Izjava o varstvu osebnih podatkov za kandidate (za zaposlitev)

English below

Ta Izjava o varstvu osebnih podatkov pojasnjuje, kako podjetje Beiersdorf obdeluje vaše osebne podatke, ko se prijavite na razpis za delovno mesto, ki ga razpišemo. Prav tako opisuje vaše pravice do varstva podatkov, vključno s pravico do ugovora proti nekaterim vrstam obdelav, ki jih izvaja Beiersdorf. Za več informacij o svojih pravicah in načinu njihovega uveljavljanja glejte poglavje »Zakonske pravice glede osebnihpodatkov in kako jih lahko uveljavljate«.

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov dopolnjuje našo obstoječo Politiko zasebnosti, ki vam podaja specifične informacije o tem, kako obdelujemo osebne podatke, ki smo jih pridobili od vas, ko ste obiskali našo spletno stran in se nanašajo na teme, ki niso povezane z vašo prijavo za delovno mesto. 

1. Upravljavec podatkov in kontaktni podatki

Za obdelavo osebnih podatkov v smislu 7. odstavka 4. člena GDPR je odgovoren: Beiersdorf d.o.o. Letališka cesta 32, 1000 Ljubljana, elektronski naslov: Slovenia.Contact@beiersdorf.com (glejte naš imprint).

2. Zbiranje osebnih podatkov

V postopku zaposlovanja zbiramo in shranjujemo naslednje kategorije osebnih podatkov, ki se nanašajo na vas:

  • Podatki, ki ste nam jih posredovali v svojem profilu kandidata, vključno z imenom in priimkom, državo, naslovom e-pošte, telefonsko številko.
  • Podatki, ki ste jih vnesli v prijavni obrazec kandidata, vključno z želeno letno plačo, vašo motivacijo, informacije o oviranosti (če in v obsegu, ki je relevanten za razpisano delovno mesto).
  • Podatki, ki ste nam jih posredovali v dokumentih vaše prijave (curriculum vitae CV, spremno pismo), vključno z delovnimi izkušnjami, kvalifikacijami in znanjem jezikov.
  • Podatki iz spletnih ocen (npr. testi osebnosti, testi kognitivnih sposobnosti) in video intervjuji (če je ustrezno).
  • Podatki, ki nam jih zagotovijo vaši priporočitelji (če je ustrezno). To so referenčne točke, ki ste nam jih dali za vzpostavitev stika.

Rezultate testov kognitivnih sposobnosti ocenjujemo z uporabo relevantnih referenčnih skupin glede na vaš poklic in stopnjo izkušenosti.

Osebne podatke zbiramo neposredno od vas in od zunanjih partnerjev, npr. tako imenovanih lovcev na glave. Informacije lahko pridobimo tudi s profesionalnih družbenih omrežij, kot je  LinkedIn, spletnih iskalnikov zaposlitve, kot je Monster, in iz drugih javno dostopnih virov (samo informacije, ki so relevantne za vaše profesionalno življenje) za namene aktivnega pristopa do vas s ponudbami za zaposlitev ali za namen potrditve točnosti informacij, ki ste nam jih podali v postopku prijave za delovno mesto.  

3. Uporaba osebnih podatkov

Vaši osebni podatki so lahko uporabljeni za naslednje namene:

  • Za oceno vaše prijave za ponujeno zaposlitev in za komunikacijo z vami v postopku zaposlovanja.
  • Za navezavo stika z vami v primeru alternativne karierne priložnosti v okviru skupine Beiersdorf (vidnost vašega profila kandidata lahko omejite na vodstvo, ki je vključeno v vašo trenutno prijavo za zaposlitev, ali pa jo omogočite iskalcem kadrov v Beiersdorfu po vsem svetu).
  • Na podlagi vašega soglasja vas lahko vprašamo o vaši izkušnji v okviru postopka zaposlovanja.
  • Za navezavo stika z vami po vaši prijavi na lastno pobudo.
  • Na podlagi vašega soglasja za pošiljanje individualno prilagojenih informacij o trenutno prostih delovnih mestih.

