ДЕКЛАРАЦИЯ ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ ЗА КАНДИДАТИ И КАНДИДАТИ (НАБИРАНЕ НА ПЕРСОНАЛ)

English version below

Настоящата Декларация за поверителност, наричана още Политика за поверителност на данните , обяснява как групата компании на Beiersdorf (всяко юридическо лице на Beiersdorf е "ние", "нас", "наш") обработва Вашите лични данни, когато кандидатствате за позиция, обявена от нас. Той също така описва вашите права за защита на данните, включително правото да възразите срещу някои от операциите по обработка на Beiersdorf.

За повече информация относно Вашите права и как можете да ги упражните, моля, вижте раздела "Законни права във връзка с лични данни и как да ги упражните".

Когато е приложимо, настоящото Уведомление за поверителност допълва съществуващото ни Общо уведомление за поверителност, което Ви дава конкретна информация за това как обработваме лични данни, получени от Вас , когато посещавате нашия уебсайт, и кога обработваме Вашите лични данни във връзка с теми, които не са специфични за приложението.

За определени региони предоставяме допълнителна информация за използването и обработката на Вашите лични данни в съответствие със законите на съответните юрисдикции. Ако живеете или работите от някой от тези региони, моля, прегледайте и съответните приложения (вж. също раздел 8. Допълнителна информация за определени региони).

1. АДМИНИСТРАТОР НА ДАННИ И ДАННИ ЗА КОНТАКТ

Отговорна за обработката на лични данни по смисъла на член 4, параграф 7 от Общия регламент за защита на данните ("GDPR") или еквивалента съгласно приложимите закони за защита на данните е компанията, посочена в кандидатурата за работа и по отношение на глобалното управление на човешките ресурси и управлението на глобалните системи за човешки ресурси, Beiersdorf AG, Beiersdorfstraße 1-9, 22529 Hamburg, Германия, тел.: +49 40 4909-0, електронна поща: защита на данните[на]Beiersdorf.com.

2. СЪБИРАНЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ

В рамките на процеса на набиране на персонал ние събираме и съхраняваме следните категории лични данни за Вас:

  • Данни, които сте ни предоставили във вашия профил на кандидата, включително име и фамилия, пол, националност, адрес, държава, имейл, телефонен номер ("Данни за профила на кандидата").
  • Данни, които сте въвели в нашия формуляр за кандидатстване, включително желаната годишна заплата, вашата мотивация, информация за увреждания (ако и доколкото е от значение за предлаганата работа) ("Данни от формуляра за кандидатстване").
  • Данни, които сте ни предоставили в документите си за кандидатстване (автобиография, автобиография, мотивационно писмо), включително трудов опит, квалификация и езикови умения ("Данни за документи за кандидатстване").
  • Данни от онлайн оценки (напр. тестове за личност, тестове за когнитивни способности) и видео интервюта (ако е приложимо) ("Данни от онлайн оценка").
  • Данни, предоставени ни от Вашите рефери (ако е приложимо). Това са референтни точки, с които сте ни дали да се свържем ("Референтни данни").

По време на набирането на персонал можем да оценим резултатите от тестовете за когнитивни способности, като използваме съответните референтни групи, като вземем предвид вашата професия и ниво на опит.

Ние събираме лични данни директно от вас или от нашите външни партньори, например хедхънтъри. Можем също така да получим информация от професионални социални мрежи, като LinkedIn, борси за работа и от други публично достъпни източници (само информация, свързана с Вашия професионален живот) с цел активно да се свържем с Вас с предложения за работа или с цел потвърждаване на точността на информацията, предоставена от Вас в хода на кандидатстването ("Публични професионални данни").

Предоставянето на Вашите лични данни като част от процеса на кандидатстване е доброволно. Предоставянето на лични данни, които са маркирани като задължителни, обаче е необходимо за обработката на Вашата кандидатура или сключването на трудов договор с нас.

Ако ни предоставите лични данни на друго лице (напр. препоръки), трябва да им покажете копие от тази Декларация за поверителност, преди да ни предоставите личните си данни.

3. ЦЕЛИ И ПРАВНИ ОСНОВАНИЯ ЗА ОБРАБОТВАНЕ

Ние обработваме Вашите лични данни, за да вземем решение за наемане, да управляваме бизнеса си и да спазваме законовите си задължения. По-конкретно, ние обработваме Вашите лични данни за целите и разчитаме на правните основания, посочени в таблицата по-долу, при спазване на приложимите закони за защита на данните. Когато е уместно, законният интерес също е включен в таблицата по-долу.

