Aviso De Privacidad Para Candidatos Y Postulantes (Reclutamiento)

English version below

Este Aviso de Privacidad, también conocido como Política de Privacidad de Datos, explica cómo el grupo de empresas de Beiersdorf (cada entidad de Beiersdorf es "nosotros", "nos", "nuestro") procesa sus datos personales cuando se postula para un anuncio de empleo publicato por nosotros. También describe sus derechos de protección de datos, incluido el derecho a oponerse a algunas de las operaciones de tratamiento de Beiersdorf.

Para obtener más información sobre sus derechos y cómo puede ejercerlos, consulte la sección "Derechos legales en relación con los datos personales y cómo ejercerlos".

Cuando corresponda, este Aviso de Privacidad complementa nuestro Aviso General de Privacidad, le proporciona información específica sobre cómo procesamos los datos personales que se obtienen de usted cuando visita nuestro sitio web y cuando tratamos sus datos personales en relación con temas no específicos de la aplicación.

Para ciertas regiones, proporcionamos información complementaria sobre nuestro uso y tratamiento de sus datos personales de acuerdo con las leyes de las jurisdicciones respectivas. Si reside o trabaja en alguna de estas regiones, revise también los anexos respectivos (consulte también la sección 8. Información complementaria para determinadas regiones).

LISTA DE CONTENIDOS

  1. Responsable del tratamiento de datos y datos de contacto
  2. Recogida de datos personales
  3. Propósitos y fundamento jurídico para el tratamiento
  4. Intercambio de datos / Receptores
  5. Derechos legales en relación con los datos personales y cómo ejercerlos
     5.1. Derecho de acceso  5.2. Derecho de rectificación y supresión 5.3. Derecho a la limitación del tratamiento
    5.4. Derecho a la portabilidad de los datos
    5.5. Derecho de oposición
    5.6. Derecho a retirar el consentimiento
  6. Conservación de los datos
  7. Objeción o Retirada de su consentimiento para el tratamiento de datos personales
  8. Información complementaria para determinadas regiones

 

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Y DATOS DE CONTACTO

El responsable del tratamiento de datos personales en el sentido del artículo 4 (7) del Reglamento General de Protección de Datos ("RGPD") es la empresa indicada en la solicitud de empleo y, en lo que respecta a la gestión global de RRHH y la gestión de los sistemas globales de RRHH, Beiersdorf AG, Beiersdorfstraße 1-9, 22529 Hamburgo,  Alemania, Tel.: +49 40 4909-0, E-mail: dataprotection[arroba]Beiersdorf.com.

Puede encontrar los datos de contacto de las filiales de Beiersdorf en  Alemania, si como los datos de contacto de los Delegados de Protección de Datos el siguiente enlace: https://www.beiersdorf.de/meta-pages/datenschutzerklaerung/beiersdorf-datenschutzbeauftragter-webseite.

Respecto a la filial local, le informamos que el Responsable del Tratamiento es: BEIERSDORF S.A., Avda. de la Industria, 31 - 28760 Tres Cantos (Madrid), España.

Datos de contacto del delegado de protección de datos: DataProtectionEspana[arroba]Beiersdorf.com.

También puede ponerse en contacto con el delegado de protección de datos enviando una solicitud a los datos de contacto del Responsable del tratamiento indicados anteriormente, especificando en el asunto A la atención del Delegado de Protección de Datos".

2. RECOGIDA DE DATOS PERSONALES

Dentro del proceso de contratación, recopilamos y almacenamos las siguientes categorías de datos personales sobre usted:

  • Datos que nos ha proporcionado en su perfil de candidato, incluidos nombre y apellidos, sexo, nacionalidad, dirección, país, correo electrónico, número de teléfono ("Datos del perfil del candidato").
  • Datos que ha introducido en nuestro formulario de solicitud de candidato, incluido el salario anual deseado, su motivación ("Datos del formulario de solicitud").
  • Datos que nos ha proporcionado en sus documentos de solicitud (currículum vitae, carta de presentación), incluida la experiencia laboral, las cualificaciones y los conocimientos lingüísticos ("Datos de los documentos de solicitud").
  • Datos de evaluaciones en línea (por ejemplo, pruebas de personalidad, pruebas de capacidad cognitiva) y entrevistas en video (si corresponde) ("Datos de evaluación en línea").
  • Datos que nos proporcionan sus referencias (si corresponde). Estos son puntos de referencia que nos ha proporcionado para ponernos en contacto ("Datos de referencia").

Durante el reclutamiento, podemos evaluar los resultados de las pruebas de capacidad cognitiva utilizando grupos de referencia relevantes teniendo en cuenta su profesión y nivel de experiencia.

Recopilamos datos personales directamente de usted o de nuestros socios externos, por ejemplo, head hunters. También podemos obtener información de redes sociales profesionales, como LinkedIn, bolsas de trabajo y de otras fuentes de acceso público (solo información relevante para su vida profesional) con el fin de acercarnos activamente a usted con ofertas de trabajo o con el fin de confirmar la exactitud de la información presentada por usted en el curso de la solicitud ("Datos profesionales públicos").

