Datenschutzerklärung für Bewerber (Recruiting)

Englisch below

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie Beiersdorf Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, wenn Sie sich für eine von uns ausgeschriebenen Stelle bewerben. Es beschreibt auch Ihre Datenschutzrechte, einschließlich des Rechts, gegen einen Teil der Verarbeitung, die Beiersdorf durchführt, Widerspruch zu erheben. Weitere Informationen über Ihre Rechte und wie Sie diese ausüben können, finden Sie im Abschnitt „Ihre Rechte“.

Diese Datenschutzerklärung gilt ergänzend zu unserer bestehenden allgemeinen Datenschutzerklärung, in der Sie konkrete Informationen erhalten, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Webseitenbesuchs oder bei nicht bewerbungsspezifischen Themen verarbeiten.

1. Verantwortlicher
2. Datenerhebung
3. Art und Zwecke der Verarbeitung von personenbezogenen Daten
4. Rechtsgrundlagen
5. Empfänger der Daten
6. Ihre Rechte
   6.1. Recht auf Auskunft
   6.2. Recht auf Berichtigung oder Löschung
   6.3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
   6.4. Recht auf Datenübertragbarkeit
   6.5. Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
   
7. Aufbewahrungsfrist
8. Widerspruch oder Widerruf Ihrer Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten iSd Art. 4 (7) DSGVO ist: Beiersdorf GmbH; Lehrbachgasse 13;1120 Wien; Phone: +43 161 400, E-Mail: Job.AT0064@Beiersdorf.com (siehe unser Impressum).

Im Rahmen des Auswahlverfahrens erheben und verarbeiten wir folgende Kategorien von personenbezogenen Daten:

• Kontaktdaten in Ihrem Kandidatenprofil (z.B. Vor- und Nachname, Land, E-Mail, Telefonnummer).
• Angaben aus dem Bewerbungsformular (darunter fallen z.B. Gehaltswunsch, Ihre Motivation).
• Bewerbungsunterlagen (darunter fallen z.B. Lebenslauf, Anschreiben, Daten zur beruflichen Entwicklung, Qualifikationen und Sprachkenntnissen).
• Ggf. Ergebnisse von Online-Verfahren (z.B. Persönlichkeitstests, kognitive Leistungstests) und ggf. Videointerviews.
• Ggf. Referenzen, die Sie uns zur Verfügung stellen.  

Wir werten die Ergebnisse von kognitiven Leistungstests unter Verwendung relevanter Referenzgruppen unter Berücksichtigung Ihres Berufs und Ihres Erfahrungsniveaus aus.  

Wir beziehen obige Daten über Sie ggf. auch aus anderen Quellen, z.B. Personaldienstleistern, sofern dafür eine Rechtsgrundlage (insbesondere Ihre Einwilligung vorliegt). Wir können Daten auch aus Quellen beziehen, die Sie in beruflich orientierten sozialen Netzwerken, wie z.B. LinkedIn, XING, öffentlich gemacht haben oder die Sie uns über Websites Dritter, wie z.B. Monster Jobbörse, übermitteln. Allfällige Daten aus anderen öffentlich zugänglichen Quellen, die berufliche Relevanz haben, werden wir Ihnen im Rahmen eines allfälligen Bewerbungsgespräches bekannt geben.  Der Zweck ist, Sie wegen Jobangeboten zu kontaktieren oder um die Richtigkeit Ihrer Angaben aus den Bewerbungsunterlagen zu überprüfen.

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Abwicklung des Bewerbungsverfahrens zur Anbahnung eines allfälligen Beschäftigungsverhältnisses.
• Um Sie zu kontaktieren, falls Sie für eine alternative Stelle in Betracht kommen sollten, sofern Sie dazu Ihre Einwilligung erteilt haben. (Sie können die Sichtbarkeit Ihres Profils auf das Recruiting-Team beschränken, das an Ihrer aktuellen Bewerbung beteiligt ist oder auf alle Beiersdorf Recruiting Teams weltweit erweitern).
• Sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, um Sie nach Ihrer Zufriedenheit mit dem Bewerbungsprozesses zu befragen.
• Um Sie aufgrund Ihrer Initiativbewerbung zu kontaktieren.
• Sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, um Ihnen personalisierte Informationen über offene Stellen bei Beiersdorf zuzusenden.

Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um ausgeschriebene Stellen anzubieten und das Auswahlverfahren durchführen zu können (Art 6 (1) lit b) DSGVO). Für bestimmte Positionen schließt dies Ihre Teilnahme an einem online kognitiven Leistungstest oder Persönlichkeitstest ein, sofern Sie dazu vorab Ihre Einwilligung erteilen (Art 6 (1) lit a) DSGVO). Die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist freiwillig.  Sollte das Bewerbungsverfahren für Sie positiv abgeschlossen werden, werden Ihre personenbezogenen Daten für den Abschluss des Arbeitsvertrages verarbeitet (Art 6 (1) lit b) DSGVO).

