Aviso De Privacidad Para Candidatos Y Postulantes (Reclutamiento)

English version below

Este Aviso de Privacidad, también conocido como Política de Privacidad de Datos,  explica cómo el grupo de empresas de Beiersdorf (cada entidad de Beiersdorf es "nosotros", "nos", "nuestro") procesa sus datos personales cuando se postula para un puesto anunciado por nosotros. También describe sus derechos de protección de datos, incluido el derecho a oponerse a algunas de las operaciones de procesamiento de Beiersdorf.

Para obtener más información sobre sus derechos y cómo puede ejercerlos, consulte la sección "Derechos legales en relación con los datos personales y cómoejercerlos".

Cuando corresponda, este Aviso de Privacidad complementa nuestro Aviso de Privacidad General existente, quele brinda información específica sobre cómo procesamos los datos personales que obtenemos de usted al visitar nuestro sitio web y cuando procesamos sus datos personales en relación con temas no específicos de la aplicación.

Para ciertas regiones, proporcionamos información complementaria sobre nuestro uso y procesamiento de sus datos personales de acuerdo con las leyes de las jurisdicciones respectivas. Si reside o trabaja en alguna de estas regiones, revise también los anexos respectivos (consulte también la sección 8. Informacióncomplementaria para determinadas regiones).

1. Responsable del tratamiento y datos de contacto
2. Recogida de datos personales 
3. Finalidades y bases jurídicas del tratamiento 
4. Intercambio de datos 
5. Derechos legales en relación con los datos personales y cómo ejercerlos
   5.1. Derecho de acceso
   5.2. Derecho de rectificación y supresión
   5.3. Derecho a la limitación del tratamiento
     5.4. Derecho a la portabilidad de los datos
   5.5. Derecho de oposición
   5.6. Derecho a retirar el consentimiento
6. Retención de datos
7. Objeción o Retirada de su consentimiento para el Tratamiento de Datos Personales
8. Información complementaria para determinadas regiones

El responsable del tratamiento de datos personales en el sentido del artículo 4 (7) del Reglamento General de Protección de Datos ("RGPD") o su equivalente en virtud de las leyes de protección de datos aplicables es la empresa indicada en la solicitud de empleo y, en lo que respecta a la gestión global de RRHH y la gestión de los sistemas globales de RRHH, Beiersdorf AG, Beiersdorfstraße 1-9, 22529 Hamburgo,  Alemania, Tel.: +49 40 4909-0, E-mail: dataprotection[at]Beiersdorf.com.

Puede encontrar los datos de contacto de los responsables de la protección de datos de Beiersdorf AG en el siguiente enlace: https://www.beiersdorf.de/meta-pages/datenschutzerklaerung/beiersdorf-datenschutzbeauftragter-webseite.

Dentro del proceso de contratación, recopilamos y almacenamos las siguientes categorías de datos personales sobre usted:

• Datos que nos ha proporcionado en su perfil de candidato, incluidos nombre y apellidos, sexo, nacionalidad, dirección, país, correo electrónico, número de teléfono ("Datos del perfil del candidato").
• Datos que ha introducido en nuestro formulario de solicitud de candidato, incluido el salario anual deseado, su motivación, información sobre discapacidades (si y en la medida en que sea relevante para el puesto de trabajo ofrecido) ("Datos del formulario de solicitud").
• Datos que nos ha proporcionado en sus documentos de solicitud (currículum vitae, carta de presentación), incluida la experiencia laboral, las cualificaciones y los conocimientos lingüísticos ("Datos de los documentos de solicitud").
• Datos de evaluaciones en línea (por ejemplo, pruebas de personalidad, pruebas de capacidad cognitiva) y entrevistas en video (si corresponde) ("Datos de evaluación en línea").
• Datos que nos proporcionan sus referencias (si corresponde). Estos son puntos de referencia que nos ha proporcionado para ponernos en contacto ("Datos de referencia").

Durante el reclutamiento, podemos evaluar los resultados de las pruebas de capacidad cognitiva utilizando grupos de referencia relevantes teniendo en cuenta su profesión y nivel de experiencia.

Recopilamos datos personales directamente de usted o de nuestros socios externos, por ejemplo, cazatalentos. También podemos obtener información de redes sociales profesionales, como LinkedIn, bolsas de trabajo y de otras fuentes de acceso público (solo información relevante para su vida profesional) con el fin de acercarnos activamente a usted con ofertas de trabajo o con el fin de confirmar la exactitud de la información presentada por usted en el curso de la solicitud ("Datos profesionales públicos").

El suministro de sus datos personales como parte del proceso de solicitud es voluntario. Sin embargo, el suministro de datos personales marcados como obligatorios es necesario para la tramitación de su solicitud o la celebración de un contrato de trabajo con nosotros.

Si nos proporciona datos personales de otra persona (por ejemplo, referencias), debe mostrarles una copia de este Aviso de privacidad antes de proporcionarnos sus datos personales.

Procesamos sus datos personales para tomar nuestra decisión de contratación, operar nuestro negocio y cumplir con nuestras obligaciones legales. Más específicamente, procesamos sus datos personales para los fines y nos basamos en las bases legales establecidas en la tabla a continuación, sujeto a las leyes de protección de datos aplicables. En su caso, el interés legítimo también se incluye en la siguiente tabla.