La comunicación de datos personales como parte del proceso de solicitud es voluntario. Sin embargo, el suministro de datos personales marcados como obligatorios es necesario para la tramitación de su solicitud o la celebración de un contrato de trabajo con nosotros.

Si nos proporciona datos personales de otra persona (por ejemplo, referencias), debe mostrarles una copia de este Aviso de privacidad antes de proporcionarnos sus datos personales. 

3. PROPÓSITOS Y FUNDAMENTO JURÍDICO PARA EL TRATAMIENTO

Tratamos sus datos personales para tomar nuestra decisión de contratación, operar nuestro negocio y cumplir con nuestras obligaciones legales. Más específicamente, procesamos sus datos personales para los propósitos y nos basamos en las bases legales establecidas en la tabla a continuación, sujeto a las leyes de protección de datos aplicables. En su caso, el interés legítimo también se incluye en la siguiente tabla.

Las bases jurídicas pertinentes son las siguientes:

  • Tratamiento necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte o para la aplicación a petición de este de medidas precontractuales (es decir, el tratamiento necesario para tomar una decisión de contratación y celebrar un contrato de trabajo con usted) (artículo 6, apartado 1, letra b) del RGPD).Para contactarlo en caso de una oportunidad de carrera alternativa dentro del grupo Beiersdorf (puede restringir la visibilidad de su perfil de candidato al equipo involucrado en su solicitud actual u otorgarla a los reclutadores de Beiersdorf en todo el mundo).
  • Tratamiento necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al Responsable del tratamiento (artículo 6, apartado 1, letra c) del RGPD).
  • Tratamiento necesario para la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el Responsable del tratamiento o por un tercero, siempre que sobre dichos intereses no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado que requieran la protección de datos personales, (artículo 6, apartado 1, letra f) del RGPD).
  • Consentimiento del interesado para el tratamiento de sus datos personales para uno o varios fines específicos (artículo 6, apartado 1, letra a) del RGPD).

Cuando procesemos categorías especiales de datos personales (por ejemplo, datos relacionados con la salud), estará justificado por una de las bases legales mencionadas anteriormente y una de las siguientes condiciones adicionales:

  • El tratamiento es necesario para el cumplimiento de obligaciones y el ejercicio de derechos o los derechos específicos del Responsable del tratamiento o del interesado en el ámbito del Derecho laboral y de la seguridad y protección social, en la medida en que así lo autorice el Derecho de la Unión de los Estados miembros o un convenio colectivo con arreglo al Derecho de los Estados miembros que establezca garantías adecuadas del respeto de los derechos fundamentales y de los intereses del interesado, (artículo 9, apartado 2, letra b) del RGPD).
  • El tratamiento es necesario para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones legales (artículo 9, apartado 2, letra f) del RGPD).
  • En circunstancias excepcionales, el tratamiento puede llevarse a cabo sujeto a consentimiento explícito del interesado para el tratamiento de dichos datos personales con uno o más de los fines especificado (artículo 9, apartado 2, letra a) del RGPD).
  • El tratamiento se refiere a datos personales que el interesado ha hecho manifiestamente públicos (artículo 9, apartado 2, letra e) del RGPD).
Finalidad del tratamiento
 Fundamento jurídico
 Interés legítimo (cuando proceda)
 Categorías de datos personales
Para comunicarnos con usted dentro del proceso de contratación.
 Tomar medidas a petición suya antes de celebrar un contrato.
 No aplicable ("N/A")
 Datos del perfil del candidato
Para evaluar su solicitud para el puesto de trabajo que solicitó, para tomar una decisión sobre si le ofrecemos empleo y para proporcionar el contrato de trabajo si se acepta una oferta.
 (i) Cumplimiento de obligaciones legales (por ejemplo, garantizar que no discriminemos ilegalmente en nuestras decisiones de contratación) o (ii) tomar medidas a petición suya antes de celebrar un contrato en el que (i) no se aplique.
 N/A
 Datos del perfil del candidato, datos del formulario de solicitud, Datos de los documentos de solicitud, datos de referencia
Para verificar sus calificaciones e idoneidad para el trabajo que solicitó (según lo permitido por la ley aplicable y necesario para el puesto específico). Podemos utilizar software (incluida la Inteligencia Artificial) que nos ayude a extraer habilidades de su CV y evaluar si coinciden con los requisitos del trabajo.