Wenn wir Informationen aus Ihrem öffentlichen Profil aus beruflichen sozialen Netzwerken beziehen, stützen wir die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse zur Vertragsanbahnung (Art. 6 (1) lit f) DSGVO).

Wenn wir Sie zur Teilnahme an einer Umfrage über Ihre Zufriedenheit mit dem Bewerbungsverfahren bei Beiersdorf einladen, ist die maßgebliche Rechtsgrundlage Ihre Einwilligung (Art 6 (1) lit a) DSGVO). Ihre Einwilligung ist auch die Rechtsgrundlage für eine allfällige Kontaktaufnahme für das Anbot von alternativen Positionen, Ihre Anmeldung für den Job Agent, in dem Sie personalisierte Informationen über aktuelle Stellenausschreibungen bei Beiersdorf erhalten sowie die Speicherdauer über das konkrete Bewerbungsverfahren hinaus.

Weiterhin können wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist (Art. 6 (1) lit  f) und Art 9 (2) lit f) DSGVO. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Gleichbehandlungsgesetz.

Sofern Ihre Einwilligung vorliegt, können wir Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln. Sie können die Sichtbarkeit Ihres Kandidatenprofils steuern, indem Sie auswählen, ob Ihr Profil nur für das Team, das für Ihre aktuelle Bewerbung zuständig ist oder für Recruiting Teams der Beiersdorf Gruppe weltweit sichtbar sein soll. Sie können auch die Löschung Ihres Profils beantragen, wie im Abschnitt „Aufbewahrungsfrist“ beschrieben.

Für die Datenverarbeitungen in unserer Online Anwendung für Bewerbungen haben die Beiersdorf Gesellschaften gemeinsam die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung festgelegt. Daher sind die Gesellschaften grundsätzlich gemeinsam für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten verantwortlich. Die wesentlichen Punkte der Vereinbarung sind, dass die Beiersdorf AG, Deutschland, vorrangig verantwortlich für die Erfüllung der datenschutzrechtlichen Informationspflichten sowie die Bereitstellung von Informationen über die gemeinsame Verarbeitung ist.  

Für die Wahrnehmung Ihrer Rechte (insbesondere Informations- und Auskunftsrecht) ist die Beiersdorf GesmbH, Lehrbachgasse 13;1120 Wien; Phone: +43 161 400, verantwortlich.

Im Übrigen können Ihre Daten in unserem Auftrag auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet werden, dies insbesondere durch IT-Anbieter von Systemen für Bewerbermanagement und Bewerberauswahlverfahren.

Sofern Ihre Daten zulässigerweise an Empfänger außerhalb der Europäischen Union / des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, wurden mit diesen (sofern diese nicht ohnedies ihren Sitz in Ländern mit Angemessenheitsbeschluss gem. Art 45 DSGVO haben), Standardvertragsklauseln abgeschlossen.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter “Data transfers outside the EU”.

6.1. Recht auf Auskunft 

Sie haben das Recht auf Auskunft über die in unserem Unternehmen über Ihre Person gespeicherten personenbezogenen Daten. Wenden Sie sich hierzu bitte an den oben genannten Verantwortlichen bzw. an Job.AT0064@Beiersdorf.com.

6.2. Recht auf Berichtigung oder Löschung

Sie können Ihre personenbezogenen Daten berichtigen, indem Sie eine E-Mail an Job.AT0064@Beiersdorf.com senden oder die Berichtigung selber in Ihrem Kandidatenprofil vornehmen. Sie können auch unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen.

6.3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, z.B. wenn die Richtigkeit Ihrer Daten strittig ist und durch uns überprüft werden soll. Sie können die Sichtbarkeit Ihrer Kandidatenprofils jederzeit anpassen sowie Ihre Einstellungen für SMS-Benachrichtigungen ausschalten. 

6.4. Recht auf Datenübertragbarkeit

Unter bestimmten Voraussetzungen werden Ihnen die Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt. 

6.5. Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen widersprechen. Weitere Informationen befinden sich im Abschnitt „Widerspruch oder Widerruf Ihrer Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten“.