Съответните правни основания включват:

  • Обработка, необходима за предприемане на стъпки по Ваше искане преди сключване на договор (т.е. обработка, необходима за вземане на решение за наемане и сключване на трудов договор с Вас) (член 6, параграф 1, буква б) от ОРЗД или еквивалентното основание съгласно приложимите закони за защита на данните).
  • Спазване на законовите задължения (член 6, параграф 1, буква в) от ОРЗД или еквивалентното основание съгласно приложимите закони за защита на данните).
  • Законни интереси (член 6, параграф 1, буква е) от ОРЗД или еквивалентното основание съгласно приложимите закони за защита на данните).
  • Съгласие (член 6, параграф 1, буква а) от ОРЗД или еквивалентно основание съгласно приложимите закони за защита на данните).

Когато обработваме специални категории лични данни (напр. данни за здравето), това ще бъде обосновано от едно от горепосочените правни основания и едно от следните допълнителни условия:

  • Обработването е необходимо за целите на изпълнение на задълженията и упражняване на правата на Вас или нас в областта на трудовото право, социалното осигуряване, правото на социална закрила, както и всяко друго приложимо право (член 9, параграф 2, буква б) от ОРЗД или еквивалентното основание съгласно приложимите закони за защита на данните).
  • Обработването е необходимо за установяване, упражняване или защита на правни претенции (член 9, параграф 2, буква е) от ОРЗД или еквивалентното основание съгласно приложимите закони за защита на данните).
  • При изключителни обстоятелства обработката може да се извърши при вашето изрично съгласие (член 9, параграф 2, буква а) от ОРЗД или еквивалентно основание съгласно приложимите закони за защита на данните).
  • Обработката се отнася до лични данни, които са явно оповестени публично от Вас (член 9, параграф 2, буква д) от ОРЗД или еквивалентното основание съгласно приложимите закони за защита на данните).
Цел наобработката Правно основание Законен интерес (когато еприложимо) Категории лични данни
За да комуникираме с вас в процеса на набиране на персонал. Предприемане на стъпки по Ваше искане преди сключване на договор. Не е приложимо ("Не е приложимо") Данни за профила на кандидата
Да оценикандидатурата Ви за работата, за която стекандидатствали, да вземе    решениедали да Ви предложи работа и да предостави трудовия договор, ако предложението бъде прието. (i) Спазване на законови задължения (напр. гарантиране, че не дискриминираме незаконно в решенията си за наемане) или (ii) предприемане на стъпки по Ваше искане преди сключване на договор, когато (i) не се прилага. Не е Данни за профила на кандидата, данни от формуляра за кандидатстване, документи за кандидатстване, данни за референта
Да обмислите корекции или улеснения за процеса на набиране на персонал, ако имате увреждане. Съгласие

В случай, че доброволно ни предоставите информация, че имате увреждане, ние обработваме тази информация само доколкото това е необходимо за целите на изпълнение назадълженията и упражняване на правата на Вас или нас в областта на трудовото право, социалното осигуряване и правото   на   социалназащита.
Не е Данни от формуляра за кандидатстване, документи за кандидатстване
За да потвърдим вашата квалификация ипригодност за работата, за която сте кандидатствали (както е разрешено от приложимото законодателство и е необходимо за конкретната позиция). Можем да използваме софтуер (включително изкуствен интелект), който ни помага да извлечем умения от вашата автобиография и да преценим дали те отговарят наизискванията заработа.

В изключителни случаи можем да разчитаме и на професионална информация, достъпна за Вас в професионални социални мрежи, борси за работа идруги публично достъпни източници за неговата цел.
Законни интереси

Ако в този контекст се обработват специални категории лични данни в професионални социални мрежи, борси за работа и други публично достъпни източници, това ще бъде ограничено до такива данни, които са били явно публично оповестени от вас.
Имаме легитимен интерес да намерим подходящи кандидати за нашите свободни работни места. Данни за профила на кандидата, данни от формуляра за кандидатстване, документи за кандидатстване, данни за препоръки, публични професионални данни
За извършване на тестове, за да се оцени вашата пригодност за дадена роля

Забележка: Участието в личностен тест е доброволно.

В противен случай тестовете обикновено се провеждат само за конкретни роли (като тест за когнитивни способности).
(i) съгласие или (ii) предприемане на стъпки по Ваше искане преди сключване на договор

Ние обработваме специални категории лични данни в този контекст само доколкото (i) сме получили Вашето изрично съгласие и/или (ii) което е необходимо за целите на изпълнение на задълженията и упражняване на правата на Вас или нас в областта на трудовото право, социалното осигуряване и правото на социална защита.
Не е Данни за профила на кандидатите, данни за онлайн оценяване
За да се свържем с Вас, в случай че има (алтернативни) възможности за кариера при нас и/или в групата компании Beiersdorf.