En casos excepcionales, también podemos basarnos en información profesional disponible sobre usted en redes sociales profesionales, bolsas de trabajo y otras fuentes de acceso público para su propósito.
 Intereses legítimos.En caso de que se procesen categorías especiales de datos personales en redes sociales profesionales, bolsas de trabajo y otras fuentes de acceso público en este contexto, esto se limitará a los datos que usted haya hecho manifiestamente públicos.
 Tenemos un interés legítimo en encontrar candidatos adecuados para nuestras vacantes. 
 Datos del perfil del candidato, datos del formulario de solicitud,  Datos de los documentos de solicitud, datos de referencia, datos profesionales públicos
Realizar pruebas con el fin de evaluar su idoneidad para un puesto.

Nota: Participar en un test de personalidad es voluntario.

De lo contrario, las pruebas generalmente solo se llevan a cabo para roles específicos (como la prueba de capacidad cognitiva).
 (i) dar su consentimiento o (ii) tomar medidas a petición suya antes de celebrar un contrato

Procesamos categorías especiales de datos personales en este contexto solo en la medida en que (i) hayamos recibido su consentimiento explícito y/o (ii) sea necesario para cumplir con las obligaciones y ejercer los derechos suyos o nuestros en el ámbito del derecho laboral, la seguridad social y el derecho de protección social.
 N/A
 Datos del perfil del candidato, datos de evaluación en línea
Para ponernos en contacto con usted en caso de que existan oportunidades de carrera (alternativas) con nosotros y/o en el grupo de empresas Beiersdorf.

Nota: puede restringir la visibilidad de su perfil de candidato al equipo involucrado en su solicitud actual o otorgarlo a los reclutadores de Beiersdorf en todo el mundo.
 Consentimiento Con respecto al tratamiento de información profesional sobre usted en redes sociales profesionales, bolsas de trabajo y otras fuentes de acceso público: En caso de que dicho tratamiento incluya el tratamiento de categorías especiales de datos personales, el tratamiento se limitará a los datos que usted haya hecho manifiestamente públicos.
 N/A
 Datos del perfil del candidato, datos del formulario de solicitud, datos de los documentos de solicitud, datos profesionales públicos
Es posible que nos acerquemos a usted de manera proactiva en función de la información profesional disponible sobre usted en redes sociales profesionales, bolsas de trabajo y otras fuentes de acceso público.
 (i) Intereses legítimos o (ii) consentimiento cuando hayamos obtenido el consentimiento para este fin.

Con respecto al tratamiento de información profesional sobre usted en redes sociales profesionales, bolsas de trabajo y otras fuentes de acceso público: En caso de que dicho tratamiento incluya el tratamiento de categorías especiales de datos personales, el tratamiento se limitará a los datos que usted haya hecho manifiestamente públicos.
 Tenemos un interés legítimo en encontrar candidatos adecuados para nuestras vacantes y otras entidades del grupo Beiersdorf.
 Datos Profesionales Públicos
Para pedirle comentarios sobre su experiencia con el proceso de contratación.
 Consentimiento
 N/A
 Datos del perfil del candidato
Para salvaguardar nuestros derechos.
 (i) Intereses legítimos o (ii) cuando el tratamiento sea necesario para nuestro ejercicio habitual de derechos en procedimientos judiciales, administrativos o de arbitraje.

En este contexto, tratamos categorías especiales de datos personales solo en la medida necesaria para la formulación, el ejercicio y la defensa de reclamaciones legales.
 Tenemos un interés legítimo en el establecimiento, ejercicio y defensa de reclamaciones legales.
 Datos del perfil del candidato, datos del formulario de solicitud, datos de los documentos de solicitud, datos de referencias, datos de evaluación en línea, datos profesionales públicos
Para cumplir con las obligaciones legales a las que estamos sujetos (por ejemplo, derivadas de la legislación fiscal, la legislación de comercio exterior o las normas de sanciones).
 (i) Cumplimiento de obligaciones legales o (ii) intereses legítimos cuando no sea de aplicación la base jurídica del cumplimiento de obligaciones legales.

Tratamos categorías especiales de datos personales en este contexto solo en la medida en que sea necesario para cumplir con las obligaciones y ejercer los derechos suyos o nuestros en el ámbito del derecho laboral, la seguridad social y el derecho de protección social.
 Tenemos un interés legítimo en cumplir con las obligaciones legales a las que estamos sujetos, por ejemplo, para evitar las sanciones que puedan derivarse de su incumplimiento.
 Datos del perfil del candidato, datos del formulario de solicitud, datos de los documentos de solicitud, datos de referencia, datos de evaluación en línea, datos profesionales públicos
Para cualquiera de los fines enumerados anteriormente, puede ser necesario transferir datos a otras entidades del grupo de empresas Beiersdorf.
 (i) Consentimiento, cuando la actividad de tratamiento relevante enumerada anteriormente se base en el consentimiento, o (ii) tomar medidas a petición suya antes de celebrar un contrato donde o (iii) intereses legítimos donde (i) y (ii) no se apliquen.
 Nosotros, como parte del grupo de empresas Beiersdorf, tenemos un interés legítimo en transferir sus datos personales dentro del grupo para fines administrativos internos cuando sea necesario para los fines de una contratación efectiva.
 Datos del perfil del candidato, datos del formulario de solicitud, datos de los documentos de solicitud, datos de referencia, datos de evaluación en línea, datos profesionales públicos