Las bases jurídicas pertinentes son las siguientes:

• Tratamiento necesario para tomar medidas a petición suya antes de celebrar un contrato (es decir, el tratamiento necesario para tomar una decisión de contratación y celebrar un contrato de trabajo con usted) (artículo 6, apartado 1, letra b) del RGPD o la base equivalente en virtud de las leyes de protección de datos aplicables).
• Cumplimiento de obligaciones legales (artículo 6, apartado 1, letra c) del RGPD o base equivalente en virtud de las leyes de protección de datos aplicables).
• Intereses legítimos (artículo 6, apartado 1, letra f) del RGPD o base equivalente en virtud de las leyes de protección de datos aplicables).
• Consentimiento (artículo 6, apartado 1, letra a) del RGPD o base equivalente en virtud de las leyes de protección de datos aplicables).

Cuando procesemos categorías especiales de datos personales (por ejemplo, datos relacionados con la salud), estará justificado por una de las bases legales mencionadas anteriormente y una de las siguientes condiciones adicionales:

• El tratamiento es necesario para el cumplimiento de las obligaciones y el ejercicio de nuestros derechos o los derechos suyos en el ámbito del derecho laboral, la seguridad social,  el derecho de protección social, así como cualquier otra ley aplicable (artículo 9, apartado 2, letra b) del RGPD o sobre la base equivalente en virtud de las leyes de protección de datos aplicables).
• El tratamiento es necesario para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones legales (artículo 9, apartado 2, letra f) del RGPD o sobre una base equivalente en virtud de las leyes de protección de datos aplicables).
• En circunstancias excepcionales, el tratamiento puede llevarse a cabo sujeto a su consentimiento explícito (artículo 9, apartado 2, letra a) del RGPD o a una base equivalente en virtud de las leyes de protección de datos aplicables).
• El tratamiento se refiere a datos personales que usted ha hecho manifiestamente públicos (artículo 9, apartado 2, letra e) del RGPD o sobre una base equivalente en virtud de las leyes de protección de datos aplicables).

Podemos transferir sus datos personales a empresas afiliadas a nosotros siempre que esto esté permitido dentro del alcance de los fines y las bases legales descritas anteriormente. Las empresas del Grupo Beiersdorf son corresponsables de las actividades de procesamiento en nuestro sistema de reclutamiento en línea. La esencia del acuerdo de esta determinación conjunta es que Beiersdorf AG, Alemania, es predominantemente responsable de cumplir con las obligaciones de información de acuerdo con la ley de protección de datos y proporcionar información sobre el procesamiento conjunto. Es posible que compartamos su perfil de candidato con otros equipos de contratación del Grupo Beiersdorf si ha elegido esta opción en el formulario de solicitud. Puede gestionar las opciones de visibilidad de su perfil seleccionando si su perfil debe ser visible para el equipo de contratación que participa en su solicitud actual o para los equipos de contratación dentro del Grupo Beiersdorf en todo el mundo. Si no desea que se le tenga en cuenta para las ofertas de empleo relevantes, puede solicitar la eliminación de su perfil de candidato o utilizar la función de autoservicio").

Además, los datos personales pueden ser tratados en nuestro nombre sobre la base de acuerdos de tratamiento de datos de conformidad con el artículo 28 del RGPD u otras leyes aplicables, especialmente por parte de proveedores de sistemas para la gestión de candidatos y los procedimientos de selección. No compartimos datos con terceros que no tengan referencia a nuestra gestión de aplicaciones y procedimientos de solicitud u otros casos de uso que describimos en este aviso de privacidad.

En su caso, dichas transferencias pueden implicar la transferencia de datos personales a destinatarios fuera de la Unión Europea / Espacio Económico Europeo. Se han celebrado cláusulas contractuales tipo (a partir de la Decisión de Ejecución (UE) 2021/914, de 4 de junio de 2021) con estos destinatarios, a menos que tengan su sede en países con una decisión de adecuación de conformidad con el artículo 45 del RGPD (una lista de estos países está disponible en: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en) o que el RGPD prevea una excepción en virtud del artículo 49 del RGPD. Cuando la transferencia en este contexto se realiza a un destinatario que actúa como procesador para nosotros (es decir, procesa datos personales en nuestro nombre), es relevante el Módulo Dos (transferencia de controlador a procesador) de las cláusulas contractuales estándar; cuando la transferencia se realiza a controladores de terceros, el Módulo Uno (transferencia de controlador a controlador) es relevante. En caso de que las transferencias sean llevadas a cabo por un proveedor de servicios, que hemos contratado como procesador, a un subprocesador, se puede implementar el Módulo Tres (transferencia de procesador a procesador) para regir dichas transferencias.

Para solicitar una copia de las cláusulas contractuales estándar (en la medida en que nos basemos en ellas), puede ponerse en contacto con nosotros (consulte la sección "Responsable del tratamiento y datos decontacto"). Tenga en cuenta que dicha copia puede ser redactada en la medida necesaria para proteger secretos comerciales u otra información confidencial.