Забележка: можете да ограничите видимостта на профила на вашия кандидат до екипа, участващ втекущата ви кандидатура, или да я предоставите на специалистите по   подбор   наперсонал на Beiersdorf по целия свят.
Съгласие

По отношение наобработката на професионална информация за Вас в професионални социални мрежи, борси за работа и други публично достъпни източници: Ако такава обработка включва обработка на специални категории лични данни, обработката е ограничена до такива данни, които са били явно публично оповестени от Вас.
Не е Данни за профила на кандидата, данни от формуляра за кандидатстване, документи за кандидатстване, публични професионални данни
Можем да се свържем проактивно с вас въз основа на професионална информация, достъпна за вас в професионални социални мрежи, борси за работа и други публично достъпни източници. (i) Законни интереси или (ii) съгласие, когато сме получили съгласие за тази цел.

По отношение наобработката на професионална информация за Вас в професионални социални мрежи, борси за работа и други публично достъпни източници: Ако такава обработка включва обработка на специални категории лични данни, обработката е ограничена до такива данни, които са били явно публично оповестениот Вас.
Имаме законенинтерес да намерим подходящи кандидати за нашите свободни работни места и други дружества от групата Beiersdorf. Публични професионални данни
Да ви помолим за обратна връзка за вашия   опит   спроцеса нанабиране на персонал. Съгласие Не е Данни за профила на кандидата
За да защитим правата си. (i) Законни интереси или (ii) когато обработването е необходимо за редовното упражняване на правата ни в съдебни, административни или арбитражни процедури.

Ние обработваме специални категории лични данни в този контекст само до степента, необходима за целите на установяването, упражняването и защитатана правни претенции.
Имаме легитимен интерес от установяването, упражняването и защитата на правни претенции. Данни за профила на кандидата, данни от формуляра за кандидатстване, документи за кандидатстване, данни за рецензенти, данни за онлайн оценяване, публични професионални данни
За да спазим законовите задължения, накоито смеподчинени (напр. произтичащи от данъчното законодателство, външнотърговското право илиразпоредбите за санкции). (i) Спазване на правни задължения или (ii) законни интереси, когато спазването на правни задължения правно основание не е приложимо.

Ние обработваме специални категории лични данни в този контекст само до степента, която е необходима за целите на изпълнение назадълженията и упражняване на правата на Вас или нас в областта на трудовото право, социалното осигуряване и правото на   социалназащита.
Имаме законенинтерес да спазваме законовите задължения, накоито смеподчинени, т.е. да избегнем санкции, които могат да възникнат врезултат на неспазване. Данни за профила на кандидата, данни от формуляра за кандидатстване, документи за кандидатстване, данни за рецензенти, данни за онлайн оценяване, публични професионални данни
За някоя от гореизброените цели може да се наложи прехвърляне на данни на други субекти от групата компании Beiersdorf. (i) Съгласие, когато съответната дейност по обработка, изброена по- горе, разчита на съгласие или (ii) предприемане на стъпки по Ваше искане преди сключване на договор, когато (i) и (iii) не се прилагат, или (iii) законни интереси, когато (i) и (ii) не се прилагат. Ние, като част от групата компании Beiersdorf, имаме законен интерес да прехвърляме Вашите лични данни в рамките на групата за вътрешни административни цели, когато това е необходимо зацелите наефективното набиране на персонал. Данни за профила на кандидата, данни от формуляра за кандидатстване, документи за кандидатстване, данни за рецензенти, данни за онлайн оценяване, публични професионални данни

4. СПОДЕЛЯНЕ НА ДАННИ

Можем да прехвърлим Вашите лични данни на компании, свързани с нас, при условие че това е допустимо в рамките на целите и правните основания, посочени по-горе. За дейностите по обработване в нашата онлайн система за подбор на персонал компаниите от групата Beiersdorf са съвместно отговорни. Същността на споразумението на това съвместно решение е, че Beiersdorf AG, Германия, носи предимно отговорност за изпълнение на информационните задължения съгласно закона за защита на данните и предоставяне на информация за съвместното обработване. Може да споделим вашия профил на кандидат с други екипи за набиране на персонал в групата на Beiersdorf , ако сте избрали тази опция във формуляра за кандидатстване. Можете да управлявате опциите за видимост на вашия профил, като изберете дали вашият профил трябва да бъде видим за екипа за набиране на персонал, участващ в текущата ви кандидатура, или за екипите за набиране на персонал в рамките на Beiersdorf Group по целия свят. Ако не желаете да бъдете допълнително разглеждани за подходящи предложения за работа, можете да поискате изтриване на профила на вашия кандидат или да използвате функцията за самообслужване.").