4. INTERCAMBIO DE DATOS / RECEPTORES

Podemos transferir sus datos personales a empresas afiliadas a nosotros siempre que esto esté permitido dentro del alcance de los fines y las bases legales descritas anteriormente. Las empresas del Grupo Beiersdorf son corresponsables de las actividades de tratamiento en nuestro sistema de reclutamiento en línea. La esencia del acuerdo de esta determinación conjunta es que Beiersdorf AG, Alemania, es predominantemente responsable de cumplir con las obligaciones de información de acuerdo con la ley de protección de datos y proporcionar información sobre el tratamiento conjunto. Es posible que compartamos su perfil de candidato con otros equipos de búsqueda y selección del Grupo Beiersdorf si ha elegido esta opción en el formulario de solicitud. Puede gestionar las opciones de visibilidad de su perfil seleccionando si su perfil debe ser visible para el equipo de selección que participa en su solicitud actual o para los equipos de búsqueda y selección dentro del Grupo Beiersdorf en todo el mundo. Si no desea que se le tenga en cuenta para las ofertas de empleo relevantes, puede solicitar la eliminación de su perfil de candidato o utilizar la función de autoservicio").

Además, los datos personales pueden ser tratados en nuestro nombre sobre la base de acuerdos de tratamiento de datos de conformidad con el artículo 28 del RGPD, especialmente por parte de proveedores de sistemas para la gestión de candidatos y los procedimientos de selección. No compartimos datos con terceros que no tengan referencia a nuestra gestión de aplicaciones y procedimientos de solicitud u otros casos de uso que describimos en este aviso de privacidad.

En su caso, dichas transferencias pueden implicar la transferencia de datos personales a destinatarios fuera de la Unión Europea / Espacio Económico Europeo. Se han celebrado cláusulas contractuales tipo (a partir de la Decisión de Ejecución (UE) 2021/914, de 4 de junio de 2021) con estos destinatarios, a menos que tengan su sede en países con una decisión de adecuación de conformidad con el artículo 45 del RGPD (una lista de estos países está disponible en: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en) o que el RGPD prevea una excepción en virtud del artículo 49 del RGPD. Cuando la transferencia en este contexto se realiza a un destinatario que actúa como encargado del tratamiento para nosotros (es decir, procesa datos personales en nuestro nombre), es relevante el Módulo Dos (transferencia de responsable del tratamiento a encargado del tratamiento) de las cláusulas contractuales estándar; cuando la transferencia se realiza a responsables del tratamiento terceros, el Módulo Uno (transferencia responsable del tratamiento a responsable del tratamiento) es relevante. En caso de que las transferencias sean llevadas a cabo por un proveedor de servicios, que hemos contratado como encargado del tratamiento, a un otro encargado, se puede implementar el Módulo Tres (transferencia de encargado del tratamiento a otro encargado) para regir dichas transferencias.

Para solicitar una copia de las cláusulas contractuales estándar (en la medida en que nos basemos en ellas), puede ponerse en contacto con nosotros (consulte la sección "Responsable del tratamiento y datos de contacto"). Tenga en cuenta que dicha copia puede ser redactada en la medida necesaria para proteger secretos comerciales u otra información confidencial.

Puede encontrar más destinatarios en la sección 1.4 de la Política General de Privacidad de Datos.

En caso de que exista una obligación legal, nos reservamos el derecho de revelar información sobre usted si estamos obligados a entregarla a las autoridades competentes o a los organismos encargados de hacer cumplir la ley para cumplir con las obligaciones legales o si esto es necesario para salvaguardar nuestros derechos.

5. DERECHOS LEGALES EN RELACIÓN CON LOS DATOS PERSONALES Y CÓMO EJERCERLOS

Dependiendo de dónde se encuentre o de la ubicación de la entidad a la que se postule, puede tener los siguientes derechos en relación con sus datos personales. Si la entidad se encuentra en el Espacio Económico Europeo, usted tiene estos derechos siempre que se cumplan los requisitos legales pertinentes en virtud del RGPD.

5.1. Derecho de acceso

Puede solicitar información sobre sus datos personales (comúnmente conocida como solicitud de acceso del interesado). Puede ejercer este derecho poniéndose en contacto con nosotros a través de los datos de contacto del responsable del tratamiento mencionados anteriormente.

5.2. Derecho a rectificación y supresión

Si desea actualizar los datos personales que nos ha proporcionado, puede enviarnos un correo electrónico a DataProtectionEspana[arroba]Beiersdorf.com o modificar los datos usted mismo en la aplicación correspondiente dentro de su perfil de candidato. Bajo ciertas condiciones, puede solicitarnos que borremos sus datos personales. 