Puede encontrar más destinatarios en la sección 1.4 de la Política General de Privacidad de Datos.

En caso de que exista una obligación legal, nos reservamos el derecho de revelar información sobre usted si estamos obligados a entregarla a las autoridades competentes o a los organismos encargados de hacer cumplir la ley para cumplir con las obligaciones legales o si esto es necesario para salvaguardar nuestros derechos.

Dependiendo de dónde se encuentre o de la ubicación de la entidad a la que se postule, puede tener los siguientes derechos en relación con sus datos personales. Si la entidad se encuentra en el Espacio Económico Europeo, usted tiene estos derechos siempre que se cumplan los requisitos legales pertinentes en virtud del RGPD.

5.1. Derecho de acceso

Puede solicitar información sobre sus datos personales (comúnmente conocida como solicitud de acceso del interesado). Puede ejercer este derecho poniéndose en contacto con nosotros a través de los datos de contacto del responsable del tratamiento mencionados anteriormente.

5.2. Derecho de rectificación y supresión

Si desea actualizar los datos personales que nos ha proporcionado, puede enviarnos un correo electrónico a RC[at]Beiersdorf.com o modificar los datos usted mismo en la aplicación correspondiente dentro de su perfil de candidato. Bajo ciertas condiciones, puede solicitarnos que borremos sus datos personales. 

5.3. Derecho a la limitación del tratamiento

Bajo ciertas condiciones, tiene derecho a restringir el procesamiento de sus datos personales, por ejemplo, cuando desee que verifiquemos la exactitud de sus datos personales. Puede ajustar la visibilidad de su perfil en cualquier momento o optar por no recibir notificaciones.

5.4. Derecho a la portabilidad de los datos

Bajo ciertas condiciones, tiene derecho a recibir los datos personales que le conciernen y que nos haya proporcionado en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina.

5.5. Derecho de oposición

Si tratamos sus datos para proteger intereses legítimos, puede oponerse a dicho tratamiento por motivos derivados de su situación particular. Para obtener más información, consulte la sección "Objeción o retirada de su consentimiento para el tratamiento de datos personales".

5.6. Derecho a retirar el consentimiento

Tiene derecho a retirar el consentimiento que hemos obtenido de usted en cualquier momento. La retirada del consentimiento no afecta a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento antes de su retirada. Para obtener más información, consulte la sección "Objeción o retirada de su consentimiento para el tratamiento de datos personales".

Para ejercer sus derechos, puede ponerse en contacto con nosotros (consulte la sección "Responsable del tratamiento y datos de contacto") o iniciar sesión en su perfil de candidato y utilizar la función de autoservicio para la rectificación, eliminación y acceso a los datos de su cuenta.

Por lo general, sus datos personales solo se almacenarán hasta que los datos personales ya no sean necesarios en relación con los fines para los que se recopilaron (o se procesaron de otro modo).

Conservamos los  datos de su perfil de candidato durante el tiempo que su perfil de candidato esté activo. Eliminamos dicho perfil y los Datos de perfil del candidato relacionados después de 12 meses de inactividad. Los datos del formulario de solicitud, los datos de los documentos de solicitud, los datos de evaluación en línea, los datos de referencia y los datos de profesionales públicos con respecto a una solicitud específica se conservarán durante 6 meses después de finalizar el proceso de contratación relacionado con una solicitud específica y se eliminarán posteriormente.

Además, conservamos sus datos personales en ese período en caso de que haya una oferta de trabajo relevante para la que sea un candidato adecuado y usted establezca la visibilidad de su perfil de candidato como se describe en 4 Intercambio de datos. Además, puede solicitar la eliminación de su perfil de candidato o la retirada de su candidatura poniéndose en contacto con nuestros expertos en contratación en RC[at]Beiersdorf.com.

Excepcionalmente, los datos personales pueden conservarse durante más tiempo cuando su tratamiento sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal, incluido el cumplimiento de los plazos de conservación legales, a la que estemos sujetos o para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones legales.

Puede acceder a su Perfil de Candidato y a la información almacenada en él a través del enlace que recibió en nuestros Correos. También puede darse de baja del agente de empleo de Beiersdorf y dejar de recibir información sobre las ofertas de empleo actuales en el menú de su perfil de candidato.

En caso de que su solicitud sea aceptada, podemos almacenar sus datos personales dentro del empleo posterior de conformidad con las regulaciones legales aplicables. Puede encontrar más información en el Aviso de privacidad para empleados que le proporcionaremos al aceptar el trabajo o durante su incorporación.

Si ha dado su consentimiento (artículo 6, apartado 1, letra a) del RGPD o una base equivalente en virtud de las leyes aplicables) para el tratamiento de sus datos, puede retirar su consentimiento en cualquier momento. Dicha retirada influye en la permisibilidad del tratamiento de sus datos personales después de que nos los haya proporcionado.

