legal obligations. More specifically, we process your personal data for the purposes and rely on the legal bases set forth in the table below, subject to applicable data protection laws. Where relevant, the legitimate interest is included in the table below as well.

The relevant legal bases include:

  • Processing necessary to take steps at your request prior to entering into a contract (i.e. processing necessary to make a hiring decision and enter into an employment contract with you) (Article 6 (1) b) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • Compliance with legal obligations (Article 6 (1) c) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • Legitimate interests (Article 6 (1) f) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • Consent (Article 6 (1) a) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).

Where we process special categories of personal data (e.g. data concerning health) it will be justified by one of the abovementioned legal bases and one of the following additional conditions:

  • The processing is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security, social protection law, as well as any other applicable law (Article 9 (2) b) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws). 
  • The processing is necessary for the establishment, exercise or defense of legal claims (Article 9 (2) f) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • In exceptional circumstances the processing may be carried out subject to your explicit consent (Article 9 (2) a) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • The processing relates to personal data which are manifestly made public by you (Article 9 (2) e) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
Purpose of processing Legal basis Legitimate interest
(where relevant)
Categories of personal data
To communicate with you within the recruitment process. Taking steps at your request prior to entering into a contract. Not applicable ("N/A") Candidate Profile Data
To assess your application for the job you applied for, to make a decision whether to offer you employment and to provide the employment contract if an offer is accepted. (i) Compliance with legal obligations (e.g., ensuring that we do not unlawfully discriminate in our hiring decisions) or (ii) taking steps at your request prior to entering into a contract where (i) does not apply. N/A Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data
To consider adjustments or accommodations for the recruitment process if you have a disability.

Consent

In case you voluntarily provide us with the information that you have a disability we process this information only to the extent this is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security and social protection law.

N/A Application Form Data, Application Documents

To verify your qualifications and suitability for the job you applied for (as permitted under applicable law and necessary for the specific position). We may use software (including Artificial Intelligence) that assists us to extract skills from your CV and to evaluate whether they match with the job requirements.

In exceptional cases we may also rely on professional information available about you on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources for his purpose.

Legitimate interests.

Should any special categories of personal data on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources be processed in this context, this will be limited to such data which was manifestly made public by you.

We have a legitimate interest to find suitable candidates for our vacancies. Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data, Public Professional Data

To carry out tests in order to assess your suitability for a role

Note: Participating in a personality test is voluntary.

Otherwise, tests are generally only carried out for specific roles (such as cognitive ability test).

(i) consent or (ii) taking steps at your request prior to entering into a contract

We process special categories of personal data in this context only to the extent (i) we received your explicit consent and/or (ii) that is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security and social protection law.

N/A Candidate Profile Data, Online Assessment Data

To contact you in case there are (alternative) career opportunities with us and/or at the Beiersdorf group of companies.

Note: you can restrict the visibility of your candidate profile to the team involved in your current application or grant it to Beiersdorf’s recruiters worldwide.

Consent

In respect to the processing of professional information about you on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources: Should such processing include processing of special categories of personal data, the processing is limited to such data which was manifestly made public by you.

N/A Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Public Professional Data
We may proactively approach you based on professional information available about you on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources.

(i) Legitimate interests or (ii) consent where we obtained consent for this purpose.

In respect to the processing of professional information about you on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources: Should such processing include processing of special categories of personal data, the processing is limited to such data which was manifestly made public by you.

We have a legitimate interest in finding suitable candidates for our vacancies and other entities of the Beiersdorf group. Public Professional Data
To ask you for feedback about your experience with the recruitment process. Consent N/A Candidate Profile Data
To safeguard our rights.

(i) Legitimate interests or (ii) where processing is necessary for our regular exercise of rights in judicial, administrative or arbitration procedures.

We process special categories of personal data in this context only to the extend necessary for the purpose of establishment, exercise and defense of legal claims.

We have a legitimate interest in the establishment, exercise and defense of legal claims. Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data, Online Assessment Data, Public Professional Data
To comply with legal obligations to which we are subject (e.g. deriving from tax law, foreign trade law or sanctions regulations).

(i) Compliance with legal obligations or (ii) legitimate interests where the compliance with legal obligations legal basis does not apply.

We process special categories of personal data in this context only to the extent that is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security and social protection law.

We have a legitimate interest in complying with legal obligations to which we are subject, i.a. to avoid sanctions that may result from non-compliance. Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data, Online Assessment Data, Public Professional Data
For any of the above listed purposes it might be necessary to transfer data to other entities of the Beiersdorf group of companies. (i) Consent where the relevant processing activity listed above relies on consent or (ii) taking steps at your request prior to entering into a contract where (i) and (iii) do not apply or (iii) legitimate interests where (i) and (ii) do not apply. We, as part of the Beiersdorf group of companies, have a legitimate interest in transferring your personal data within the group for internal administrative purposes where this is necessary for the purposes of effective recruitment. Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data, Online Assessment Data, Public Professional Data

 

4. DATA SHARING

We may transfer your personal data to companies affiliated with us provided this is permissible within the scope of the purposes and legal bases outlined above. For the processing activities in our online recruiting system Beiersdorf Group companies are jointly responsible. The essence of the arrangement of this joint determination is that Beiersdorf AG, Germany, is predominantly responsible to fulfill information duties according to data protection law and provide information on the joint processing. We might share your candidate profile with other recruiting teams in the Beiersdorf Group if you chose this option in the application form. You can manage the visibility options of your profile by selecting whether your profile should be visible to the recruiting team involved in your current application or recruiting teams within the Beiersdorf Group worldwide. If you do not wish to be further considered for relevant job offerings, you can request the deletion of your candidate profile or use the self-service function.