5.3. Derecho a limitación del tratamiento

Bajo ciertas condiciones, tiene derecho a restringir el tratamiento de sus datos personales, por ejemplo, cuando desee que verifiquemos la exactitud de sus datos personales. Puede ajustar la visibilidad de su perfil en cualquier momento o optar por no recibir notificaciones.

5.4. Derecho a la portabilidad de los datos

Bajo ciertas condiciones, tiene derecho a recibir los datos personales que le conciernen y que nos haya proporcionado en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica.

5.6. Derecho a retirar el consentimiento
Tiene derecho a retirar el consentimiento que hemos obtenido de usted en cualquier momento. La retirada del consentimiento no afecta a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento antes de su retirada. Para obtener más información, consulte la sección "Objeción o retirada de su consentimiento para el tratamiento de datos personales".

Para ejercer sus derechos, puede ponerse en contacto con nosotros (consulte la sección "Responsable del tratamiento y datos de contacto") o iniciar sesión en su perfil de candidato y utilizar la función de autoservicio para la rectificación, eliminación y acceso a los datos de su cuenta.

6. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

Por lo general, sus datos personales solo se almacenarán hasta que los datos personales ya no sean necesarios en relación con los fines para los que se recopilaron (o se procesaron de otro modo).

Conservamos los datos de su perfil de candidato durante el tiempo que su perfil de candidato esté activo. Eliminamos dicho perfil y los Datos de perfil del candidato relacionados después de 12 meses de inactividad. Los datos del formulario de solicitud, los datos de los documentos de solicitud, los datos de evaluación en línea, los datos de referencia y los datos de profesionales públicos con respecto a una solicitud específica se conservarán durante 12 meses después de finalizar el proceso de contratación relacionado con una solicitud específica y se eliminarán posteriormente.

Además, conservamos sus datos personales en ese período en caso de que haya una oferta de trabajo relevante para la que sea un candidato adecuado y establezca la visibilidad de su perfil de candidato como se describe en el punto 4 Intercambio de datos / Receptores. Además, puede solicitar la eliminación de su perfil de candidato o la retirada de su candidatura poniéndose en contacto con nuestros expertos en contratación en DataProtectionEspana[arroba]Beiersdorf.com.

Excepcionalmente, los datos personales pueden conservarse durante más tiempo cuando su tratamiento sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal, incluido el cumplimiento de los plazos de conservación legales, a la que estemos sujetos o para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones legales.

Puede acceder a su Perfil de Candidato y a la información almacenada en él a través del enlace que recibió en nuestros Correos. También puede darse de baja del agente de empleo de Beiersdorf y dejar de recibir información sobre las ofertas de empleo actuales en el menú de su perfil de candidato.

En caso de que su solicitud sea aceptada, podemos almacenar sus datos personales dentro del empleo posterior de conformidad con las regulaciones legales aplicables. Puede encontrar más información en el Aviso de privacidad para empleados que le proporcionaremos al aceptar el trabajo o durante su incorporación.

7. OBJECIÓN O RETIRADA DE SU CONSENTIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Si ha dado su consentimiento (artículo 6, apartado 1, letra a) del RGPD) para el tratamiento de sus datos, puede retirar su consentimiento en cualquier momento. Dicha retirada influye en la permisibilidad del tratamiento de sus datos personales después de que nos los haya proporcionado.

Si basamos el tratamiento de sus datos personales en intereses legítimos (artículo 6, apartado 1, letra f) del RGPD), puede oponerse al tratamiento. Este es el caso si el tratamiento no es necesario, en particular, para cumplir un contrato con usted, que describíamos en la sección Propósitos y fundamento jurídico para el tratamiento. Al ejercer dicha objeción, le pedimos que explique las razones por las que no debemos procesar sus datos personales como lo hemos hecho. En caso de que se oponga justificadamente, examinaremos la situación y detendremos o ajustaremos el tratamiento de datos o le indicaremos nuestras razones imperiosas dignas de protección, sobre la base de las cuales continuaremos con el tratamiento.

8. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA PARA DETERMINADAS REGIONES

Si se encuentra o solicita trabajar fuera de la Unión Europea/EEE, revise también el Aviso de privacidad aplicable a su región. Un resumen está disponible aquí: https://www.beiersdorf.com/career/local/en/privacy-statement-recruitment/overview.

En caso de conflicto entre el contenido de este Aviso de Privacidad y la versión regional aplicable, prevalecerá esta última. 

PRIVACY NOTICE FOR CANDIDATES AND APPLICANTS (RECRUITMENT)

This Privacy Notice, also referred to as Data Privacy Policy explains how the Beiersdorf group of companies (each Beiersdorf entity being "we", "us", "our") process your personal data when you apply for a position advertised by us. It also describes your data protection rights, including the right to object to some of Beiersdorf’s processing operations.

For more information on your rights and how you can exercise them, please refer to the section “Legal rights in relation to personal data and how to exercise them”.