Si basamos el tratamiento de sus datos personales en intereses legítimos (artículo 6, apartado 1, letra f) del RGPD o una base equivalente en virtud de la legislación aplicable), puede oponerse al tratamiento. Este es el caso si el tratamiento no es necesario, en particular, para cumplir un contrato con usted, que describíamos en la sección Finalidades y bases jurídicas del tratamiento. Al ejercer dicha objeción, le pedimos que explique las razones por las que no debemos procesar sus datos personales como lo hemos hecho. En caso de que se oponga justificadamente, examinaremos la situación y detendremos o ajustaremos el tratamiento de datos o le indicaremos nuestras razones imperiosas dignas de protección, sobre la base de las cuales continuaremos con el tratamiento.

Si se encuentra o solicita trabajar fuera de la Unión Europea/EEE, consulte también los Anexos aplicables a su región para obtener más información sobre nuestra recopilación, uso y procesamiento de sus datos personales:

Anexo – Américas ("Anexo de las Américas")

En caso de conflicto entre el contenido del presente Aviso de Privacidad y el anexo regional aplicable, prevalecerá este último.

Anexo – Américas ("Anexo de las Américas")

DEFINICIÓN DE DATOS PERSONALES

La referencia al controlador, al titular de los datos, a los datos personales, al proceso, a las categorías especiales de datos personales y a la autoridad de supervisión en este Aviso de Privacidad y en este Anexo de las Américas incluirá los términos equivalentes en virtud de las leyes aplicables en la región de las Américas.

RECOPILACIÓN DE DATOS PERSONALES, FINES Y BASES LEGALES PARA EL PROCESAMIENTO Y EL INTERCAMBIO DE DATOS

La  sección Recopilación de datos personales del Aviso de privacidad describe los tipos de datos personales que recopilamos sobre los candidatos. Los datos personales que recopilamos varían en función de las circunstancias, como su función y responsabilidades en Beiersdorf. Sujeto a las restricciones legales aplicables, podemos usar y procesar sus datos personales según sea razonablemente necesario para los fines comerciales y comerciales establecidos en la  sección Propósitos y Bases legales para el procesamiento del Aviso de privacidad. De conformidad con la legislación aplicable, podemos divulgar sus datos personales tal y como se describe en  la sección Intercambio de datos del Aviso de privacidad y para los siguientes fines comerciales:

• Seguridad y monitoreo: para monitorear y proteger nuestros recursos, red, instalaciones y activos, incluso para detectar, prevenir, investigar y responder a actividades delictivas sospechadas o presuntas, mala conducta o violaciones de las políticas de la empresa y las reglas de trabajo, incluida la toma de medidas disciplinarias (incluidas advertencias y hasta la terminación).
• Defensa y protección de derechos: para proteger y defender nuestros derechos e intereses y los de terceros, incluso para gestionar y responder a candidatos y otras disputas y reclamaciones legales, para responder a reclamaciones o disputas legales, y para establecer, defender o proteger de otro modo nuestros derechos o intereses, o los derechos, intereses, salud o seguridad de otros,  incluso en el contexto de litigios previstos o reales con terceros.
• Salud y seguridad: con fines de salud y seguridad, como el rastreo de contactos o incluida la realización de evaluaciones adecuadas de los candidatos antes de ingresar o acceder a ciertos lugares o instalaciones.
• Fusiones y adquisiciones y otras transacciones comerciales: para la planificación, la diligencia debida y la implementación de transacciones comerciales, por ejemplo, fusiones, adquisiciones, ventas o transferencias de activos, quiebras o reorganizaciones u otras transacciones comerciales similares.
• Cumplir con las obligaciones legales: en relación con el cumplimiento de las obligaciones legales aplicables (como la elegibilidad para la contratación, responder a citaciones y órdenes judiciales), así como las evaluaciones, revisiones e informes relacionados con dichas obligaciones legales, incluso en virtud de las leyes y regulaciones laborales y laborales, las leyes fiscales y de seguridad social, las regulaciones ambientales, las leyes y regulaciones de seguridad en el lugar de trabajo y otras leyes aplicables,  reglamentos, dictámenes y orientaciones.

En algunos casos (por ejemplo, cuando lo exija la ley y cuando no se aplique la base legal establecida en la  sección Fines y Bases legales para el procesamiento del Aviso de privacidad), podemos pedirle que dé su consentimiento o que le brinde ciertas opciones antes de recopilar, usar, divulgar o procesar ciertos datos personales.

Por lo general, no está obligado a proporcionar sus datos personales, sin embargo, tenga en cuenta que es posible que no podamos procesar una solicitud en su nombre, iniciar o administrar su futura relación laboral con nosotros, o brindarle ciertos servicios si se niega a proporcionar cierta información personal.

En la medida en que nos proporcione datos personales de terceros (por ejemplo, familiares o dependientes), reconoce y confirma haber obtenido el consentimiento de dichas personas, según lo exijan las leyes de protección de datos aplicables.

Solo utilizaremos los datos personales para los fines expresamente indicados en la sección Intercambio de datos del Aviso de privacidad, a menos que las leyes de protección de datos aplicables permitan lo contrario. Si necesitamos utilizar datos personales para nuevos fines que no se divulgaron en el momento de la recopilación, le pediremos que confirme su consentimiento para dichos nuevos usos.