Darüber hinaus steht Ihnen jederzeit das Recht zur Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu. Das ist in Österreich die Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, Telefon: +43 1 52 152-0, E-Mail:dsb@dsb.gv.at.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer von 6 Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Dies zur Abwehr allfälliger Ansprüche nach dem Gleichbehandlungsgesetz (§ 29 (1) GlBG) sowie im Falle Ihrer Einwilligung zur Kontaktaufnahme im Falle einer alternativen Stellenausschreibung, für die Sie ein geeigneter Kandidat sind. Sie können die Sichtbarkeitseinstellungen in Ihrem Kandidatenprofil jederzeit anpassen (siehe auch unter Pkt 5.). Sofern kein gesetzliches Aufbewahrungsrecht besteht, können Sie jederzeit die Löschung Ihrer Kandidatenprofils oder die Zurücknahme Ihrer Bewerbung beantragen, indem Sie uns unter Job.AT0064@Beiersdorf.com kontaktieren.

Sollten Sie lediglich die Informationen über offene Stellen nicht mehr erhalten wollen, können Sie diese jederzeit unter Menü „Optionen“ in Ihrem Kandidatenprofil abbestellen.

Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, speichern wir Ihre im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiteten Daten für die gesamte Dauer Ihres Arbeitsverhältnisses. Details dazu finden Sie in der Datenschutzerklärung für Mitarbeiter, die wir Ihnen bei Annahme der Anstellung zukommen lassen.

Falls Sie eine Einwilligung (Art. 6 (1) lit a) DSGVO) zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben (z.B. wenn Sie an einer Befragung zu Ihrer Zufriedenheit mit dem Bewerbungsprozess teilnehmen), können Sie diese jederzeit durch Übermittlung eines E-mails unter E-Mail: Job.AT0064@Beiersdorf.com widerrufen. 

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf berechtigten Interessen von Beiersdorf beruht (Art. 6 (1) lit f DSGVO), können Sie unter bestimmten Voraussetzungen (Art 21 DSGVO) Widerspruch gegen die Verarbeitung erheben. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir Sie um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen dürfen.

This Data Privacy Statement explains how Beiersdorf processes your personal data when you apply for a position advertised by us. It also describes your data protection rights, including the right to object to some of Beiersdorf’s processing operations. For more information on your rights and how you can exercise them, please refer to the section “Legal rights in relation to personal data and how to exercise them”.

This Data Privacy Statement supplements our existing General Data Privacy Statement, which gives you specific information on how we process personal data obtained from you visiting our website and related to non-application-specific topics. 

1. Data controller and contact details
2. Collection of personal data
3. Nature and purposeof the processing of personal data
4. Legal basis for processing data
5. Recipients to whom personal data will be disclosed
6. Legal rights in relation to personal data and how to exercise them
   6.1. Right of access
   6.2. Right to rectification and erasure
   6.3. Right to restriction of processing
   6.4. Right to data portability
   6.5. Right to object
   
7. Data retention period
8. Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data

Responsible for the processing of personal data within the meaning of Art. 4 (7) GDPR is: [Beiersdorf GmbH; Lehrbachgasse 13;1120 Wien; Phone: +43 161 400, E-Mail: Job.AT0064@Beiersdorf.com (see our imprint).

Within the recruitment process, we collect and store the following categories of personal data:

• Data which you have provided to us in your candidate profile, including first and last name, country, e-mail, phone number.
• Data which you have entered on our candidate application form, including desired annual salary, your motivation.
• Data which you have provided to us in your application documents (curriculum vitae CV, cover letter) including work experience, qualifications and language skills.
• Data from online assessments (e.g. personality tests, cognitive ability tests) and video interviews (if applicable).
• Data provided to us by your referees (if applicable). These are reference points that you have given us to contact. 

We evaluate the results of cognitive ability tests using relevant reference groups considering your profession and level of experience.

We collect personal data directly from you or from other sources, e.g. headhunters, provided there is a legal basis (particularly your consent). We can obtain information, which you have made publically accessible, from professional social networks, such as LinkedIn, XING, and job boards such as Monster. We will inform you about any further collected publicly accessible information. We only collect information which is relevant to your professional life. The purposes of this are to actively approach you with job offers or to confirm the accuracy of the information presented by you within the course of the application.

Your personal data may be used for following purposes:

• To initiate and administrate the recruitment process, to assess your application, to communicate within the recruitment process and to establish an employment relationship.
• To contact you in case of an alternative career opportunity within the Beiersdorf group, provided you have given your consent (you can restrict the visibility of your candidate profile to the recruiting team involved in your current application or extend it to Beiersdorf’s recruiters worldwide).
• Provided you have given us your consent, to ask you about your satisfaction with the recruitment process.
• To contact you following your unsolicited application.
• Provided you have given us your consent to send you personalized information on current open job vacancies at Beiersdorf.

We collect and process personal data in order to offer you job vacancies and conduct the recruitment process (Article 6 (1) b) GDPR). For specific positions this includes your participation in an online cognitive ability or personality test, provided you have given your consent prior to the test Article 6 (1) a) GDPR). Providing your personal data as part of the application process is voluntary.  In case of a positive outcome of your recruitment process your personal data will be processed to conclude your employment contract (Art 6 (1) b) GDPR).