4. Pravna podlaga za obdelavo

Osebni podatki v postopku zaposlovanja bodo uporabljeni za oceno vaše prijave na delovno mesto in, če je vzpostavljeno delovno razmerje, tudi za sklenitev delovnega razmerja. Za določena delovna mesta to vključuje tudi vaše sodelovanje na spletnem testu kognitivnih sposobnosti ali testu osebnosti. Pravna podlaga za test kognitivnih sposobnosti in test osebnosti ter za ostale podatke za namene postopka prijave in izbire ustreznega kandidata je 28. člen Zakona o delovnih razmerjih. V postopku prijave svoje osebne podatke posredujete prostovoljno. Vendar pa je posredovanje osebnih podatkov nujno potrebno za postopek obdelave vaše prijave ali za sklenitev delovnega razmerja. 

Če pridobimo informacije z vašega javnega profila na profesionalnih družbenih omrežjih, kot je LinkedIn, utemeljujemo obdelavo na našem legitimnem interesu, da vzpostavimo osnovo za odločanje o sklenitvi delovnega razmerja z vami. Pravna podlaga za to je alineja f) 6. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in sveta o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (GDPR) skupaj z alinejo e) 2. odstavka 9. člena iste uredbe (GDPR).

Če vas povabimo k sodelovanju pri raziskavi o vašem zadovoljstvu s postopkom prijave v Beiersdorfu, je relevantna pravna podlaga vaša privolitev v skladu s 7. členom GDPR. Ista pravna podlaga velja, ko se prijavite v naš iskalnik prostih delovnih mest (Job Agent), da bi prejemali informacije o trenutno prostih delovnih mestih.

Poleg tega lahko obdelujemo vaše osebne podatke, ko je to potrebno za našo obrambo v primeru pravnih odškodninskih zahtevkov, ki izhajajo iz postopka    prijave in ki so vloženi proti nam.  Pravna podlaga za to sta alineji b) in f) 1. odstavka 6. člena GDPR; zakoniti interes je, na primer, breme dokazovanja v postopkih po Obligacijskem zakoniku (OZ).

5. Izmenjava podatkov

Vaše osebne podatke lahko posredujemo podjetjem, ki so povezana z nami, pod pogojem, da je to dovoljeno v okviru zgoraj opisanih namenov in pravnih podlag. Za dejavnosti obdelave v našem spletnem sistemu rekrutiranja so skupaj odgovorna podjetja skupine Beiersdorf. Bistvo dogovora za to skupno odločitev je, da je predvsem podjetje Beiersdorf AG, Nemčija, odgovorno za izpolnitev obveznosti obveščanja v skladu z Zakonom o varstvu podatkov in za zagotavljanje informacij o skupni obdelavi. Morda bomo vaš profil kandidata delili z drugimi rekrutacijskimi ekipami v podjetjih skupine Beiersdorf. Sami lahko upravljate z možnostmi vidnosti vašega profila, tako da izberete, ali naj bo vaš profil viden rekrutacijski ekipi, ki je vključena v postopek vaše trenutne prijave, ali rekrutacijskim ekipam v podjetjih skupine Beiersdorf po vsem svetu. Če ne želite, da bi vas v prihodnje upoštevali pri ustreznih ponudbah prostih delovnih mest, lahko zahtevate izbris svojega profila kandidata, glejte poglavje »Hramba podatkov«.

Poleg tega se lahko osebni podatki obdelujejo v našem imenu na osnovi pogodb v skladu z 28. členom GDPR, kar velja zlasti za ponudnike sistemov za obdelavo prijav in postopke izbire. Podatkov ne delimo s tretjimi osebami, ki nimajo nič z našim upravljanjem prijav in postopki prijave ali drugimi primeri uporabe, ki so opisani v poglavju »Uporabaosebnih podatkov«. Takšni prenosi lahko vključujejo prenose osebnih podatkov prejemnikom izven Evropske Unije/Evropskega gospodarskega prostora. S temi zunanjimi ponudniki storitev so bile sklenjene Standardne pogodbene klavzule za prenos osebnih podatkov obdelovalcem s sedežem v tretjih državah, razen s tistimi ponudniki, ki imajo sedež v državah, za katere je komisija EU sprejela odločitev, da zagotavljajo ustrezno raven varstva v skladu s 45. členom GDPR.  