INTERCAMBIO DE DATOS – TRANSFERENCIA AL EXTRANJERO

Sus datos personales pueden ser transferidos a los EE. UU., la UE y otras jurisdicciones donde nuestras filiales, vendedores y proveedores tienen operaciones. Algunas de estas jurisdicciones pueden tener leyes de protección de datos que son sustancialmente diferentes de las de su provincia o territorio de residencia, y pueden permitir que gobiernos extranjeros o fuerzas del orden accedan, usen o divulguen sus datos personales.

Cualquier transferencia de datos personales a otra jurisdicción se realizará de acuerdo con las leyes de protección de datos aplicables y la base legal (por ejemplo, mediante la introducción de las cláusulas estándar contractuales, de acuerdo con las instrucciones que se especificarán, actualizarán, modificarán, reemplazarán o reemplazarán de vez en cuando por la autoridad reguladora aplicable).

Nos aseguraremos de que se implementen las salvaguardas y medidas adecuadas para garantizar que sus datos personales continúen beneficiándose de un grado adecuado de protección, independientemente de la transferencia. Tomamos medidas para garantizar que estos afiliados, vendedores y proveedores solo procesen datos personales en nuestro nombre bajo nuestras instrucciones y de acuerdo con la ley aplicable y los términos establecidos en este Aviso de privacidad.

DERECHOS LEGALES EN RELACIÓN CON LOS DATOS PERSONALES Y CÓMO EJERCERLOS

Dependiendo de dónde se encuentre, puede tener uno o más de los siguientes derechos como interesado:

• derecho a confirmar el tratamiento de sus datos personales, acceder y obtener una copia de sus datos personales;
• derecho a corregir los datos inexactos, incompletos u obsoletos ;
• derecho a limitar o retirar el consentimiento para nuestro tratamiento de sus datos personales y/o a anular el registro de su cuenta. Sin embargo, tenga en cuenta que si retira su consentimiento, es posible que no podamos procesar su solicitud, proporcionarle ciertos servicios o iniciar o administrar su futura relación laboral con nosotros;
• derecho a oponerse y a interrumpir el tratamiento o la supresión de los datos (en determinadas circunstancias);
• derecho a la portabilidad de los datos (en un formato que sea técnicamente factible y limitado a nuestros secretos comerciales o industriales);
• derecho a presentar una reclamación, incluso ante la autoridad local de protección de datos y ante los organismos de defensa del consumidor;
• derecho a obtener información sobre la posibilidad de denegar el consentimiento y las consecuencias de dicha denegación;
• derecho a la anonimización, bloqueo o eliminación de datos personales innecesarios o excesivos o datos personales procesados;
• derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando nos basemos en cualquier base jurídica distinta del consentimiento en caso de violación de la ley aplicable;
• derecho a recibir información sobre entidades públicas y de privacidad con las que hemos llevado a cabo el uso compartido de sus datos personales, de acuerdo con la ley aplicable; y
• Derecho a revisar las decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado de datos personales, por parte de una persona física, siempre que afecte a sus intereses, incluidas las decisiones destinadas a definir su perfil personal, profesional, de consumo y crediticio, o aspectos de su personalidad.

En algunos casos, también puede tener derecho a apelar si denegamos su solicitud de privacidad.  Si tiene alguna pregunta sobre si tiene estos derechos o sobre cómo hacerlo, póngase en contacto con los responsables de protección de datos o con el representante de la entidad de Beiersdorf correspondiente utilizando los datos de contacto que se indican en la  sección Responsable del tratamiento de datos y Datos de contacto del Aviso de privacidad. Cualquier pregunta o solicitud para ejercer sus derechos puede enviarse en su idioma nativo.

SEGURIDAD DE LOS DATOS

Cuando compartimos sus datos personales con proveedores de servicios o terceros, les damos instrucciones por escrito para que conserven sus datos de forma segura y de acuerdo con los requisitos de la ley aplicable. Los proveedores de servicios y terceros deben implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar la seguridad de sus datos.

CAMBIOS

Es posible que realicemos cambios en este Aviso de privacidad de vez en cuando. En caso de cambios sustanciales y cuando lo exija la ley aplicable, solicitaremos su consentimiento para estos cambios.

This Privacy Notice, also referred to as Data Privacy Policy explains how the Beiersdorf group of companies (each Beiersdorf entity being "we", "us", "our") process your personal data when you apply for a position advertised by us. It also describes your data protection rights, including the right to object to some of Beiersdorf’s processing operations.

For more information on your rights and how you can exercise them, please refer to the section “Legal rights in relation to personaldata and how to exercise them”.

Where applicable, this Privacy Notice supplements our existing General Privacy Notice, which gives you specific information on how we process personal data obtained from you when visiting our website and when we process your personal data in relation to non-application-specific topics.

For certain regions, we provide supplementary information about our use and processing of your personal data in accordance with the laws of the respective jurisdictions. If you reside in or work from any of these regions, please also review the respective annexes (see also section 8. Supplementary information for certainregions).