Information obtained from your public profile on professional social networks, such as LinkedIn, is processed on our legitimate interest to initiate a recruitment process (Article 6 (2) f) GDPR).

When we invite you to participate in a survey on your satisfaction with the application process at Beiersdorf the relevant legal basis is your consent (Art 6 (1) a) GDPR).Your consent is also the legal basis for a possible offer of an alternative position or your  subscription for our Job Agent to receive information on current open job vacancies as well as the storage of your data beyond the specific application procedure.

Furthermore, we may process your personal data where this is necessary to defend ourselves against legal claims arising from the application process that are brought against us (Article 6 (1) f and Aricle 9 (2) f GDPR). The legitimate interest is, for example, a burden of proof in proceedings under the Austrian Law on Equal Treatment.

Provided you have given your consent, we may inlcose your personal data to companies affiliated with. You can choose whether your profile is visible for the responsible recruitment team or for worldwide recruitment teams of the Beiersdorf group. You have the right to demand the erasure of your profile, as described under the section “data retention period”. 

The Beiersdorf Group has established common purposes and means for the data processing in our online recruiting system. Therefore, the members of the Beiersdorf Group are generally jointly responsible for the processing of the personal data. The essence of the arrangement of this joint determination is that Beiersdorf AG, Germany, is predominantly responsible to fulfill information duties according to data protection law and provide information on the joint processing. We might share your candidate profile with other recruiting teams in the Beiersdorf Group.

In order to exercise your rights (in particular responsible for your rights on information and access) is: Beiersdorf GesmbH, Lehrbachgasse 13; 1120 Wien, Phone: +43 161 400).

Furthermore, your data may be processed on our behalf on the basis of contracts pursuant to Article 28 GDPR, especially by providers of IT-systems for applicant management and selection procedures. 

In case your personal data is disclosed to recipients outside the European Union / European Economic Area standard contractual clauses have been concluded with these, unless they are based in countries with an adequacy decision pursuant to Art. 45 GDPR.

You can find further information under the section “Data transfers outside the EU”.

6.1. Right of access

You can request information about your personal data (commonly known as data subject access request). You can exercise this right by contacting us under the contact details of the controller mentioned above or Job.AT0064@Beiersdorf.com.

6.2. Right to rectification and erasure

If you wish to update the personal data provided to us, you can send us an email to Job.AT0064@Beiersdorf.com or you can modify the data in the relevant application within your candidate profile. Under certain conditions you can demand your personal data to be erased.

6.3. Right to restriction of processing

Under certain conditions you have the right to restrict the processing of your personal data, e.g. when the accuracy of your personal data is disputed. You can adjust the visibility of your profile at any time or opt out of SMS notifications.

6.4. Right to data portability

Under certain conditions you have the right to receive your personal data in a structured, commonly used, and machine-readable format.

6.5. Right to object

You have the right to object to the processing of your data. For more information see section “Objection or Withdrawal of your consent to the Processing of Personal Data”.

Furthermore, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority concerning the processing of your personal data. The responsible authority in Austria is the Austrian Data Protection Authority “Datenschutzbehörde”, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, Phone: +43 1 52 152-0, E-Mail: dsb@dsb.gv.at.

We retain your personal data for a period of 6 months after the conclusion of your recruitment process. This is necessary in the event of a legal claim based on the Austrian Legal Treatment Law (§ 29 (1)).In case you have given us your consent ,we also retain your personal data during that period in case there is a relevant job offering for which you will be a fitting candidate. You can manage the visibility settings of your candidate profile (as described under section 5 “Recipients to whom personal data will be disclosed”). In addition, you can request the erasure of your candidate profile or the withdrawal of your application by contacting our recruitment experts at Job.AT0064@Beiersdorf.com. 

Should you wish to receive no further information on current job vacancies, you can unsubscribe in the menu “options” of your candidate profile.

In case your application is successful we will store your personal data during the entire period of your subsequent employment. More information can be found in the Data Privacy Statement for employees that we will provide to you on acceptance of the job.

If you have given your consent (Article 6 (1) a) GDPR) to the processing of your data (e.g. when we invite you to participate in a survey on your satisfaction with the application process at Beiersdorf), you can withdraw your consent at any time by sending an E-Mail to the e-mail address: Job.AT0064@Beiersdorf.com. 

In the case, that the processing of your personal data is a vital interest of Beiersdorf (Article 6 (1) f GDPR), under certain conditions (Art 21 GDPR) you may object to the processing. When exercising such an objection, we ask you to state the reasons why we should not process your personal data as we have done. In the event of a reasoned objection, we will examine the situation and either stop or adjust processing your data or clarify our legitimate grounds, for the continuation of the processing.