Освен това личните данни могат да бъдат обработвани от наше име въз основа на споразумения за обработка на данни съгласно член 28 от ОРЗД или други приложими закони, особено от доставчици на системи за управление на кандидати и процедури за подбор. Ние не споделяме данни с трети страни, които нямат връзка с нашите процедури за управление на приложения и кандидатстване или други случаи на употреба, които описваме в тази декларация за поверителност.

Когато е приложимо, такова прехвърляне може да включва прехвърляне на лични данни на получатели извън Европейския съюз/Европейското икономическо пространство. С тези получатели са сключени стандартни договорни клаузи (от Решение за изпълнение (ЕС) 2021/914 от 4 юни 2021 г.), освен ако те не са установени в държави с решение относно адекватното ниво на защита съгласно член 45 от ОРЗД (списък на тези държави е достъпен на адрес: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en) или GDPR предвижда изключение съгласно член 49 от ОРЗД. Когато прехвърлянето в този контекст се извършва на получател, действащ като обработващ за нас (т.е. обработващ лични данни от наше име), е от значение Модул втори (прехвърляне от администратор към обработващ) на стандартните договорни клаузи; когато прехвърлянето се извършва към администратори на трети страни, Модул Едно (прехвърляне от администратор на администратор) е от значение. В случай, че прехвърлянията се извършват от доставчик на услуги, когото сме ангажирали като обработващ като обработващ, към подизпълнител, може да бъде приложен трети модул (прехвърляне от обработващ към обработващ), за да управлява тези прехвърляния.

За да поискате копие от стандартните договорни клаузи (доколкото разчитаме на такива), можете да се свържете с нас (вижте раздел "Администратор на данни и данни за контакт"). Моля, имайте предвид, че такова копие може да бъде редактирано до степента, необходима за защита на бизнес тайни или друга поверителна информация.

Други получатели могат да бъдат намерени в раздел 1.4 за общитеполучатели отОбщата политика за поверителност на данните.

В случай на законово задължение, ние си запазваме правото да разкрием информация за Вас, ако сме длъжни да я предадем на компетентни органи или правоприлагащи органи, за да спазим законовите задължения или това е необходимо за защита на нашите права.

5. ЗАКОННИ ПРАВА ВЪВ ВРЪЗКА С ЛИЧНИТЕ ДАННИ И КАК ДА ГИ УПРАЖНЯВАТЕ

В зависимост от това къде се намирате или местоположението на субекта, към който кандидатствате, може да имате следните права във връзка с вашите лични данни. Ако субектът се намира в Европейското икономическо пространство, имате тези права, при условие че са изпълнени съответните законови изисквания съгласно GDPR.

5.1. Право на достъп

Можете да поискате информация за личните си данни (известна като заявка за достъп до субекта на данни). Можете да упражните това право, като се свържете с нас на горепосочените данни за контакт на администратора.

5.2. Право на коригиране и заличаване

Ако желаете да актуализирате предоставените ни лични данни, можете да ни изпратите имейл до EU_Careers@Beiersdorf.com или сами да промените данните в съответното приложение в профила си на кандидата. При определени условия можете да поискате от нас да изтрием вашите лични данни.

5.3. Право на ограничаване на обработването

При определени условия имате право да ограничите обработката на личните си данни, например когато искате да проверим точността на личните ви данни. Можете да регулирате видимостта на профила си по всяко време или да се откажете от известията.

5.4. Право на преносимост на данните

При определени условия имате право да получите личните данни, които сте ни предоставили, в структуриран, широко използван и машинно четим формат.

5.5. Право на възражение

Ако обработваме Вашите данни, за да защитим законни интереси, можете да възразите срещу такава обработка по причини, произтичащи от Вашата конкретна ситуация. За повече информация вижте раздел "Възражение или оттегляне на съгласието Ви за обработване на лични данни".

5.6. Право на оттегляне на съгласието

Имате право да оттеглите съгласието, което сме получили от Вас, по всяко време. Оттеглянето на съгласието не засяга законосъобразността на обработването въз основа на съгласието преди оттеглянето му. За повече информация вижте раздел "Възражение или оттегляне на съгласието Ви за обработване на лични данни".

За да упражните правата си, можете да се свържете с нас (вижте раздел "Администратор на данни и данни за контакт") или да влезете в профила си на кандидата и да използвате функцията за самообслужване за коригиране, изтриване и достъп до данните на вашия акаунт.