Več informacij je na voljo v poglavju »“Prenosi podatkov izven EU«.

V primeru pravne obveznosti si pridržujemo pravico, da razkrijemo informacije o vas, če jih moramo predati pristojnim organom ali organom pregona. Pravna podlaga je alineja c) 1. odstavka 6. člena GDPR.

6. Zakonske pravice glede osebnih podatkov in kako jih uveljaviti

6.1. Pravica do dostopa

Zahtevate lahko informacije o svojih osebnih podatkih (običajno znana kot zahteva za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki). To pravico lahko uveljavite tako, da stopite v stik z nami na zgoraj navedenih kontaktnih podatkih upravljavca.

6.2. Pravica do popravka in izbrisa

Če želite posodobiti osebne podatke, ki ste nam jih posredovali, nam lahko pošljete elektronsko sporočilo na naslov ali pa podatke v svojem profilu kandidata s pomočjo ustrezne aplikacije spremenite sami. Pod določenimi pogoji lahko zahtevate izbris svojih osebnih podatkov.

6.3. Pravica do omejitve obdelave osebnih podatkov

Pod določenimi pogoji imate pravico, da omejite obdelavo svojih osebnih podatkov, npr. če želite, da preverimo točnost vaših osebnih podatkov. Kadarkoli lahko prilagodite vidnost svojega profila ali izklopite obvestila.

6.4. Pravica do prenosljivosti podatkov

Pod določenimi pogoji imate pravico, da prejmete svoje osebne podatke, ki ste jih posredovali upravljavcu, v strukturirani in strojno berljivi obliki, ki je v splošni uporabi.

6.5. Pravica do ugovora

Če obdelujemo vaše podatke, da zaščitimo zakonite interese, lahko ugovarjate takšni obdelavi iz razlogov, ki izhajajo iz vašega posebnega položaja. Za več informacij glejte poglavje »Ugovor ali umiksoglasja za obdelavo podatkov«.

7. Hramba podatkov

Vaše podatke hranimo še 6 mesecev po datumu vaše zadnje prijave v vaš profil. To je nujno potrebno za breme dokazovanja v primeru pravnega zahtevka na podlagi ZDR-1. V tem obdobju še naprej hranimo vaše osebne podatke tudi za primer, da se pojavi ustrezna ponudba prostega delovnega mesta, za katero bi bili ustrezen kandidat. Nastavitve vidnosti svojega profila kandidata lahko spreminjate, kot je opisano v poglavju 5 Izmenjava podatkov. Poleg tega lahko zahtevate izbris vašega profila kandidata ali umik vaše prijave, tako da se obrnete na naše strokovnjake za kadrovsko rekrutiranje po električni pošti na CareerAdriatic@Beiersdorf.com.

Prav tako se lahko v meniju »Možnosti« svojega profila kandidata odjavite iz aplikacije Job Agent podjetja Beiersdorf in nehate prejemati informacije o trenutno prostih delovnih mestih.

V primeru, da je vaša prijava uspešna, lahko hranimo vaše osebne podatke v času poznejše zaposlitve v skladu z zadevnimi zakonskimi predpisi. Več informacij lahko najdete v Izjavi o varstvu osebnih podatkov za zaposlene, ki vam jo bomo zagotovili, ko boste sprejeli službo.

8. Ugovor ali umik vašega soglasja k obdelavi osebnih podatkov

Če ste podali svoje soglasje (alineja a) 1. odstavka 6. člena GDPR) za obdelavo vaših podatkov (npr. ko vas povabimo k sodelovanju v raziskavi o vašem zadovoljstvu s postopkom prijave v Beiersdorfu), lahko svoje soglasje kadarkoli umaknete. Takšen umik soglasja vpliva na dopustnost obdelave vaših osebnih podatkov, potem ko ste nam jih posredovali.