1. Data controller and contact details
2. Collection of personal data
3. Purposes of and legal bases for processing
4. Data Sharing
5. Legal rights in relation to personal data and how to exercise them
   5.1. Right of access
   5.2. Right to rectification and erasure
   5.3. Right to restriction of processing
   5.4. Right to data portability
   5.5. Right to object
   5.6. Right to withdraw consent
6. Data retention
7. Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data
8. Supplementary Information for Certain Regions

Responsible for the processing of personal data within the meaning of Article 4 (7) of the General Data Protection Regulation ("GDPR") or the equivalent under applicable data protection laws is the company stated in the job application and with regard to global HR management and management of global HR systems, Beiersdorf AG, Beiersdorfstraße 1-9, 22529 Hamburg, Germany, Tel.: +49 40 4909-0, E-Mail: dataprotection[at]Beiersdorf.com.

You can find the contact details of the Data Protection Officers of the Beiersdorf AG under the following link: https://www.beiersdorf.de/meta-pages/datenschutzerklaerung/beiersdorf-datenschutzbeauftragter-webseite.

Within the recruitment process, we collect and store the following categories of personal data about you:

• Data which you have provided to us in your candidate profile, including first and last name, gender, nationality, address, country, e-mail, phone number ("Candidate Profile Data").
• Data which you have entered on our candidate application form, including desired annual salary, your motivation, information about disabilities (if and to the extent that it is relevant for the job offered) ("Application Form Data").
• Data which you have provided to us in your application documents (curriculum vitae CV, cover letter) including work experience, qualifications and language skills ("Application Documents Data").
• Data from online assessments (e.g. personality tests, cognitive ability tests) and video interviews (if applicable) ("Online Assessment Data").
• Data provided to us by your referees (if applicable). These are reference points that you have given us to contact ("Referee Data").

During the recruitment we may evaluate the results of cognitive ability tests using relevant reference groups considering your profession and level of experience.

We collect personal data directly from you or from our external partners, e.g. headhunters. We can also obtain information from professional social networks, such as LinkedIn, job boards and from other publicly accessible sources (only information relevant to your professional life) for the purposes of actively approaching you with job offers or for the purpose of confirming the accuracy of the information presented by you within the course of the application ("Public Professional Data").

Providing your personal data as part of the application process is voluntary. However, the provision of personal data that is marked as mandatory is necessary for the processing of your application or the conclusion of an employment contract with us.

If you provide personal data of another person (e.g. referees) to us, you should show them a copy of this Privacy Notice prior to providing us with their personal data. 

We process your personal data to make our hiring decision, operate our business and comply with our legal obligations. More specifically, we process your personal data for the purposes and rely on the legal bases set forth in the table below, subject to applicable data protection laws. Where relevant, the legitimate interest is included in the table below as well.

The relevant legal bases include:

• Processing necessary to take steps at your request prior to entering into a contract (i.e. processing necessary to make a hiring decision and enter into an employment contract with you) (Article 6 (1) b) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
• Compliance with legal obligations (Article 6 (1) c) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
• Legitimate interests (Article 6 (1) f) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
• Consent (Article 6 (1) a) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).

Where we process special categories of personal data (e.g. data concerning health) it will be justified by one of the abovementioned legal bases and one of the following additional conditions:

• The processing is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security, social protection law, as well as any other applicable law (Article 9 (2) b) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
• The processing is necessary for the establishment, exercise or defense of legal claims (Article 9 (2) f) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
• In exceptional circumstances the processing may be carried out subject to your explicit consent (Article 9 (2) a) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
• The processing relates to personal data which are manifestly made public by you (Article 9 (2) e) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).

We may transfer your personal data to companies affiliated with us provided this is permissible within the scope of the purposes and legal bases outlined above. For the processing activities in our online recruiting system Beiersdorf Group companies are jointly responsible. The essence of the arrangement of this joint determination is that Beiersdorf AG, Germany, is predominantly responsible to fulfill information duties according to data protection law and provide information on the joint processing. We might share your candidate profile with other recruiting teams in the Beiersdorf Group if you chose this option in the application form. You can manage the visibility options of your profile by selecting whether your profile should be visible to the recruiting team involved in your current application or recruiting teams within the Beiersdorf Group worldwide. If you do not wish to be further considered for relevant job offerings, you can request the deletion of your candidate profile or use the self-service function.”).

Furthermore, personal data may be processed on our behalf on the basis of data processing agreements pursuant to Article 28 GDPR, or other applicable laws, especially by providers of systems for candidate management and selection procedures. We do not share data with third parties that have no reference to our application management and application procedures or other use cases we describe in this privacy notice.

Where applicable such transfers may involve the transfer of personal data to recipients outside the European Union / European Economic Area. Standard contractual clauses (from the implementing decision (EU) 2021/914 of 4 June 2021) have been concluded with these recipients, unless they are based in countries with an adequacy decision pursuant to Article 45 GDPR (a list of these countries is available at: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en) or GDPR provides for an exception under Article 49 GDPR. Where the transfer in this context is made to a recipient acting as a processor for us (i.e., processing personal data on our behalf), Module Two (transfer from controller to processor) of the standard contractual clauses is relevant; where the transfer is made to third party controllers, Module One (transfer from controller to controller) is relevant. In case the transfers are carried out by a service provider, which we have engaged as a processor, to a sub-processor, Module Three (transfer from processor to processor) may be implemented to govern such transfers.