6. ЗАПАЗВАНЕ НА ДАННИ

Вашите лични данни обикновено ще се съхраняват само докато личните данни вече не са необходими във връзка с целите, за които са били събрани (или обработени по друг начин).

Ние съхраняваме данните за вашия профил на кандидат, докато вашият профил на кандидат е активен. Изтриваме този профил и свързаните с него данни за профила на кандидата след 12 месеца неактивност. Данните от формуляра за кандидатстване, данните от документите за кандидатстване, данните за онлайн оценката, данните за препоръките и публичните професионални данни относно конкретна кандидатура ще се съхраняват в продължение на 6 месеца след приключване на процеса на набиране на персонал, свързан с конкретна кандидатура, и след това ще бъдат изтрити.

Освен това ние съхраняваме Вашите лични данни през този период, в случай че има подходящо предложение за работа, за която ще бъдете подходящ кандидат и зададете видимостта на Вашия профил на кандидата, както е описано в 4 Споделяне на данни. Освен това можете да поискате изтриване на профила на вашия кандидат или оттегляне на кандидатурата си, като се свържете с нашите експерти по подбор на персонал в EU_Careers@Beiersdorf.com.

По изключение личните данни могат да се съхраняват по-дълго, когато обработката им е необходима за спазване на законово задължение – включително спазване на законовите срокове за съхранение – на които сме подчинени или за установяване, упражняване или защита на правни претенции.

Можете да получите достъп до вашия профил на кандидат и информацията, съхранявана там, чрез връзката, която сте получили в нашите имейли. Можете също така да се отпишете от агента по заетостта на Beiersdorf и да спрете да получавате информация за текущи обяви за работа в менюто на вашия профил на кандидата.

В случай, че кандидатурата Ви е успешна, ние можем да съхраняваме Вашите лични данни в рамките на последващата работа в съответствие с приложимите законови разпоредби. Повече информация можете да намерите в Уведомлението за поверителност за служителите, което ще ви предоставим при приемане на работата или по време на вашето въвеждане.

7. ВЪЗРАЖЕНИЕ ИЛИ ОТТЕГЛЯНЕ НА СЪГЛАСИЕТО ВИ ЗА ОБРАБОТВАНЕ НА ЛИЧНИ ДАННИ

Ако сте дали съгласието си (член 6, параграф 1, буква а) от ОРЗД или еквивалентното основание съгласно приложимите закони) за обработката на вашите данни, можете да оттеглите съгласието си по всяко време. Такова оттегляне влияе върху допустимостта на обработването на Вашите лични данни, след като сте ни ги предоставили.

Ако обработването на Вашите лични данни се основава на законни интереси (член 6, параграф 1, буква е) от ОРЗД или еквивалентно основание съгласно приложимите закони), можете да възразите срещу обработването. Такъв е случаят, ако обработването не е необходимо по-специално за изпълнение на договор с Вас, който е описан от нас в раздел Цели и правни основания за обработка. При упражняване на такова възражение ви молим да обясните причините, поради които не трябва да обработваме Вашите лични данни, както сме направили. В случай на Ваше основателно възражение, ние ще разгледаме ситуацията и ще спрем или коригираме обработката на данни или ще Ви посочим нашите убедителни причини, достойни за защита, въз основа на които ще продължим да обработваме.

8. ДОПЪЛНИТЕЛНА ИНФОРМАЦИЯ ЗА НЯКОИ РЕГИОНИ

Ако се намирате или кандидатствате за работа извън Европейския съюз/ЕИП, моля, прегледайте и Декларацията за поверителност, приложима за вашия регион. Преглед можете да намерите тук: https://www.beiersdorf.com/career/local/en/privacy-statement-recruitment/overview

В случай на противоречие между съдържанието на настоящото Уведомление за поверителност и приложимата регионална версия, последната има предимство.

PRIVACY NOTICE FOR CANDIDATES AND APPLICANTS (RECRUITMENT)

This Privacy Notice, also referred to as Data Privacy Policy explains how the Beiersdorf group of companies (each Beiersdorf entity being "we", "us", "our") process your personal data when you apply for a position advertised by us. It also describes your data protection rights, including the right to object to some of Beiersdorf’s processing operations.

For more information on your rights and how you can exercise them, please refer to the section “Legal rights in relation to personal data and how to exercise them”.

Where applicable, this Privacy Notice supplements our existing General Privacy Notice, which gives you specific information on how we process personal data obtained from you when visiting our website and when we process your personal data in relation to non-application-specific topics.