Where applicable, this Privacy Notice supplements our existing General Privacy Notice, which gives you specific information on how we process personal data obtained from you when visiting our website and when we process your personal data in relation to non-application-specific topics.

For certain regions, we provide supplementary information about our use and processing of your personal data in accordance with the laws of the respective jurisdictions. If you reside in or work from any of these regions, please also review the respective annexes (see also section 8. Supplementary information for certain regions).

LIST OF CONTENT

  1. Data controller and contact details
  2. Collection of personal data
  3. Purposes of and legal bases for processing
  4. Data sharing
  5. Legal rights in relation to personal data and how to exercise them
     5.1. Right of access
    5.2. Right to rectification and erasure
     5.3. Right to restriction of processing
    5.4. Right to data portability 5.5. Right to object
    5.6. Right to withdraw consent
  6. Data retention
  7. Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data
  8. Supplementary Information for Certain Regions

1. DATA CONTROLLER AND CONTACT DETAILS

Responsible for the processing of personal data within the meaning of Article 4 (7) of the General Data Protection Regulation ("GDPR") or the equivalent under applicable data protection laws is the company stated in the job application and with regard to global HR management and management of global HR systems, Beiersdorf AG, Beiersdorfstraße 1-9, 22529 Hamburg, Germany, Tel.: +49 40 4909-0, E-Mail: dataprotection[at]Beiersdorf.com.

You can find the contact details of the Data Protection Officers of the Beiersdorf affiliates under the following link: https://www.beiersdorf.de/meta-pages/datenschutzerklaerung/beiersdorf-datenschutzbeauftragter-webseite.

Regarding the local affiliate, we inform you that the Data Controller is: BEIERSDORF S.A., Avda. de la Industria, 31 – 28760 Tres Cantos (Madrid), Spain.

Contact details of the data protection officer: DataProtectionEspana[at]Beiersdorf.com.

You may also contact the Data Protection Officer by sending a request to the Controller's contact details as indicated above, specifying in the subject line "To the attention of the "Data Protection Officer."

2. COLLECTION OF PERSONAL DATA

Within the recruitment process, we collect and store the following categories of personal data about you:

  • Data which you have provided to us in your candidate profile, including first and last name, gender, nationality, address, country, e-mail, phone number ("Candidate Profile Data").
  • Data which you have entered on our candidate application form, including desired annual salary, your motivation ("Application Form Data").
  • Data which you have provided to us in your application documents (curriculum vitae CV, cover letter) including work experience, qualifications and language skills ("Application Documents Data").
  • Data from online assessments (e.g. personality tests, cognitive ability tests) and video interviews (if applicable) ("Online Assessment Data").
  • Data provided to us by your referees (if applicable). These are reference points that you have given us to contact ("Referee Data").                              

During the recruitment we may evaluate the results of cognitive ability tests using relevant reference groups considering your profession and level of experience.

We collect personal data directly from you or from our external partners, e.g. headhunters. We can also obtain information from professional social networks, such as LinkedIn, job boards and from other publicly accessible sources (only information relevant to your professional life) for the purposes of actively approaching you with job offers or for the purpose of confirming the accuracy of the information presented by you within the course of the application ("Public Professional Data").

Providing your personal data as part of the application process is voluntary. However, the provision of personal data that is marked as mandatory is necessary for the processing of your application or the conclusion of an employment contract with us.

If you provide personal data of another person (e.g. referees) to us, you should show them a copy of this Privacy Notice prior to providing us with their personal data. 

3. PURPOSES OF AND LEGAL BASIS FOR PROCESSING

We process your personal data to make our hiring decision, operate our business and comply with our legal obligations. More specifically, we process your personal data for the purposes and rely on the legal bases set forth in the table below, subject to applicable data protection laws. Where relevant, the legitimate interest is included in the table below as well.

The relevant legal bases include:

  • Processing necessary to take steps at your request prior to entering into a contract (i.e. processing necessary to make a hiring decision and enter into an employment contract with you) (Article 6 (1) b) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • Compliance with legal obligations (Article 6 (1) c) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • Legitimate interests (Article 6 (1) f) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • Consent (Article 6 (1) a) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).

Where we process special categories of personal data (e.g. data concerning health) it will be justified by one of the abovementioned legal bases and one of the following additional conditions:

  • The processing is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security, social protection law, as well as any other applicable law (Article 9 (2) b) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws). 
  • The processing is necessary for the establishment, exercise or defense of legal claims (Article 9 (2) f) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • In exceptional circumstances the processing may be carried out subject to your explicit consent (Article 9 (2) a) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • The processing relates to personal data which are manifestly made public by you (Article 9 (2) e) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
Purpose of processing
 Legal basis
 Legitimate interest (where relevant)
 Categories of personal data
To communicate with you within the recruitment process.
 Taking steps at your request prior to entering into a contract.
 Not applicable ("N/A")
 Candidate Profile Data
To assess your application for the job you applied for, to make a decision whether to offer you employment and to provide the employment contract if an offer is accepted.
 (i) Compliance with legal obligations (e.g., ensuring that we do not unlawfully discriminate in our hiring decisions) or (ii) taking steps at your request prior to entering into a contract where (i) does not apply.
 N/A
 Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data
To verify your qualifications and suitability for the job you applied for (as permitted under applicable law and necessary for the specific position). We may use software (including Artificial Intelligence) that assists us to extract skills from your CV and to evaluate whether they match with the job requirements.