To request a copy of standard contractual clauses (to the extent we rely on such) you may contact us (see section "Data controller and contact details"). Please note that such copy may be redacted to the extent necessary to protect business secrets or other confidential information.

Further recipients can be found in the general recipients section 1.4 of the General Data Privacy Policy.

In the event of a legal obligation, we reserve the right to disclose information about you if we are required to surrender it to competent authorities or law enforcement bodies to comply with legal obligations or this is necessary to safeguard our rights.

Depending on where you are located or the location of the entity to which you are applying, you may have the following rights in relation to your personal data. If the entity is located in the European Economic Area, you have these rights provided that the relevant legal requirements under GDPR are met.

5.1. Right of access

You can request information about your personal data (commonly known as data subject access request). You can exercise this right by contacting us under the above mentioned contact details of the controller.

5.2. Right to rectification and erasure

If you wish to update the personal data provided to us, you can send us an email to RC[at]Beiersdorf.com or you modify the data yourself in the relevant application within your candidate profile. Under certain conditions, you can ask us to erase your personal data. 

5.3. Right to restriction of processing

Under certain conditions you have the right to restrict the processing of your personal data, e.g. when you want us to verify the accuracy of your personal data. You can adjust the visibility of your profile at any time or opt out of notifications.

5.4. Right to data portability

Under certain conditions you have the right to receive the personal data concerning you which you provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format.

5.5. Right to object

If we process your data to protect legitimate interests, you may object to such processing for reasons arising from your particular situation. For more information see section “Objection or Withdrawalof your consent to the Processing of Personal Data”.

5.6. Right to withdraw consent

You have the right to withdraw consent we have obtained from you at any time. The withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal. For more information see section “Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data”.

To exercise your rights, you may contact us (see section "Data controller and contact details") or log in to your Candidate Profile and use the self service function for rectification, erasure and access to your account data.

Your personal data will generally only be stored until the personal data are no longer necessary in relation to the purposes for which they were collected (or otherwise processed).

We retain your Candidate Profile Data for as long as your candidate profile is active. We delete such profile and related Candidate Profile Data after 12 months of inactivity. Application Form Data, Application Documents Data, Online Assessment Data, Referee Data and Public Professional Data regarding a specific application will be retained for 6 months after finalizing the recruitment process related to a specific application and deleted afterwards.

We further retain your personal data in that period in case there is a relevant job offering for which you will be a fitting candidate and you set the visibility of your candidate profile as described in 4 Data sharing. In addition, you can request the deletion of your candidate profile or the withdrawal of your application by contacting our recruitment experts at RC[at]Beiersdorf.com.

As an exception, personal data may be stored longer where their processing is necessary for compliance with a legal obligation – including compliance with statutory retention periods – to which we are subject or for the establishment, exercise or defense of legal claims.

You can access your Candidate Profile and the information stored there via the link you received in our Mails. You can also unsubscribe from the Beiersdorf Job Agent and stop receiving information on current job postings in the menu of your candidate profile.

In case your application is successful we may store your personal data within the subsequent employment in compliance with the applicable legal regulations. More information can be found in the Privacy Notice for employees that we will provide to you on acceptance of the job or during your onboarding.

If you have given your consent (Article 6 (1) a) GDPR or the equivalent basis under applicable laws) to the processing of your data, you can withdraw your consent at any time. Such a withdrawal influences the permissibility of processing your personal data after you have given it to us.

If we base the processing of your personal data on legitimate interests (Article 6 (1) f) GDPR or the equivalent basis under applicable laws), you may object to the processing. This is the case if processing is not necessary in particular to fulfil a contract with you, which is described by us in the Section Purposes of and Legal Bases for Processing. When exercising such objection, we ask you to explain the reasons why we should not process your personal data as we have done. In the event of your justified objection, we will examine the situation and either stop or adjust data processing or point out to you our compelling reasons worthy of protection, on the basis of which we will continue processing.

If you are located or are applying to work outside of the European Union/EEA, please also review the Annexes applicable to your region for further information about our collection, use and processing of your personal data:

Annex – Americas ("Americas Annex")

In the event of conflict between the content of this Privacy Notice and the applicable regional annex, the latter shall prevail.

Annex – Americas ("Americas Annex")

DEFINITION OF PERSONAL DATA

Reference to controller, data subject, personal data, process, special categories of personal data and supervisory authority in this Privacy Notice and this Americas Annex shall include the equivalent terms under applicable laws in the Americas region.