For certain regions, we provide supplementary information about our use and processing of your personal data in accordance with the laws of the respective jurisdictions. If you reside in or work from any of these regions, please also review the respective annexes (see also section 8. Supplementary Information for Certain Regions).

1. DATA CONTROLLER AND CONTACT DETAILS

Responsible for the processing of personal data within the meaning of Article 4 (7) of the General Data Protection Regulation ("GDPR") or the equivalent under applicable data protection laws is the company stated in the job application and with regard to global HR management and management of global HR systems, Beiersdorf AG, Beiersdorfstraße 1-9, 22529 Hamburg, Germany, Tel.: +49 40 4909-0, E-Mail: dataprotection[at]Beiersdorf.com.

2. COLLECTION OF PERSONAL DATA

Within the recruitment process, we collect and store the following categories of personal data about you:

  • Data which you have provided to us in your candidate profile, including first and last name, gender, nationality, address, country, e-mail, phone number ("Candidate Profile Data").
  • Data which you have entered on our candidate application form, including desired annual salary, your motivation, information about disabilities (if and to the extent that it is relevant for the job offered) ("Application Form Data").
  • Data which you have provided to us in your application documents (curriculum vitae CV, cover letter) including work experience, qualifications and language skills ("Application Documents Data").
  • Data from online assessments (e.g. personality tests, cognitive ability tests) and video interviews (if applicable) ("Online Assessment Data").
  • Data provided to us by your referees (if applicable). These are reference points that you have given us to contact ("Referee Data").

During the recruitment we may evaluate the results of cognitive ability tests using relevant reference groups considering your profession and level of experience.

We collect personal data directly from you or from our external partners, e.g. headhunters. We can also obtain information from professional social networks, such as LinkedIn, job boards and from other publicly accessible sources (only information relevant to your professional life) for the purposes of actively approaching you with job offers or for the purpose of confirming the accuracy of the information presented by you within the course of the application ("Public Professional Data").

Providing your personal data as part of the application process is voluntary. However, the provision of personal data that is marked as mandatory is necessary for the processing of your application or the conclusion of an employment contract with us.

If you provide personal data of another person (e.g. referees) to us, you should show them a copy of this Privacy Notice prior to providing us with their personal data.

3. PURPOSES OF AND LEGAL BASES FOR PROCESSING

We process your personal data to make our hiring decision, operate our business and comply with our legal obligations. More specifically, we process your personal data for the purposes and rely on the legal bases set forth in the table below, subject to applicable data protection laws. Where relevant, the legitimate interest is included in the table below as well.

The relevant legal bases include:

  • Processing necessary to take steps at your request prior to entering into a contract (i.e. processing necessary to make a hiring decision and enter into an employment contract with you) (Article 6 (1)b) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • Compliance with legal obligations (Article 6 (1) c) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • Legitimate interests (Article 6 (1) f) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • Consent (Article 6 (1) a) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).

Where we process special categories of personal data (e.g. data concerning health) it will be justified by one of the abovementioned legal bases and one of the following additional conditions:

  • The processing is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security, social protection law, as well as any other applicable law (Article 9 (2) b) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • The processing is necessary for the establishment, exercise or defense of legal claims (Article 9 (2) f) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • In exceptional circumstances the processing may be carried out subject to your explicit consent (Article 9 (2) a) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
  • The processing relates to personal data which are manifestly made public by you (Article 9 (2) e) GDPR or the equivalent basis under applicable data protection laws).
Purpose of processing
Legal basis Legitimate interest (where relevant)
Categories of personal data
To communicate with you within the recruitment process. Taking steps at your request prior to entering into a contract.
Not applicable ("N/A")
Candidate Profile Data
To assess your application for the job you applied for, to make a decision whether to offer you employment and to provide the employment contract if an offer is accepted.
(i) Compliance with legal obligations (e.g., ensuring that we do not unlawfully discriminate in our hiring decisions) or (ii) taking steps at your request prior to entering into a contract where (i) does not apply.
N/A
Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data
To consider adjustments or accommodations for the recruitment process if you have a disability.
Consent

In case you voluntarily provide us with the information that you have a disability we process this information only to the extent this is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security and social protection law.
N/A
Application Form Data, Application Documents
To   verify   your qualifications and suitability for the job you applied for (as permitted under applicable law and necessary for the specific position).We may use software (including  Artificial Intelligence) that assists us to extract skills from your CV and to evaluate whether they match with the job requirements.

In exceptional cases we may also rely on professional information available about you on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources for his purpose.
Legitimate interests

Should any special categories of personal data on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources be processed in this context, this will be limited to such data which was manifestly made public by you.
We have a legitimate interest to find suitable candidates for our vacancies.
Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data, Public Professional Data
To carry out tests in order to assess your suitability for a role

Note: Participating in a personality test is voluntary.