In exceptional cases we may also rely on professional information available about you on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources for his purpose.
 Legitimate interests

Should any special categories of personal data on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources be processed in this context, this will be limited to such data which was manifestly made public by you.
 We have a legitimate interest to find suitable candidates for our vacancies.
 Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data, Public Professional Data
To carry out tests in order to assess your suitability for a role

Note: Participating in a personality test is voluntary.

Otherwise, tests are generally only carried out for specific roles (such as cognitive ability test).
 (i) consent or (ii) taking steps at your request prior to entering into a contract

We process special categories of personal data in this context only to the extent (i) we received your explicit consent and/or (ii) that is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security and social protection law.
 N/A
 Candidate Profile Data, Online Assessment Data
To contact you in case there are (alternative) career opportunities with us and/or at the Beiersdorf group of companies.

Note: you can restrict the visibility of your candidate profile to the team involved in your current application or grant it to Beiersdorf’s recruiters worldwide.
Consent 

In respect to the processing of professional information about you on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources: Should such processing include processing of special categories of personal data, the processing is limited to such data which was manifestly made public by you.
 N/A
 Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Public Professional Data
We may proactively approach you based on professional information available about you on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources.
(i) Legitimate interests or (ii) consent where we obtained consent for this purpose.In respect to the processing of professional information about you on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources: Should such processing include processing of special categories of personal data, the processing is limited to such data which was manifestly made public by you.
 We have a legitimate interest in finding suitable candidates for our vacancies and other entities of the Beiersdorf group.
 Public Professional Data
To ask you for feedback about your experience with the recruitment process.
 Consent
 N/A
 Candidate Profile Data
To safeguard our rights.
 (i) Legitimate interests or (ii)  where processing is necessary for our regular exercise of rights in judicial, administrative or arbitration procedures.

We process special categories of personal data in this context only to the extend necessary for the purpose of establishment, exercise and defense of legal claims.
 We have a legitimate interest in the establishment, exercise and defense of legal claims.
 Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data, Online Assessment Data, Public Professional Data
To comply with legal obligations to which we are subject (e.g. deriving from tax law, foreign trade law or sanctions regulations).
 (i) Compliance with legal obligations or (ii) legitimate interests where the compliance with legal obligations legal basis does not apply.We process special categories of personal data in this context only to the extent that is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security and social protection law.
 We have a legitimate interest in complying with legal obligations to which we are subject, i.a. to avoid sanctions that may result from non-compliance.
 Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data, Online Assessment Data, Public Professional Data
For any of the above listed purposes it might be necessary to transfer data to other entities of the Beiersdorf group of companies.
 (i) Consent where the relevant processing activity listed above relies on consent or (ii) taking steps at your request prior to entering into a contract where (i) and (iii) do not apply or (iii) legitimate interests where (i) and (ii) do not apply.
 We, as part of the Beiersdorf group of companies, have a legitimate interest in transferring your personal data within the group for internal administrative purposes where this is necessary for the purposes of effective recruitment.
 Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data, Online Assessment Data, Public Professional Data

4. DATA SHARING

We may transfer your personal data to companies affiliated with us provided this is permissible within the scope of the purposes and legal bases outlined above. For the processing activities in our online recruiting system Beiersdorf Group companies are jointly responsible. The essence of the arrangement of this joint determination is that Beiersdorf AG, Germany, is predominantly responsible to fulfill information duties according to data protection law and provide information on the joint processing. We might share your candidate profile with other recruiting teams in the Beiersdorf Group if you chose this option in the application form. You can manage the visibility options of your profile by selecting whether your profile should be visible to the recruiting team involved in your current application or recruiting teams within the Beiersdorf Group worldwide. If you do not wish to be further considered for relevant job offerings, you can request the deletion of your candidate profile or use the self-service function.”).

Furthermore, personal data may be processed on our behalf on the basis of data processing agreements pursuant to Article 28 GDPR, or other applicable laws, especially by providers of systems for candidate management and selection procedures. We do not share data with third parties that have no reference to our application management and application procedures or other use cases we describe in this privacy notice.