COLLECTION OF PERSONAL DATA, PURPOSES OF AND LEGAL BASES FOR PROCESSING, AND DATA SHARING

The Collection of Personal Data section of the Privacy Notice describes the kinds of personal data we collect about candidates. The personal data we collect varies depending on the circumstances, such as your role and responsibilities with Beiersdorf. Subject to applicable legal restrictions, we may use and otherwise process your personal data as reasonably necessary for the commercial and business purposes set forth in the Purposes of and Legal Bases for Processing section of the Privacy Notice. In accordance with applicable law, we may disclose your personal data as described in Data Sharing section of the Privacy Notice and for the following business purposes:

• Security and monitoring: to monitor and secure our resources, network, premises and assets, including to detect, prevent, investigate and respond to suspected or alleged criminal activities, misconduct or violations of company policies and work rules, including to take disciplinary actions (including warnings and up to and including termination).
• Defending and protecting rights: to protect and defend our rights and interests and those of third parties, including to manage and respond to candidates and other legal disputes and grievances, to respond to legal claims or disputes, and to otherwise establish, defend or protect our rights or interests, or the rights, interests, health or safety of others, including in the context of anticipated or actual litigation with third parties.
• Health and safety: for health and safety purposes, such as contact tracing or including conducting appropriate screenings of candidates prior to entering or accessing certain locations or premises.
• M&A and other business transactions: for planning, due diligence and implementation of commercial transactions, for example mergers, acquisitions, asset sales or transfers, bankruptcy or reorganization or other similar business transactions.
• Complying with legal obligations: relating to compliance with applicable legal obligations (such as hiring eligibility, responding to subpoenas and court orders) as well as assessments, reviews and reporting relating to such legal obligations, including under employment and labor laws and regulations, social security and tax laws, environmental regulations, workplace safety laws and regulations, and other applicable laws, regulations, opinions and guidance.

In some cases (such as where required by law and where the legal basis set out in the Purposes of and Legal Bases for Processing section of the Privacy Notice does not apply), we may ask you to consent or give you certain choices prior to collecting, using, disclosing or otherwise processing certain personal data.

You are generally not obliged ‎to provide your personal ‎data, however, please note that we may be unable to process an ‎‎application on your behalf, initiate or manage your future employment relationship with us, or provide certain services to you if you refuse to ‎provide certain personal ‎‎information.‎

To the extent that you are providing us with the personal data of third parties (e.g. family or dependents), you acknowledge and confirm having obtained consent from any such individuals, as may be required by applicable data protection laws.

We will only use personal data for the purposes expressly stated in the Data sharing section of the Privacy Notice, unless otherwise permitted by applicable data protection laws. If we need to use personal data for new purposes which were not disclosed at the time of collection, we will ask you to confirm your consent to such new uses.

DATA SHARING – OVERSEAS TRANSFER

Your personal data may be transferred to the US, EU and other jurisdictions where we our affiliates, vendors and providers have operations. Some of these jurisdictions may have data protection laws which are substantially different from those of your province or territory of residence, and may allow foreign governments or law enforcement to access, use, or disclose your personal data.

Any transfer of personal data to another jurisdiction will be done in accordance with applicable data protection laws and legal basis (such as by entering the contractual standard clauses, in accordance with the instructions to be specified, updated, amended, replaced or superseded from time to time by the applicable regulatory authority).

We will ensure that appropriate safeguards and measures are in place to ensure that your personal data will continue to benefit from an adequate degree of protection, notwithstanding the transfer. We take steps to ensure these affiliates, vendors and providers only process personal data on our behalf under our instructions and in accordance with applicable law and the terms set forth in this Privacy Notice.

LEGAL RIGHTS IN RELATION TO PERSONAL DATA AND HOW TO EXERCISE THEM

Depending on where you are located, you may have one or more of the following data subject rights:

• right to confirm the processing of your personal data, access and obtain a copy of your personal data;
• right to correct inaccurate, incomplete or outdated data;
• right to limit or withdraw consent to our processing of your personal data and/or to deregister your account. However please note that if you withdraw your consent, we may be unable to process your application, provide certain services to you, or initiate or manage your future employment relationship with us;
• right to oppose and discontinue the processing of, or deletion of data (in certain circumstances);
• right to data portability (in a format that is technically feasible and limited to our commercial or industrial secrets);
• right to complain, including with your local data protection authority and with consumer defense bodies;
• right to obtain information about the possibility of denying consent, and the consequences of such denial;
• right to anonymization, blocking or erasure of unnecessary or excessive personal data or personal data processed;
• right to object to processing of your personal data where we are relying on any legal bases other than consent in case there is violation of the applicable law;
• right to receive information about public and privacy entities with which we have carried out the shared use of your personal data, according to the applicable law; and
• right to review decisions based only on the automatized processing of personal data, by a natural person, whenever it affects your interests, including decisions intended to define your personal, professional, consumer and credit profile, or aspects of your personality.

In some cases, you may also have the right to appeal if we deny your privacy request.  If you have any questions on whether you have, or how to exercise these rights, please contact the Data Protection Officers or representative of the relevant Beiersdorf entity using the contact details as set out in the Data Controller and Contact Details section of the Privacy Notice. Any question or application to exercise your rights can be sent in your native language.

DATA SECURITY

Where we share your personal data with service providers or third parties, we instruct them in writing to hold your data securely and in line with the requirements of applicable law. Service providers and third parties must implement appropriate technical and organizational measures to ensure the security of your data.

CHANGES

We may make changes to this Privacy Notice from time to time. In case of material changes and where required by applicable law, we will seek your consent to these changes.