Otherwise, tests are generally only carried out for specific roles (such as cognitive ability test).
(i) consent or (ii) taking steps at your request prior to entering into a contract

We process special categories of personal data in this context only to the extent (i) we received your explicit consent and/or (ii) that is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security and social protection law.
N/A
Candidate Profile Data, Online Assessment Data
To contact you in case there are (alternative) career opportunities with us and/or at the Beiersdorf group of companies.

Note: you can restrict the visibility of your candidate profile to the team involved in your current application or grant it to Beiersdorf’s recruiters worldwide.
Consent

In respect to the processing of professional information about you on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources: Should such processing include processing of special categories of personal data, the processing is limited to such data which was manifestly made public by you.
N/A
Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Public Professional Data
We may proactively approach you based on professional information available about you on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources.
(i) Legitimate interests or (ii) consent where we obtained consent for this purpose.

In respect to the processing of professional information about you on professional social networks, job boards, and other publicly accessible sources: Should such processing include processing of special categories of personal data, the processing is limited to such data which was manifestly made public by you.
We have a legitimate interest in finding suitable candidates for our vacancies and other entities of the Beiersdorf group.
Public Professional Data
To ask you for feedback about your experience with the recruitment process.
Consent
N/A
Candidate Profile Data
To safeguard our rights.
(i) Legitimate interests or (ii) where processing is necessary for our regular exercise of rights in judicial, administrative or arbitration procedures.

We process special categories of personal data in this context only to the extend necessary for the purpose of establishment, exercise and defense of legal claims.
We have a legitimate interest in the establishment, exercise and defense of legal claims.
Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data, Online Assessment Data, Public Professional Data
To comply with legal obligations to which we are subject (e.g. deriving from tax law, foreign trade law or sanctions regulations).
(i) Compliance with legal obligations or (ii) legitimate interests where the compliance with legal obligations legal basis does not apply.

We process special categories of personal data in this context only to the extent that is necessary for the purposes of carrying out the obligations and exercising the rights of you or us in the field of employment law, social security and social protection law.
We have a legitimate interest in complying with legal obligations to which we are subject, i.a. to avoid sanctions that may result from non-compliance.
Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data, Online Assessment Data, Public Professional Data
For any of the above listed purposes it might be necessary to transfer data to other entities of the Beiersdorf group of companies.
(i) Consent where the relevant processing activity listed above relies on consent or (ii) taking steps at your request prior to entering into a contract where (i) and (iii) do not apply or (iii) legitimate interests where (i) and (ii) do not apply.
We, as part of the Beiersdorf group of companies, have a legitimate interest in transferring your personal data within the group for internal administrative purposes where this is necessary for the purposes of effective recruitment.
Candidate Profile Data, Application Form Data, Application Documents, Referee Data, Online Assessment Data, Public Professional Data

4. DATA SHARING

We may transfer your personal data to companies affiliated with us provided this is permissible within the scope of the purposes and legal bases outlined above. For the processing activities in our online recruiting system Beiersdorf Group companies are jointly responsible. The essence of the arrangement of this joint determination is that Beiersdorf AG, Germany, is predominantly responsible to fulfill information duties according to data protection law and provide information on the joint processing. We might share your candidate profile with other recruiting teams in the Beiersdorf Group if you chose this option in the application form. You can manage the visibility options of your profile by selecting whether your profile should be visible to the recruiting team involved in your current application or recruiting teams within the Beiersdorf Group worldwide. If you do not wish to be further considered for relevant job offerings, you can request the deletion of your candidate profile or use the self-service function.”).

Furthermore, personal data may be processed on our behalf on the basis of data processing agreements pursuant to Article 28 GDPR, or other applicable laws, especially by providers of systems for candidate management and selection procedures. We do not share data with third parties that have no reference to our application management and application procedures or other use cases we describe in this privacy notice.

Where applicable such transfers may involve the transfer of personal data to recipients outside the European Union / European Economic Area. Standard contractual clauses (from the implementing decision (EU) 2021/914 of 4 June 2021) have been concluded with these recipients, unless they are based in countries with an adequacy decision pursuant to Article 45 GDPR (a list of these countries is available at: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en) or GDPR provides for an exception under Article 49 GDPR. Where the transfer in this context is made to a recipient acting as a processor for us (i.e., processing personal data on our behalf), Module Two (transfer from controller to processor) of the standard contractual clauses is relevant; where the transfer is made to third party controllers, Module One (transfer from controller to controller) is relevant. In case the transfers are carried out by a service provider, which we have engaged as a processor, to a sub-processor, Module Three (transfer from processor to processor) may be implemented to govern such transfers.