Če obdelavo vaših osebnih podatkov utemeljujemo na tehtanju interesov (alineja f) 1. odstavka 6. člena GDPR), lahko obdelavi ugovarjate. To velja, če obdelava ni potrebna zlasti za izpolnitev pogodbe z vami, kar je opisano v poglavju »Uporaba podatkov«. Če uveljavljate takšen ugovor, vas bomo prosili, da razložite svoje razloge za to, da vaših osebnih podatkov ne bi več obdelovali, kot smo to počeli doslej. V primeru vašega upravičenega ugovora bomo preučili situacijo in bodisi ustavili bodisi prilagodili obdelavo podatkov ali vam predstavili svoje nujne razloge, ki si jih prizadevamo zaščititi in na osnovi katerih bomo nadaljevali z obdelavo.

Data Privacy Statement for applicants (recruitment)

This privacy statement explains Beiersdorf’s processing your personal data when you apply for a position advertised by us. It also outlines your rights to the protection of personal data, including the right to object to certain processing activities carried out by Beiersdorf. Further information about your rights and how to exercise them is set out in section “Legal rights in relation to personal data and how to exercise them”. 

This Privacy Statement supplements our current General Data Privacy Statement, which covers specific information on how we process the personal data that you supply to us when you visit our website and on issues that are not specifically related to your application.  

1. Data controller and contact details

Responsible for the processing of personal data within the meaning of Art. 4 (7) GDPR is: Beiersdorf d.o.o. Letališka cesta 32, 1000 Ljubljana, elektronski naslov: Slovenia.Contact@beiersdorf.com  (see our imprint).

2. Collection of personal data

Within the recruitment process, we collect and store the following categories of personal data about you:

  • Data which you have provided to us in your candidate profile, including first and last name, country, e-mail, phone number.
  • Data which you have entered on our candidate application form, including desired annual salary, your motivation, information about disabilities (if and to the extent that it is relevant for the job offered).
  • Data which you have provided to us in your application documents (curriculum vitae CV, cover letter) including work experience, qualifications and language skills.
  • Data from online assessments (e.g. personality tests, cognitive ability tests) and video interviews (if applicable).
  • Data provided to us by your referees (if applicable). These are reference points that you have given us to contact. 

We evaluate the results of cognitive ability tests using relevant reference groups considering your profession and level of experience.  

We collect personal data directly from you or from our external partners, e.g. headhunters. We can also obtain information from professional social networks, such as LinkedIn, job boards such as Monster, and from other publicly accessible sources (only information relevant to your professional life) for the purposes of actively approaching you with job offers or for the purpose of confirming the accuracy of the information presented by you within the course of the application.

3. Use of personal data

Your personal data may be used for following purposes:

  • To assess your application for the job offered and to communicate with you within the recruitment process.
  • To contact you in case of an alternative career opportunity within the Beiersdorf group (you can restrict the visibility of your candidate profile to the team involved in your current application or grant it to Beiersdorf’s recruiters worldwide).
  • Based on your consent to ask you about your experience within the recruitment process.
  • To contact you following your unsolicited application.
  • Based on your consent to send you personalized information on current open job postings.

4. Legal basis for processing

Personal data within the recruitment process will be used for the assessment of your application and, if an employment relationship is established, also for the execution of the employment relationship. For specific positions this includes your participation in an online cognitive ability or personality test. The legal basis for the cognitive ability test and the personality test is Article 28 of Employment Relationship Act (ERA-1). Providing your personal data as part of the application process is voluntary. However, the provision of personal data is necessary for the processing of your application or the conclusion of an employment contract with us.

When we obtain information from your public profile on professional social networks, such as LinkedIn, we base this processing on our legitimate interest to build a decision base in order to establish an employment relationship with you. The legal basis is Article 6 f) GDPR in conjunction with Article 9 (2) e) GDPR.

When we invite you to participate in a survey on your satisfaction with the application process at Beiersdorf the relevant legal basis is your consent pursuant to Article 7 GDPR. The same legal basis applies when you subscribe for our Job Agent to receive information on current open job postings.