Where applicable such transfers may involve the transfer of personal data to recipients outside the European Union / European Economic Area. Standard contractual clauses (from the implementing decision (EU) 2021/914 of 4 June 2021) have been concluded with these recipients, unless they are based in countries with an adequacy decision pursuant to Article 45 GDPR (a list of these countries is available at: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en) or GDPR provides for an exception under Article 49 GDPR. Where the transfer in this context is made to a recipient acting as a processor for us (i.e., processing personal data on our behalf), Module Two (transfer from controller to processor) of the standard contractual clauses is relevant; where the transfer is made to third party controllers, Module One (transfer from controller to controller) is relevant. In case the transfers are carried out by a service provider, which we have engaged as a processor, to a sub-processor, Module Three (transfer from processor to processor) may be implemented to govern such transfers.

To request a copy of standard contractual clauses (to the extent we rely on such) you may contact us (see section "Data controller and contact details"). Please note that such copy may be redacted to the extent necessary to protect business secrets or other confidential information.

Further recipients can be found in the general recipients section 1.4 of the General Data Privacy Policy.

In the event of a legal obligation, we reserve the right to disclose information about you if we are required to surrender it to competent authorities or law enforcement bodies to comply with legal obligations or this is necessary to safeguard our rights.

5. LEGAL RIGHTS IN RELATION TO PERSONAL DATA AND HOW TO EXERCISE THEM

Depending on where you are located or the location of the entity to which you are applying, you may have the following rights in relation to your personal data. If the entity is located in the European Economic Area, you have these rights provided that the relevant legal requirements under GDPR are met.

5.1. Right of access

You can request information about your personal data (commonly known as data subject access request). You can exercise this right by contacting us under the above-mentioned contact details of the controller.

5.2. Right to rectification and erasure

If you wish to update the personal data provided to us, you can send us an email to DataProtectionEspana[at]Beiersdorf.com or you modify the data yourself in the relevant application within your candidate profile. Under certain conditions, you can ask us to erase your personal data. 

5.3. Right to restriction of processing

Under certain conditions you have the right to restrict the processing of your personal data, e.g. when you want us to verify the accuracy of your personal data. You can adjust the visibility of your profile at any time or opt out of notifications. 

5.4. Right to data portability

Under certain conditions you have the right to receive the personal data concerning you which you provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format.

5.6. Right to withdraw consent

You have the right to withdraw consent we have obtained from you at any time. The withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal. For more information see section “Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data”.

To exercise your rights, you may contact us (see section "Data controller and contact details") or log in to your Candidate Profile and use the self service function for rectification, erasure and access to your account data.

6. DATA RETENTION

Your personal data will generally only be stored until the personal data are no longer necessary in relation to the purposes for which they were collected (or otherwise processed).

We retain your Candidate Profile Data for as long as your candidate profile is active. We delete such profile and related Candidate Profile Data after 12 months of inactivity. Application Form Data, Application Documents Data, Online Assessment Data, Referee Data and Public Professional Data regarding a specific application will be retained for 12 months after finalizing the recruitment process related to a specific application and deleted afterwards.

We further retain your personal data in that period in case there is a relevant job offering for which you will be a fitting candidate and you set the visibility of your candidate profile as described in 4 Data sharing. In addition, you can request the deletion of your candidate profile or the withdrawal of your application by contacting our recruitment experts at DataProtectionEspana[at]Beiersdorf.com.

As an exception, personal data may be stored longer where their processing is necessary for compliance with a legal obligation – including compliance with statutory retention periods – to which we are subject or for the establishment, exercise or defense of legal claims.

You can access your Candidate Profile and the information stored there via the link you received in our Mails. You can also unsubscribe from the Beiersdorf Job Agent and stop receiving information on current job postings in the menu of your candidate profile.

In case your application is successful we may store your personal data within the subsequent employment in compliance with the applicable legal regulations. More information can be found in the Privacy Notice for employees that we will provide to you on acceptance of the job or during your onboarding.

7. OBJECTION OR WITHDRAWAL OF YOUR CONSENT TO THE PROCESSING OF PERSONAL DATA

If you have given your consent (Article 6 (1) a) GDPR or the equivalent basis under applicable laws) to the processing of your data, you can withdraw your consent at any time. Such a withdrawal influences the permissibility of processing your personal data after you have given it to us.

If we base the processing of your personal data on legitimate interests (Article 6 (1) f) GDPR or the equivalent basis under applicable laws), you may object to the processing. This is the case if processing is not necessary in particular to fulfil a contract with you, which is described by us in the Section Purposes of and Legal Bases for Processing. When exercising such objection, we ask you to explain the reasons why we should not process your personal data as we have done. In the event of your justified objection, we will examine the situation and either stop or adjust data processing or point out to you our compelling reasons worthy of protection, on the basis of which we will continue processing.

8. SUPPLEMENTARY INFORMATION FOR CERTAIN REGIONS

If you are located or are applying to work outside of the European Union/EEA, please also review the Privacy Notice applicable to your region. An overview is available here: https://www.beiersdorf.com/career/local/en/privacy-statement-recruitment/overview.

In the event of conflict between the content of this Privacy Notice and the applicable regional version, the latter shall prevail.