To request a copy of standard contractual clauses (to the extent we rely on such) you may contact us (see section "Data controller and contact details"). Please note that such copy may be redacted to the extent necessary to protect business secrets or other confidential information.

Further recipients can be found in the general recipients section 1.4 of the General Data Privacy Policy.

In the event of a legal obligation, we reserve the right to disclose information about you if we are required to surrender it to competent authorities or law enforcement bodies to comply with legal obligations or this is necessary to safeguard our rights.

5. LEGAL RIGHTS IN RELATION TO PERSONAL DATA AND HOW TO EXERCISE THEM

Depending on where you are located or the location of the entity to which you are applying, you may have the following rights in relation to your personal data. If the entity is located in the European Economic Area, you have these rights provided that the relevant legal requirements under GDPR are met.

5.1. Right of access

You can request information about your personal data (commonly known as data subject access request). You can exercise this right by contacting us under the above mentioned contact details of the controller.

5.2. Right to rectification and erasure

If you wish to update the personal data provided to us, you can send us an email to EU_Careers@Beiersdorf.com or you modify the data yourself in the relevant application within your candidate profile. Under certain conditions, you can ask us to erase your personal data.

5.3. Right to restriction of processing

Under certain conditions you have the right to restrict the processing of your personal data, e.g. when you want us to verify the accuracy of your personal data. You can adjust the visibility of your profile at any time or opt out of notifications.

5.4. Right to data portability

Under certain conditions you have the right to receive the personal data concerning you which you provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format.

5.6. Right to withdraw consent

You have the right to withdraw consent we have obtained from you at any time. The withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal. For more information see section “Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data”.

To exercise your rights, you may contact us (see section "Data controller and contact details") or log in to your Candidate Profile and use the self service function for rectification, erasure and access to your account data.

6. DATA RETENTION

Your personal data will generally only be stored until the personal data are no longer necessary in relation to the purposes for which they were collected (or otherwise processed).

We retain your Candidate Profile Data for as long as your candidate profile is active. We delete such profile and related Candidate Profile Data after 12 months of inactivity. Application Form Data, Application Documents Data, Online Assessment Data, Referee Data and Public Professional Data regarding a specific application will be retained for 12 months after finalizing the recruitment process related to a specific application and deleted afterwards.

We further retain your personal data in that period in case there is a relevant job offering for which you will be a fitting candidate and you set the visibility of your candidate profile as described in 4 Data sharing. In addition, you can request the deletion of your candidate profile or the withdrawal of your application by contacting our recruitment experts at EU_Careers@Beiersdorf.com.
 
As an exception, personal data may be stored longer where their processing is necessary for compliance with a legal obligation – including compliance with statutory retention periods – to which we are subject or for the establishment, exercise or defense of legal claims.

You can access your Candidate Profile and the information stored there via the link you received in our Mails. You can also unsubscribe from the Beiersdorf Job Agent and stop receiving information on current job postings in the menu of your candidate profile.

In case your application is successful we may store your personal data within the subsequent employment in compliance with the applicable legal regulations. More information can be found in the Privacy Notice for employees that we will provide to you on acceptance of the job or during your onboarding.

7. OBJECTION OR WITHDRAWAL OF YOUR CONSENT TO THE PROCESSING OF PERSONAL DATA

If you have given your consent (Article 6 (1) a) GDPR or the equivalent basis under applicable laws) to the processing of your data, you can withdraw your consent at any time. Such a withdrawal influences the permissibility of processing your personal data after you have given it to us.

If we base the processing of your personal data on legitimate interests (Article 6 (1) f) GDPR or the equivalent basis under applicable laws), you may object to the processing. This is the case if processing is not necessary in particular to fulfil a contract with you, which is described by us in the Section Purposes of and Legal Bases for Processing. When exercising such objection, we ask you to explain the reasons why we should not process your personal data as we have done. In the event of your justified objection, we will examine the situation and either stop or adjust data processing or point out to you our compelling reasons worthy of protection, on the basis of which we will continue processing.

8. SUPPLEMENTARY INFORMATION FOR CERTAIN REGIONS

If you are located or are applying to work outside of the European Union/EEA, please also review the Privacy Notice applicable to your region. An overview is available here: https://www.beiersdorf.com/career/local/en/privacy-statement-recruitment/overview

In the event of conflict between the content of this Privacy Notice and the applicable regional version, the latter shall prevail.