Furthermore, personal data may be processed on our behalf on the basis of data processing agreements pursuant to Article 28 GDPR, or other applicable laws, especially by providers of systems for candidate management and selection procedures. We do not share data with third parties that have no reference to our application management and application procedures or other use cases we describe in this privacy notice. 

Where applicable such transfers may involve the transfer of personal data to recipients outside the European Union / European Economic Area. Standard contractual clauses (from the implementing decision (EU) 2021/914 of 4 June 2021) have been concluded with these recipients, unless they are based in countries with an adequacy decision pursuant to Article 45 GDPR (a list of these countries is available at: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en) or GDPR provides for an exception under Article 49 GDPR. Where the transfer in this context is made to a recipient acting as a processor for us (i.e., processing personal data on our behalf), Module Two (transfer from controller to processor) of the standard contractual clauses is relevant; where the transfer is made to third party controllers, Module One (transfer from controller to controller) is relevant. In case the transfers are carried out by a service provider, which we have engaged as a processor, to a sub-processor, Module Three (transfer from processor to processor) may be implemented to govern such transfers.

To request a copy of standard contractual clauses (to the extent we rely on such) you may contact us (see section "Data controller and contact details"). Please note that such copy may be redacted to the extent necessary to protect business secrets or other confidential information.

Further recipients can be found in the general recipients section 1.4 of the General Data Privacy Policy.

In the event of a legal obligation, we reserve the right to disclose information about you if we are required to surrender it to competent authorities or law enforcement bodies to comply with legal obligations or this is necessary to safeguard our rights.

5. LEGAL RIGHTS IN RELATION TO PERSONAL DATA AND HOW TO EXERCISE THEM

Depending on where you are located or the location of the entity to which you are applying, you may have the following rights in relation to your personal data. If the entity is located in the European Economic Area, you have these rights provided that the relevant legal requirements under GDPR are met. 

5.1. Right of access

You can request information about your personal data (commonly known as data subject access request). You can exercise this right by contacting us under the above-mentioned contact details of the controller.

5.2. Right to rectification and erasure

If you wish to update the personal data provided to us, you can send us an email to dataprotectionportugal[at]Beiersdorf.com or you modify the data yourself in the relevant application within your candidate profile. Under certain conditions, you can ask us to erase your personal data. 

5.3. Right to restriction of processing

Under certain conditions you have the right to restrict the processing of your personal data, e.g. when you want us to verify the accuracy of your personal data. You can adjust the visibility of your profile at any time or opt out of notifications.

5.4. Right to data portability

Under certain conditions you have the right to receive the personal data concerning you which you provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format.

5.6. Right to withdraw consent

You have the right to withdraw consent we have obtained from you at any time. The withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal. For more information see section “Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data”.

To exercise your rights, you may contact us (see section "Data controller and contact details") or log in to your Candidate Profile and use the self service function for rectification, erasure and access to your account data.

6. DATA RETENTION

Your personal data will generally only be stored until the personal data are no longer necessary in relation to the purposes for which they were collected (or otherwise processed).

We retain your Candidate Profile Data for as long as your candidate profile is active. We delete such profile and related Candidate Profile Data after 12 months of inactivity. Application Form Data, Application Documents Data, Online Assessment Data, Referee Data and Public Professional Data regarding a specific application will be retained for 12 months after finalizing the recruitment process related to a specific application and deleted afterwards. 

We further retain your personal data in that period in case there is a relevant job offering for which you will be a fitting candidate and you set the visibility of your candidate profile as described in 4 Data sharing. In addition, you can request the deletion of your candidate profile or the withdrawal of your application by contacting our recruitment experts at dataprotectionportugal[at]Beiersdorf.com.

As an exception, personal data may be stored longer where their processing is necessary for compliance with a legal obligation – including compliance with statutory retention periods – to which we are subject or for the establishment, exercise or defense of legal claims.

You can access your Candidate Profile and the information stored there via the link you received in our Mails. You can also unsubscribe from the Beiersdorf Job Agent and stop receiving information on current job postings in the menu of your candidate profile.

In case your application is successful we may store your personal data within the subsequent employment in compliance with the applicable legal regulations. More information can be found in the Privacy Notice for employees that we will provide to you on acceptance of the job or during your onboarding.

7. OBJECTION OR WITHDRAWAL OF YOUR CONSENT TO THE PROCESSING OF PERSONAL DATA

If you have given your consent (Article 6 (1) a) GDPR or the equivalent basis under applicable laws) to the processing of your data, you can withdraw your consent at any time. Such a withdrawal influences the permissibility of processing your personal data after you have given it to us.

If we base the processing of your personal data on legitimate interests (Article 6 (1) f) GDPR or the equivalent basis under applicable laws), you may object to the processing. This is the case if processing is not necessary in particular to fulfil a contract with you, which is described by us in the Section Purposes of and Legal Bases for Processing. When exercising such objection, we ask you to explain the reasons why we should not process your personal data as we have done. In the event of your justified objection, we will examine the situation and either stop or adjust data processing or point out to you our compelling reasons worthy of protection, on the basis of which we will continue processing.

8. SUPPLEMENTARY INFORMATION FOR CERTAIN REGIONS

If you are located or are applying to work outside of the European Union/EEA, please also review the Privacy Notice applicable to your region. An overview is available here: https://www.beiersdorf.com/career/local/en/privacy-statement-recruitment/overview

In the event of conflict between the content of this Privacy Notice and the applicable regional version, the latter shall prevail.