Furthermore, we may process personal data about you where this is necessary to defend ourselves against legal claims arising from the application process that are brought against us. The legal basis for this is Article 6 (1) b and f) GDPR; the legitimate interest is, for example, a burden of proof in proceedings under the Obligations Code (OC).

5. Data sharing

We may transfer your personal data to companies affiliated with us provided this is permissible within the scope of the purposes and legal bases outlined above. For the processing activities in our online recruiting system Beiersdorf Group companies are jointly responsible. The essence of the arrangement of this joint determination is that Beiersdorf AG, Germany, is predominantly responsible to fulfill information duties according to data protection law and provide information on the joint processing. We might share your candidate profile with other recruiting teams in the Beiersdorf Group. You can manage the visibility options of your profile by selecting whether your profile should be visible to the recruiting team involved in your current application or recruiting teams within the Beiersdorf Group worldwide. If you do not wish to be further considered for relevant job offerings, you can request the deletion of your candidate profile, see section “Data retention”.

Furthermore, personal data may be processed on our behalf on the basis of contracts pursuant to Article 28 GDPR, especially by providers of systems for applicant management and selection procedures. We do not share data with third parties that have no reference to our application management and application procedures or other use cases we describe in section “Use of personal data”.Such transfers may involve the transfer of personal data to recipients outside the European Union / European Economic Area. Standard contractual clauses have been concluded with these external service providers, unless they are based in countries with an adequacy decision pursuant to Art. 45 GDPR.

More information is available under “Data transfers outside the EU”.

In the event of a legal obligation, we reserve the right to disclose information about you if we are required to surrender it to competent authorities or law enforcement bodies. The legal basis is Article 6 (1) c) GDPR.

6. Legal rights in relation to personal data and how to exercise them

6.1. Right of access

You can request information about your personal data (commonly known as data subject access request). You can exercise this right by contacting us under the above mentioned contact details of the controller.

6.2. Right to rectification and erasure

If you wish to update the personal data provided to us, you can send us an email to CareerAdriatic@Beiersdorf.com or you modify the data yourself in the relevant application within your candidate profile. Under certain conditions, you can ask us to erase your personal data.

6.3. Right to restriction of processing

Under certain conditions you have the right to restrict the processing of your personal data, e.g. when you want us to verify the accuracy of your personal data. You can adjust the visibility of your profile at any time or opt out of notifications.

6.4. Right to data portability

Under certain conditions you have the right to receive the personal data concerning you which you provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format.

6.5. Right to object

If we process your data to protect legitimate interests, you may object to such processing for reasons arising from your particular situation. For more information see section “Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data”.

Furthermore, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority concerning the processing of your personal data.

7. Data retention

We retain your data for a period of 6 months after your last log in date in your profile. This is necessary for the burden of proof in the event of a legal claim based on ERA-1. We further retain your personal data in that period in case there is a relevant job offering for which you will be a fitting candidate. You can manage the visibility settings of your candidate profile as described in 5 “Data sharing”. In addition, you can request the deletion of your candidate profile or the withdrawal of your application by contacting our recruitment experts at CareerAdriatic@Beiersdorf.com.

You can also unsubscribe from the Beiersdorf Job Agent and stop receiving information on current job postings in the menu “options” of your candidate profile.  

In case your application is successful we may store your personal data within the subsequent employment in compliance with the applicable legal regulations. More information can be found in the Data Privacy Statement for employees that we will provide to you on acceptance of the job.

8. Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data

If you have given your consent (Article 6 (1) a GDPR) to the processing of your data (e.g. when we invite you to participate in a survey on your satisfaction with the application process at Beiersdorf), you can withdraw your consent at any time. Such a withdrawal influences the permissibility of processing your personal data after you have given it to us.

If we base the processing of your personal data on the weighing of interests (Article 6 (1) f GDPR), you may object to the processing. This is the case if processing is not necessary in particular to fulfil a contract with you, which is described by us in the Chapter “Use of data”. When exercising such objection, we ask you to explain the reasons why we should not process your personal data as we have done. In the event of your justified objection, we will examine the situation and either stop or adjust data processing or point out to you our compelling reasons worthy of protection, on the basis of which we will continue processing.